Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Учет предоставленных услуг салоном красоты» (Характеристика комплекса задач).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Сегодня автоматизация коснулась всех сторон деятельности человека. Не прошла она мимо и сферы услуг, которая требует очень взвешенного и разумного подхода в современных рыночных условиях жесткой конкуренции. Именно поэтому правильный выбор программы для автоматизации салона красоты или парикмахерской, можно сказать, является одним из основных условий успешного развития и процветания бизнеса. Внедрение системы автоматизации поможет эффективно провести автоматизацию учета услуг и любых бизнес-процессов в парикмахерской, салоне красоты, фитнес-центре и других предприятиях сферы услуг.

Современные салоны красоты предлагают довольно широкий спектр услуг, стремясь, чтобы клиент получил все желаемые процедуры в одном месте. Ассортимент предлагаемых услуг постоянно расширяется, ведь теперь люди не только делают стрижку, ухаживают за ногтями и волосами, но и проводят процедуры по омоложению и коррекции организма, борются со стрессами и негативными воздействиями окружающей среды. Клиенты пришли к пониманию, что домашний уход по эффективности ни в какое сравнение не идет с салонными процедурами. К тому же в салоне экономится время и силы, добавляются положительные эмоции от общения.

Для успешной работы и занятия уверенных позиций на рынке индустрии красоты необходимы не только качественные процедуры, но и постоянное управление процессами, создание условий для привлечения клиентов, их удержания, четкий учет материалов, расходуемого времени, отслеживание каждого клиента, чтобы избежать его ухода. Именно автоматизация позволяет построить весь процесс качественно, чтобы клиентам вновь и вновь захотелось бы приходить в салон красоты, а квалифицированный персонал не думал о смене места работы.

Целью работы является проектирование информационной системы для салона красоты. В рамках выполняемой работы рассмотрены следующие задачи:

• анализ и общая характеристика предметной области и объекта автоматизации;
• обоснование необходимости автоматизации;
• выбор технических и программных средств;
• проектирование структуры БД;
• проектирование интерфейса.

Объектом исследования является деятельность салона красоты. Предмет исследования – процесс автоматизации салона.

1. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1.1. Характеристика комплекса задач

1.1.1. Выбор комплекса задач автоматизации

В качестве объекта автоматизации выступает рабочее место администратора салона красоты «Колибри», основным родом деятельности которого будет предоставление ряда услуг таких как: парикмахерская, маникюр, педикюр.

Деятельность салона ориентирована на жителей города со средним достатком.

В обязанности администратора входит:

• составление списка оказываемых услуг;
• составление графика работы сотрудников;
• прием заказов от клиентов;
• анализ результатов рабочего дня.

ИС салона красоты предназначена для автоматизации работ в данном направлении и облегчении деятельности администратора.

Организационная структура предприятия представлена на рисунке 1.

Рис.1. Организационная структура салона красоты

Генеральный директор является главой предприятия. Он непосредственно контролирует финансового директора и директора-распорядителя.

В обязанности финансового директора входит контроль за бухгалтерией и базами снабжения. В обязанности директора-распорядителя входит контроль за деятельностью отдела кадров и менеджера по персоналу. Менеджер по персоналу контролирует администратора, в задачи которого входит контроль за персоналом.

Администратор салона красоты является руководителем рабочего состава.

Рассмотрим входные и выходные документы для разработки системы.

Первым входным документом является данные об оказываемых услугах. Администратор салона красоты должен знать, какие виды работ могут быть оказаны в салоне и в чем они заключаются

Вторым входным документом является график работы сотрудников. Исходя из списка оказываемых услуг (видов работ) формируется список сотрудников, выполняющих их. Исходя из этого списка и списка работников, формируется график работы сотрудников.

Третьим входным документом являются данные о клиенте. При поступлении заказа администратор должен выяснить, на какую услугу рассчитывает клиент, записать данные клиента, выяснить, кто из мастеров оказывает такие услуги и свободен на данный момент и записать клиента к этому мастеру.

Все вышеперечисленные регламентируются документы уставом предприятия. С его помощью мы узнаем, как формируется и оформляется входная документация и как регламентируются отношения с клиентами и сотрудниками.

Выходной документацией являются: отчет об оказанных услугах, отчет по клиентам, отчет по сотрудникам и общий отчет по выручке.

1.1.2. Характеристика существующих бизнес-процессов

На рис. 2 представлена модель рассматриваемого процесса, а именно – учета заказов в салоне красоты. Входными документами являются данные о клиенте, о сотрудниках и об услуге. Процесс регулируется уставом, законодательством РФ и положениями о работе. Исполнителем является диспетчер салона красоты. Результат деятельности – отчет об оказанных услугах, отчет по сотрудникам, отчет по клиентам и отчет по выручке.

На рис.3 представлен следующий уровень модели процесса учета заказов в салоне красоты. Основной процесс разбит на 5 подпроцессов – определение списка услуг, определение графика работы сотрудников, прием заказов, расчет стоимости оказанных услуг и расчет итогов рабочего дня.

Процесс определения списка услуг происходит на основании устава и положений о работе. Входными документами являются данные об услуге. Исполнитель – диспетчер салона красоты. Результат деятельности – список оказываемых услуг.

Процесс определения графика работы сотрудников происходит на основании устава и положений о работе. Входными документами являются списки оказываемых услуг и данные о сотрудниках. Исполнитель – диспетчер салона красоты. Результат деятельности – график работы сотрудников.

Рис.2. Диаграмма процесса «Учет заказов в салоне красоты» (IDEF0 Top)

Рис. 3. Диаграмма процесса «Учет заказов в салоне красоты» (IDEF0, 1-й уровень)

Процесс приема заказа происходит на основании на основании устава и положений о работе. Входными документами являются график работы сотрудников и данные о клиенте. Исполнитель – диспетчер салона красоты. Результат деятельности – данные о заказе.

Процесс расчета стоимости оказанных услуг происходит на основании устава, законодательства и положений о работе. Входными документами являются данные о заказе. Исполнитель – диспетчер салона красоты. Результат деятельности – отчет об оказанных услугах, отчет по сотрудникам, отчет по клиентам, данные об оказанных услугах, о стоимости выполненных заказов и о сотрудниках, выполнивших заказ.

Процесс расчет итогов рабочего дня происходит на основании устава, законодательства и положений о работе. Входными документами являются данные об оказанных услугах, о стоимости выполненных заказов и о сотрудниках, выполнивших заказ. Исполнитель – диспетчер салона красоты. Результат деятельности – общий отчет по выручке.

Процесс формирования графика работы сотрудников происходит на основании устава и положений о работе. Входными документами являются данные об услуге и данные о сотрудниках. Исполнитель – диспетчер салона красоты. Результат деятельности – график работы сотрудников.

Процесс приема заказа происходит на основании на основании устава и положений о работе. Входными документами являются график работы сотрудников и данные о клиенте. Исполнитель – диспетчер салона красоты. Результат деятельности – данные о заказе, данные об оказанных услугах, о стоимости выполненных заказов и о сотрудниках, выполнивших заказ.

Процесс расчет итогов рабочего дня происходит на основании устава, законодательства и положений о работе. Входными документами являются данные о заказе, данные об оказанных услугах, о стоимости выполненных заказов и о сотрудниках, выполнивших заказ. Исполнитель – диспетчер салона красоты. Результат деятельности – отчет об оказанных услугах, отчет по сотрудникам, отчет по клиентам и общий отчет по выручке.

1.1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

При решении задач, по обработке и формированию отчетов возникает необходимость обработки и анализа значительного объема информации. Данная информация в основном представлена на бумажных носителях – документах, на которых присутствуют значительное количество разнообразных данных.

В настоящее время деятельность салона красоты не автоматизирована. В связи с большим объемом информации на эту задачу уходит значительное количество времени. Так, например, возникают трудности при формировании нестандартных отчетов (для поиска нужной информации уходит значительное количество времени).

Все это приводит к значительным временным затратам, снижению эффективности работы, появлению ошибок в отчетах, невозможности оперативных управленческих функций, невозможности многоаспектного анализа данных.

Только применение ИТ – средств ЭВМ – может дать необходимую, физически приемлемую скорость обработки таких объемов информации. Ускоренный прогресс в ИТ, который наблюдается в настоящее время, позволяет утверждать, что производительность и качество работы таких систем будут неуклонно повышаться при незначительном росте их стоимости.

Современные ИТ – СУБД, аппаратно-технические средства, специализированное прикладное ПО – способны перевести работу сотрудников статистики на новый уровень – аналитический. Только данные технологии способны обеспечить полноту охвата и контроля имеющихся массивов информации, которые необходимы для аналитической работы.

Мировой опыт показывает, что внедрение достижении ИТ является наиболее прогрессивным и экономически эффективным направлением в работе предприятий и организаций любой сферы деятельности [7, с.123]

Следовательно, в целях повышения эффективности работы отдела статистики, необходимо создание автоматизированной расчетной системы, обеспечивающей автоматизацию задач по учету и формированию отчетности.

Неотъемлемую часть процесса разработки сложной ИС составляет решение таких ключевых вопросов, как выбор состава вычислительной техники, определение их характеристик.

Многообразие существующих в настоящее время средств обусловливает нетривиальность проблемы выбора конкретного варианта при создании ИС из всего спектра допустимых решений. Такая ситуация предполагает на первоначальном этапе решения проблемы установить некоторые ограничения, как правило, группу требований к различным аспектам разрабатываемой ИС.

В существующем положении на стратегию информатизации в первую очередь оказывают влияние: накопленный парк аппаратных и программных средств, уровень подготовки конечных пользователей, позиция высшего руководства организации [5, с.69].

Решение задач подобного класса предполагает наличие критериев опти­мизации и ограничений. Критериями оптимизации здесь являются:

• надежность функционирования системы;
• функциональная полнота системы;
• быстродействие;
• минимизация затрат на стоимость: аппаратных средств, прикладных сис­тем, сопровождения системы, развития системы.

Необходимо разработать автоматизированное рабочее место администратора салона красоты. Пользователями системы также могут быть сотрудники салона. Опишем основные функции, которые должна выполнять данная система:

1. Ведение базы данных контактов с клиентами с подробными данными о них;
2. Ведение базы данных всех оказанных услуг;
3. Ведение справочников (клиенты, сотрудники, услуги, типы услуг);
4. Получение аналитической и статистической информации (данные по количеству оказанных услуг, отчет по продажам за месяц, продажи по клиентам);
5. Получение справочной информации в печатном виде (счет-фактура, накладная, клиенты, наименование услуг, отчеты по продажам).