Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Управление документооборотом» ООО «Крафт-С».pdf

Отбор в отчете «Клиенты» (приложение 10) идет по типу клиента, типу взаиморасчетов, с детализацией информации по каждому клиенту. В отчете «Объекты» имеется возможность, как детализировать информацию по каждому объекту (по аналогии с отчетом «Клиенты»), либо получать совокупную информацию по типу категории объектов за период (так, как представлено в приложении 11).

Пункт меню «Экспозиция» предназначен для получения данных по сроку нахождения объекта в базе и взаимосвязанной с ним информации, экранная форма представлена в приложении 12.

Каждый отчет может быть выведен на печать, как посредством контекстного меню, так и посредством кнопок, расположенных в нижней части пользовательского интерфейса. Подробное руководство с описанием всех форм интерфейса и назначений кнопок панели управления приведены в приложении 13 «Руководство пользователя».

Представленный интерфейс пользовательской части в полной мере отвечает целям и задачам создания автоматизированной системы управления документооборотом в Департаменте Аренды, в пользовательском интерфейсе реализованы все необходимые функции, которые выполняет как операционный персонал, так и управленческий персонал.

Автоматизированная система управления документооборотом будет внедрена в Департаменте Аренды, в течение предыдущего полугодия проектируемая АСУ проходила тестирование у разработчика, то есть без привлечения пользователей, на этом этапе исправлялись ошибки, которые были допущены в процессе разработки АСУ.

Все сотрудники филиала, имеющие отношение к работе с проектируемой АСУ (операционный персонал, руководители клиентских отделов, системный администратор, а также руководитель Департамента Аренды) прошли обучение.

За ввод информации отвечают руководители клиентских отделов и операционные сотрудники, в свою очередь руководитель Департамента Аренды просматривал отчеты и проводил контроль за работой подчинённых, принимая управленческие решения, используя полученные данные.

Внедрение Автоматизированной Системы Управления документооборотом в Департаменте Аренды позволит:

Автоматизировать процесс распределения заявок клиентов (снизить уровень хождения бумажных документов);

Вести учет и мониторинг объектов недвижимости (в режиме on-line без обращения к бумажным носителям);

Контролировать время экспозиции объектов недвижимости;

Автоматически формировать и выдавать на печать отчёты, необходимые как для управленческой, так и для операционной деятельности;

Хранить в базе данных информацию, как по клиентам, так и по объектам.

Заключение

Актуальность темы определяется значимостью современного механизма хозяйствования предприятий. Суперволатильность экономической системы в целом, обостряющаяся конкуренция, возникновение социальных проблем побуждают искать более обоснованные и эффективные формы и методы управления. Самым «чувствительным» и действенным рычагом управления является заработная плата. Ее изменения, по мнению авторов, должны корректироваться в зависимости от изменения внутренних и внешних условий при обязательном и более эффективном исполнении главных функций заработной платы.

Заработная плата как экономическая категория и экономический рычаг в управлении хозяйственной деятельностью предприятия приобретает новое содержание и возросшее многообразие форм в условиях рыночной системы экономики. Волатильность этой категории продиктована рыночными по характеру изменениями функций зарплаты. Именно они, эти функции заработной платы в новых условиях претерпевают коренное, глубинное изменение. Отсюда традиционный подход к сущности заработной платы, ее организации, расчету эффективных размеров в индивидуальном и совокупном общественном измерении представляются устаревшими. Положим в основу нашего исследования функциональный анализ современной категории заработной платы.

Во-первых, заработная плата выполняет воспроизводственную функцию, то есть должна возмещать и расширенно воспроизводить стоимость рабочей силы. В современных условиях расходы на воспроизводство рабочей силы значительно возросли. Рост произошел за счет расширения потребностей современного человека в силу действия объективного закона возвышения потребностей. Кратно увеличились затраты на образование. Научно­технический прогресс, в свою очередь, потребовал подготовки работников более высокой квалификации по сравнению даже с 15 - 20 летним ранним периодом. Процесс урбанизации населения, превышение численности городского населения по соотношению с сельским - также воздействует на рост стоимости рабочей силы. Жизнь в городских условиях намного затратнее, чем в сельской местности по многим общеизвестным причинам. В условиях плановой экономики была возможность регулировать рост цен на большинство потребительских товаров. Компенсировались в значительной части расходы на среднее образование и профессиональное обучение за счет государственного бюджета. В рыночной экономике эти и другие траты на рабочую силу перенесены и возмещаются из семейного бюджета, где преобладающим источником доходов является заработная плата.

В любой организации, как большой, так и маленькой, возникает проблема такой организации управления данными, которая обеспечила бы наиболее эффективную работу. В настоящее время существует большое количество информационных систем, призванных улучшить бизнес процессы компании, оптимизировать время обработки запроса клиента, дать возможность увидеть новые возможности в бизнесе. Для определения какой-либо информационной системы предлагается использовать несколько основополагающих качеств:

• Функционал - набор возможностей, которые предлагает система;
• Бизнес процессы, которые данная система призвана улучшить;
• Стоимость системы;
• Сроки внедрения системы.

Это важные критерии, определяющие информационную систему. Важно знать о том, какие бизнес процессы позволит улучшить данная система, сколько времени займет внедрение системы и какова будет конечная стоимость системы для компании.

Создание Автоматизированной Системы Управления документооборотом в Департаменте Аренды ООО «Крафт-С» приносит тактические и стратегические выгоды. Тактические выгоды определяются сокращением расходов, связанных с:

• освобождением физического места для хранения документов;
• снижением временных затрат на обеспечивающие бизнес-процессы;
• уменьшением затрат на копирование и доставку документов в бумажном виде;
• снижением расходов на персонал и оборудование и др.

К стратегическим относятся преимущества, связанные с повышением эффективности работы предприятия или организации. К таким преимуществам можно отнести:

• значительное ускорение поиска и выборки документов (по различным атрибутам);
• повышение безопасности информации за счет того, что работа в АСУ с незарегистрированной рабочей станции невозможна, а каждому пользователю АСУ назначаются свои полномочия доступа к информации;
• повышение сохранности документов и удобства их хранения, так как они хранятся в электронном виде на сервере;
• улучшение контроля над исполнением непосредственных обязанностей операционных сотрудников Департамента Аренды.

Итак, в ходе проведенного исследования, установлено, что на сегодняшний день создание и внедрение АСУ в Департаменте Аренды необходимо. Это обусловливается тем, что, во-первых, информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее. Подчас информационные потоки не менее важны, чем материальные. Во-вторых, утрата информации или ее попадание в чужие руки может обойтись весьма дорого.

Процесс создания АСУ состоит их нескольких этапов. Основными этапами являются следующие:

• Обследование организационной структуры предприятия, выявление основных бизнес-процессов, потоков работ;
• Составление номенклатуры документов, формирование справочников и классификаторов, составление инструкций;
• Адаптация системы на основе информации, полученной на этапе обследования;
• Установка и настройка программного обеспечения, и опытная эксплуатация;
• Окончательная настройка системы с учетом недочетов, выявленных во время опытной эксплуатации;
• Обучение персонала организации.

Особое внимание следуют обратить на процесс обучения персонала, не следует экономить на нем средства, так как в случае неподготовленности персонала даже самая совершенная система, идеально подходящая для организации, будет малоэффективна. Для успешного обучения персонала Департамента Аренды было создано Руководство пользователя к программе.

Основные результаты дипломного проекта:

• Определено понятие корпоративной информационной системы;
• Выявлены основные этапы жизненного цикла информационных систем;
• Определены задачи моделирования бизнес-процессов на основе применения CASE- средств;
• Проанализирована организационная структура, направления деятельности компании ООО «Крафт-С» в целом и Департамента Аренды в частности;
• Построена модель «как есть». На этой модели была отработана методика построения структурных моделей бизнес-процессов для данного предприятия на базе методологии ARIS и IDEF0;
• Рассмотрены существующие архитектуры информационных систем и выбрана подходящая для реализации АСУ;
• Разработана и внедрена АСУ в Департаменте Аренды.

Внедрение АСУ позволило:

• Автоматизировать процесс создания заявки клиента;
• Вести учет объектов недвижимости;
• Контролировать время экспозиции объекта недвижимости в базе Департамента Аренды;
• Формировать отчеты в соответствие с потребностями пользователей;
• Выдавать на печать отчёты;
• Хранить в базе данных всю информацию по клиентам и объектам Департамента Аренды.

Кроме этого в рамках главе третьей данного дипломного проекта обоснована экономическая эффективность внедрения проектируемой АСУ как с точки зрения влияния на производительность труда сотрудников Департамента Аренды, так и точки зрения эффективности инвестиционного проекта.

Список использованной литературы и источников

1. Баранов А.Н., Крейдлин Е.Г. Информационная безопасность // ВЯ, № 2. 2015. с.84-99.
2. Указ Президента РФ «О мерах по обеспечению информационной безопасности Российской Федерации при использовании информационно-телекоммуникационных сетей международного информационного обмена» от 17.03.2016 №351;
3. Абдикеев Н.М., Данько Т.П., Ильдеменов С.В., Киселев А.Д. Реинжиниринг бизнес-процессов. Полный курс MBA. М.: Эксмо, 2014.
4. Антикризисное управление: уч. пособие по единой программе подготовки арбитражных управляющих. М.: Инфра-М, 2016.
5. Дафт Р. Менеджмент. Издание 6-е. СПб: Питер, 2014.
6. Деминг Э. Выход из кризиса: Новая парадигма управления людьми, системами и процессами. М.: Альпина Бизнес Букс, 2014.
7. Гританс Я.М. Организационное проектирование и реструктуризация (реинжиниринг) предприятий и холдингов: экономические, управленческие и правовые аспекты (2-е издание). М.: Волтерс Клувер, 2015 г.
8. Григорьев Ю.А., Ревунков Г.И. Банки данных: Учеб. для вузов. М: Изд-во МГТУ им. Н.Э. Баумана, 2012.
9. Ильин В.В. Реинжиниринг бизнес-процессов с использованием ARIS. М.:ИД Вильямс, 2013.
10. Инструментарий ARIS. Методы. Версия 4.1 М.: Весть-Мета Технология, 2015.
11. Калянов Г.Н. Моделирование, анализ, реорганизация и автоматизация бизнес-процессов. М.: Финансы и статистика, 2014.
12. Каменнова М., Громов А., Ферапонтов М., Шматалюк А. Моделирование бизнеса. Методология ARIS. Практическое руководство. М.: Весть-Мета Технология, 2013.
13. Крылова И. Ю. Документирование управленческой деятельности: учебное пособие. М.: Бизнес-пресса, 2014.
14. Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности. Ростов-на-Дону: Феникс, 2016.
15. Новые тенденции в управлении. Дайджест McKinsey. М.: Альпина Бизнес Букс, 20015.
16. Непогода А.В., Семченко П.А. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации. М.: Омега-Л, 2014.
17. Оболенски Н. Практический реинжиниринг бизнеса: Инструменты и методы для эффективного изменения. М.: Лори, 2015
18. Орлов С.А. Технологии разработки программного обеспечения: Учебник для вузов. ‑3-е издание. СПб.: Питер, 2014.
19. Савицкая Г.В. Методика комплексного анализа хозяйственной деятельности. М.: Инфра-М, 2016.
20. Сертифицированный курс Microsoft «М 2781 Разработка серверных решений в Microsoft SQL Server 2015».
21. Торрес Дж. Р. Практическое руководство по проектированию и разработке пользовательского интерфейса. М.: Вильямс, 2013.
22. Хаммер М., Чампи Д. Реинжиниринг корпорации: Манифест революции в бизнесе. М.: Манн, Иванов и Фербер, 2016.
23. Хомоненко А.Д., Цыганков В.М., Мальцев М.Г. Базы данных: Учебник для высших учебных заведений. 4-е изд., доп. и перераб. СПб: КОРОНА принт, 2014.
24. Фрост Р., Дей Дж., Ван К., Базы данных. Проектирование и разработка. М.: NT Пресс, 2015.
25. Шафрин Ю.А. Информационные технологии в 2ч. Ч.1: Основы информатики и информационных технологий / Шафрин Ю.А. – М.: БИНОМ. Лаборатория знаний, 2016. – 316 с.