Файл: Методика защиты информации в системах электронного документооборота (разработка системы безопасности электронного документооборота).pdf

Введение

Развитие человеческой цивилизации сопровождается поражающим воображение увеличением объема создаваемой, обрабатываемой и хранимой информации. Увеличение объемов информации и изменения спроса на информацию стали предъявлять новые требования к организации информационно документационного обслуживания на предприятии.

В основе деятельности любого предприятия лежит работа с документами, документооборот, то есть движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения, исполнения или отправления. С ростом количества документов возрастают затраты времени на их обработку, поиск, регистрацию и т.д.

При увеличении объемов информации всѐ более очевидна неэффективность использования бумажных документов. Ручной поиск и обработка документов тормозят работу организации. Кроме этого у бумажного документооборота имеются такие недостатки, как длительная подготовка согласований, а значит и низкая скорость обработки информации и реакции на новые воздействия; низкая скорость передачи информации лицам, принимающим решения.

В условиях современной экономики бумажный документооборот оказывается не в состоянии обеспечить быструю и эффективную обработку больших объемов информации, от которой зависит успех любого предприятия. Таким образом, бумажный документооборот становится большим препятствием на пути эффективной работы предприятия

Лучшим способом решения этой проблемы может стать автоматизация документооборота, которая является важным шагом в повышении конкурентоспособности предприятия, позволяет существенно упростить проблемы, связанные с поиском, доступностью и хранением документов. Для этого на предприятии внедряют автоматизированные системы электронного документооборота. Такая призвана значительно облегчить работу с документами, правильно организовать движение документов, облегчить управление ими, что позволяет снизить время для поиска, повышает своевременность и точность информации, устраняет еѐ избыточность.

Цель данной работы состоит в том, чтобы исследовать документооборот и ознакомиться с основными способами его защиты.

Объектом исследования является документооборот.

Предметом исследования является защита документооборота

Из сформулированной цели следуют задачи данной работы:

1. Рассмотреть основные этапы документооборота;

2. Сформулировать основы построения и организации защищенного документооборота, его принципы;

С развитием информационных технологий для документооборота открылись огромные возможности. С появлением и развитием глобальной сети Интернет и его важным атрибутом – электронной почтой, проблема расстояния перестала быть проблемой. По электронной почте электронный документ приходит к получателю в считанные минуты. Но, с устранением одной проблемы, появилась другая – защита информации, которую содержит электронный документ. Безопасность информации особенно важна в наше время, поэтому настоящая работа содержит некоторые возможности ее обеспечения.

Электронный документ, в отличие от обычного (бумажного), невозможно закрепить печатью или подписью. Поэтому в нем их функции выполняет электронная цифровая подпись (ЭЦП). ЭЦП также рассматривается в данной работе.

ГЛАВА 1. Анализ требований к системе обеспечения безопасности электронного документооборота

1.1 Построение защищенного электронного документооборота на предприятии

Документооборот – это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность предприятия и позволяющий оперативно управлять им, поэтому автоматизация документооборота становится одной из приоритетных задач любого предприятия [1].

Во многом от организации документооборота и работы с информационными ресурсами зависит эффективность работы предприятия. Горы макулатуры, длительный поиск нужного документа, потери, дублирующие документы, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют не полный перечень проблем, возникающих при плохой организации документооборота. Все это может сильно затормозить, а в исключительных случаях полностью парализовать работу предприятия.

Необходимость внедрения системы электронного документооборота (СЭД) предприятия возникает, когда становится очевидным, что движение документов объективно отражает деятельность предприятия и позволяет оперативно управлять им [9].

Внедрение Системы электронного документооборота призвано решить определенный ряд проблем, который в той или иной степени характерен для предприятий с технологией "бумажного документооборота". Автоматизация документооборота позволит осуществить:

• формализацию, оптимизацию, автоматизацию бизнес-процессов организации;
• повышение эффективности управления за счет увеличения прозрачности деятельности в организации, контроля исполнения документов;
• исключение отклонения от утвержденного бизнес-процесса по прохождению различных типов документов;
• структурированное хранение и быстрый удобный доступ к информации;
• автоматизированное получение отчетов, аналитической информации для принятия оперативных решений;
• сокращение непроизводительных затрат времени и материальных ресурсов;
• повышение исполнительской дисциплины;
• существенное сокращение доли бумажных документов (экономия материалов и ресурсов при хранении и\или утилизации).

Но эта технология имеет и недостатки, например, возможность влияния из вне на информацию, передаваемую по каналам связи. Этим активно пользуются конкуренты, пытаясь внедрится в процесс обработки информации для затруднения работы предприятия с ней.

1.2. Понятие системы электронного документооборота

Современные информационные технологии, организующие электронный документооборот согласно принятым в компании нормам и правилам, способны обеспечить такое состояние работы организации, при котором проблемы с использованием документооборота сводятся к минимуму.

Система электронного документооборота (СЭД) – организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации. СЭД позволяет управлять документами на протяжении всего их жизненного цикла: от создания до уничтожения [2].

Изначально СЭД использовались как инструмент автоматизации задач классического делопроизводства, но сейчас разработчики ориентируют свою 8 продукцию на работу не только с корреспонденцией и организационно распорядительными документами, но и с внутренними документами-договорами, нормативной, справочной и проектной документацией и др. Кроме того, СЭД используется для решения прикладных задач, в которых важной составляющей является работа с электронными документами: организация проектного документооборота, управление взаимодействием с клиентами, автоматизация работы сервисной службы и др.

Рассмотрим основные задачи СЭД:

• обеспечение эффективности управления предприятием за счет автоматического контроля выполнения заданий;

• поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации;

• обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности;

• оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля;

• протоколирование деятельности организации: внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений;

• исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия: экономия средств за счет сокращения затрат на управление потоками документов в организации; также осуществляется экономия на хранении бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива [3].

Основными принципами использования СЭД являются:

• однократная регистрация документа, что позволяет избежать лишних дубликатов;

• возможность параллельного выполнения операций, то есть обработка одного документа может происходить из нескольких точек доступа, что повышает скорость и оперативность исполнения операций;

• непрерывность движения документов, позволяющая определить ответственного за исполнение документа в любой момент времени использования документа;

• система поиска документа, позволяющая его найти в минимальные сроки, обладая небольшой информацией о нем;

• система отчетов по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и в короткие сроки принимать управленческие решения [4].

На рынке программного обеспечения широко представлены системы для автоматизации документооборота и связанных с ним бизнес-процессов предприятия. Конкуренция довольно высокая. Среди наиболее известных и хорошо зарекомендовавших себя по количеству внедрений можно выделить следующие системы: ДЕЛО, DocsVision, Directum, 1C: Документооборот 8, ЕВФРАТ [5].

Продукты этих компаний имеют примерно одинаковый набор основных функций, таких как регистрация документов, маршрутизация, формирование отчетов, контроль жизненного цикла и т.д. Но при выборе СЭД большой интерес также приобретают дополнительные возможности, которые являются необходимым и важным дополнением функционала СЭД при работе с документами. Это, например, сервисы ведения переговоров, управления работами ведения клиентской базы и архива документов, ввода и распознавания документов [6].

СЭД позволяют проводить операции с документами более быстро и эффективно по сравнению с бумажным документооборотом (ДО). Рассмотри более подробно преимущества перехода с бумажного ДО на электронный:

• сокращение времени на доступ и обработку информации, отсюда уменьшается время на поиск, создание, согласование документов, то есть ускоряется ДО;

• упрощение доступа к данным; электронный документооборот (ЭДО) позволяет получить доступ к данным непосредственно из пользовательского приложения;

• прозрачность бизнес-процессов, то есть становится возможным отслеживать этапы выполнения работы, что делает всю деятельность в организации прозрачной для руководства и контролируемых;

• сокращение дублирования документов и информации, то есть одна копия документа в ЭДО может быть доступна всем авторизированным пользователям;

• оптимизация хранения документов и данных; единое хранилище снижает необходимость хранения нескольких копий документов;

• повышение дисциплины и качества работы; системы ЭДО задают правила работы, все документы в системе имеют необходимую идентификацию и порядок движения; сотрудник не может изменить состояние документа, не выполнив заданных действий;

• повышение сохранности документов и информации; можно строго контролировать доступ сотрудников к информации за счет средств разграничения доступа; наличие единой базы позволяет осуществлять архивирование и восстановление информации; 10

• повышение качества данных; в ЭДО множество форм и документов заполняются автоматически, это способствует снижению риска возникновения ошибок, а также сокращает количество повторных проверок документов;

• повторное использование информации за счет электронной обработки и хранения информации. появляется возможность многократного использования данных (например, при заполнении типовых форм или составлении отчетов);

• сокращается время на передачу между подразделениями, согласование и утверждение документов за счет одновременной работы с документами различных отделов;

• автоматизация бизнес процессов документооборота предполагает выполнение заданного процесса обработки документов, в результате действий которого автоматически могут обновляться и создаваться новые документы;

• повышение качества обслуживания клиентов; клиенты могут быстро получать ответы на свои вопросы, вносить коррективы, оперативно получая обратную связь за счет быстрого доступа к информации, прозрачности и контроля всего цикла прохождения документа;