Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Управление документооборотом» (Характеристика бизнеса).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность темы обоснована тем, что эффективность управления предприятием или организацией зависит и от того, насколько разумно организован документооборот. Фактически, малоэффективное использование накопленной информации (или, еще хуже, ее утрата) может привести к большим потерям в деятельности предприятия. Ведь вовремя не полученная информация или документ — это, прежде всего, потерянное время, деньги и упущенные возможности. Вследствие этого, на любом предприятии, где ведется активная работа с различными документами, рано или поздно встает проблема систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации.

Значительную часть своего рабочего времени специалисты предприятий тратят как на поиск необходимой им информации, так и на создание и отправку документов. Существуют оценки, что руководители на работу с документами тратят до 65% рабочего времени, секретарь-референт тратит до 75% своего времени на работу с документами, а операционные сотрудники предприятия от 30% до 70% рабочего времени, в зависимости от того, насколько автоматизирована система документооборота на предприятии.

На основе вышесказанного можно отметить, что автоматизированные системы документооборота в деятельности предприятий любого профиля играют немаловажную роль, и поэтому для современных предприятий применение и усовершенствование данных систем документооборота является актуальной задачей. Автоматизация системы документооборота на предприятии в быстро меняющихся условиях и существенного роста объема информации невозможно без использования современных информационных технологий.

Современные системы документооборота строятся на базе корпоративных информационных систем, позволяющих создавать единое информационное пространство для всего предприятия. И это особенно важно, так как, только владея полной информацией обо всех процессах, происходящих во всех структурных подразделениях можно принимать оперативные и обоснованные руководящие решения.

А создание единого информационного пространства для всего предприятия невозможно без объективной оценки текущего состояния дел - создания модели «как есть», но и анализа планируемых изменений, т.е. моделирования ситуаций «как должно быть» (для решения данных задач применяется моделирование бизнес-процессов).

Поэтому целью данного дипломного проекта является разработка автоматизированной системы управления (АСУ) документооборотом на основании проведенного анализа по предприятию ООО «Тавис», являющегося объектом исследования в данной работе.

Задачи, которые стояли при изложении данного дипломного проекта:

• Определить понятие корпоративной информационной системы;
• Определить этапы жизненного цикла ИС;
• Определить понятие бизнес-процесса с точки зрения международных стандартов;
• Проанализировать базовые бизнес-процессы на предприятии, являющимся объектом исследования в данном дипломном проекте, построить функциональную модель бизнес-процессов и объектную модель бизнес-процессов с помощью методологии ARIS;
• Рассмотреть существующие архитектуры АСУ документооборотом и предложить наиболее оптимальную для данного предприятия;
• Разработать и внедрить АСУ документооборотом на предприятии, обосновать ее эффективность.

Как уже было показано выше, объектом исследования в данном дипломном проекте является Общество с Ограниченной Ответственностью «Тавис», которое осуществляет свою деятельность на рынке строительства и эксплуатации объектов туристической недвижимости.

Предметом исследования в данном дипломном проекте являются технологии и методологии проектирования автоматизированных систем управления документооборотом.

В процессе подготовки курсового проекта был изучен широкий спектр специальной литературы, посвященной вопросам документационного обеспечения управления. При этом особое внимание уделялось вопросам организации и совершенствования автоматизации документооборота на предприятиях и в организациях, а также перспективам развития автоматизированных систем управления документооборотом.

ГЛАВА 1. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1.1 Выбор комплекса задач автоматизации

Деятельность  _{позволяют} компании «ТАВИС» направлена  _время на решение  _видим любых  _{обоснование} задач  _{основные} своих  _{оптическое} клиентов.

Как  _return бы ни обстояло  _perl дело  _{функций} с ведением  _{программному} информации  _{непрозрачность} о клиенте  _первую на предприятии,  _{конкуренции} если  _рамках эта  _{распределенной} задача  _{возможной} не решается  _{обеспечивает} с помощью  _{банковских} CRM-систем,  _{информационных} руководитель  _{автоматизации} имеет  _{поэтому} следующий  _{рисунок} набор  _{критерии} проблем:

• тяжелая  _{вендров} взаимозаменяемость  _иметь менеджерского  _поля состава,
• недостоверный  _{расчетный} анализ  _англ работы  _{проникновения} с клиентами  _{организация} компании,
• длительность  _{хранения} формирования  _{проблемам} оперативной  _require отчетности.

Риск  _{развития} утери  _срок данных  _{клиентов} вследствие  _return ухода  _{доступны} из компании  _standard менеджера,  _затрат в чьи  _билеты обязанности  _{составят} входит  _{условии} взаимодействие  _сервер с клиентами  _{локальной} может  _{которой} привести  _{автоматизацию} к серьезным  _{наиболее} финансовыми  _{скорость} потерям.

Результатом  _{осуществляются} CRM-автоматизации  _сети гарантированно  _{минимальное} становится  _{отличительной} экономия  _{джексон} времени  _{обработать} менеджерами  _{является} по работе  _{договор} с клиентами,  _{таблица} за счет  _время оперативного  _{качестве} доступа  _время к полной  _{почтовый} и достоверной  _{анализа} информации  _угроз о заказчике,  _{расчетного} и руководящим  _{открытым} составом  _{управление} компании,  _выбор за счет  _{ресурсов} удобной  _{доступность} системы  _{автоматизации} формирования  _{коэффициент} отчетности  _{процессом} по любым  _можно интересующим  _{автоматизации} параметрам.

деятельности оказывающего представляет из комплекс , каждая из представляет из законченный . Среди автоматизации выделить как:

• бухгалтерский на предприятии;
• квартир и в аренду и ;
• учета желающих или купить ;
• учета которым иные ;

Можно еще целый ряд в комплексе автоматизации агентства .

Следует , что все задачи в задач между , а операции, на предприятии, не относиться к одной .

1.2 Характеристика бизнеса

Основные бизнес-направления исследуемого Департамента это представление услуг аренды объектов туристической недвижимости в корпоративном и частном секторе, а также непосредственное сопровождение сделок. Соответственно основные бизнес-процессы, генерирующие денежный поток равны бизнес-направлениям, и заключаются, как показано на рисунке 6 в следующем:

Поиск потенциальных клиентов, желающих нанять для собственных либо корпоративных нужд туристические объекты недвижимости;

- Бизнес-направления Департамента Аренды ООО «Тавис»

Выявление потребностей потенциальных клиентов (уровень класса объекта, географическое расположение, ценовая категория объекта);

В соответствие с выявленными требованиями, потенциальным клиентам предоставляется каталог туристических объектов, после конечного определения объекта, сотрудники клиентских отделов выезжают совместно с клиентами на осмотр объекта (объектов);

После того, как клиент определил объект, по которому он готов заключить договор найма, сотрудники клиентских отделов готовят необходимый пакет документов;

Пакет документов предоставляется клиенту, после подписания договора найма завершения всех организационных моментов по передаче объекта клиенту, сотрудники клиентского отдела ставят сделку на мониторинг;

Сотрудниками клиентских отделов заполняется внутренняя документация и предоставляется руководителям клиентских отделов, которые в свою очередь формируют общую отчетность по отделу и предоставляют ее руководителю Департамента.

Далее рассмотрим обеспечивающие бизнес-процессы, которые заключаются в следующем:

Финансовый и бухгалтерский отдел Департамента Аренды учитывает доходы и расходы, произведенные Департаментом;

Создает финансовую (бухгалтерскую), управленческую отчетность, формирует перспективные планы доходов и расходов денежных средств и материальных запасов, анализирует, прогнозирует основные показатели деятельности. Моделирует бюджетирование деятельности;

Менеджер по персоналу Департамента Аренды занимается поиском, побором, отбором и обучением персонала, по заявкам от руководителей клиентских отделов;

Системный администратор обеспечивает:

обслуживание автоматизированной системы управления в финансовом и бухгалтерском отделе;

обслуживание корпоративной сети в Департаменте Аренды;

техническую поддержку и поддержку пользователей Департамента Аренды;

взаимодействие с отделом IT Департамента Эксплуатации.

Управленческие бизнес-процессы в Департаменте Аренды состоят в следующем:

стратегическое планирование деятельности Департамента, которое осуществляет руководитель Департамента совместно с руководителями клиентских отделов;

для определения сценариев развития руководитель Департамента Аренды непосредственно взаимодействует с руководителем Департамента Эксплуатации, который предоставляет данные о объект готовых с сдаче и остающихся на балансе ООО «Тавис»;

оперативное руководство деятельностью клиентских отделов выполняют руководители клиентских отделов, в обязанности которых входит предоставление отчетности по оперативному моделированию и прогнозированию деятельности отделов на ближайший месяц финансовому и бухгалтерскому отделу.

Бизнес-процессы развития (выполняются согласно стратегическому плану развития Департамента Аренды, исполнители – руководители и сотрудники клиентских отделов):

Поиск и развитие клиентской базы;

Заключение договоров о намерениях с корпоративным сектором;

Разработка программ повышения лояльности корпоративных и частных клиентов;

Разработка индивидуального плана сотрудничества с постоянными корпоративными и частными клиентами.

Итак, выше были проанализированы базовые бизнес-процессы Департамента Аренды ООО «Тавис», очевидно, что базовые бизнес-процессы имеют отдельные сферы пересечения, поэтому далее построим функциональную модель бизнес-процессов (приложение 1). На основании построенной функциональной модели бизнес-процессов, в следующей части главы первой данного дипломного проекта проанализируем основные возможные проблемы и определим основные причины, обуславливающие необходимость автоматизации отдельных бизнес-процессов.

1.3 Характеристика , возникающего при задачи

единицей в системе документ.

В качестве информации используются следующие документы:

- трудовая книжка;

- штатное расписание;

- документ.

Трудовая книжка сотрудника используется при регистрации его в системе. Источником получения данного документа является отдел кадров. При этом из нее используются следующие реквизиты:

- фамилия, имя, отчество;

- дата рождения;

- наименование должности;

- наименование отдела.

Частота возникновения данного документа – по мере регистрации новых сотрудников, объем – около 10 строк.

Штатное расписание используется при формировании справочника Отделы, при этом используется только такой реквизит, как наименование отдела. Источником получения данного документа также является отдел кадров, объем – 15 строк.

Документ является основным входным документом. При регистрации документа в системе задействуются следующие реквизиты:

- наименование;

- тип документа;

- дата подготовки или поступления;