Файл: «Влияние процесса коммуникаций на эффективность управления организацией».pdf

Введение

Актуальность темы. Непосредственно в комплексе проблем менеджмента, проблема совершенствования управления персоналом занимает особую значимость. Совершенствование квалификаций, компетентностей, мотивации, коммуникаций в области менеджмента способствует росту производства.

Управление персоналом содержит в себе многочисленные элементы, такие как: подбор и наем персонала, прогнозирование ситуации на рынке труда, мотивация персонала, содействие адаптации работников. Невозможно переоценить значение коммуникационного процесса в управлении. Практически все, что совершает руководитель, требует обмена данными, для упрощения достижения целей организации. Без обмена данными, сотрудники организации не смогут действовать сообща, определять цели и достигать их.

Коммуникации на предприятии в современном мире процесс тяжелый, состоящий из действий, каждое из которых необходимо для того, чтобы идеи сотрудника стали ясными другому сотруднику.

Актуальность темы в работы определяется тем, что в работе предприятия могут возникать серьезные проблемы в силу того, что руководители, концентрируя свое внимание на вопросах, связанных с финансами, производством, материально-техническим снабжение и сбытом, упускают из поля зрения персонал, который обеспечивает работу на предприятии по всем перечисленным направлениям. Именно благодаря обмену информацией, который необходим всем ключевым видам управления персоналом, коммуникации являются связующим процессом.

Цель исследования - оптимизировать систему внутриорганизационных коммуникаций на предприятии.

Для реализации цели необходимо решить следующие задачи:

1. Раскрыть теоретические аспекты коммуникационного процесса. Выявить сущность коммуникационного процесса.
2. Изучить классификацию средств и проблемы эффективного функционирования системы внутрикорпоративных коммуникаций.
3. Выявить специфику внутриорганизационных коммуникаций в СФ ЗАО «ССК».
4. Изучить организационно-правовую характеристику объекта исследования.
5. Разработать программу мероприятий по улучшению внутриорганизационных коммуникаций в СФ ЗАО «ССК».

Для выполнения задач в дипломной работе были использованы методы сравнительного анализа, наблюдения, анкетирования.

Объект исследования - СФ ЗАО «ССК».

Предмет исследования - коммуникационно-информативные связи в СФ ЗАО «ССК».

Структура дипломной работы обусловлена целью и задачами исследования, и включает: введение, две главы, заключение, список использованной литературы.

Глава 1. Теоретические аспекты коммуникационного процесса

1.1.Сущность коммуникационного процесса

Для начала необходимо определить, что под собой подразумевают внутриорганизационные коммуникации и их базовые элементы. Для наилучшего понимания используем дедуктивный метод, то есть пойдем от общего к частному. Соответственно, коммуникация (от лат. Communicatio - сообщение, передача; от лат. соттитсо - делаю общим).[2.C.31]

Коммуникации в менеджменте - это устойчивая связь между участниками управленческого процесса, представляющая собой взаимозависимость этапов работы с информацией. [30]

Коммуникация в организации - это связующий процесс, необходимый для реализации управленческих функций. [12] Своевременность их реализации зависит от способности руководителя осуществить сбор, анализ, интерпретацию и передачу информации в подходящий момент; решить, какая информация ему нужна и когда.

Внутренняя коммуникация - это поток информации интеллектуального либо психологического содержания, цель которого понижение отрицательных факторов в отношениях управления и служащих, и укрепление положительных. То есть, внутренние коммуникации подразумевают введение порядочных взаимоотношений между работниками, между служащими и управляющими, не считая этого, они содействуют обеспечению условий эффективного и психологического соучастия. Такие определения мы можем найти в словаре терминов по менеджменту. [8.C.45]

Для определения наших терминов нам помогли три источника литературы, первый, Словарь практических терминов по менеджменту, второй, автор конспектов лекций Дорофеева Л.И. и Большая Энциклопедия Нефти и Газа. Исходя из этих определений, мы можем сделать вывод что, внутриорганизационные коммуникации - это некий слаженный механизм, который соединяет все элементы компании, без этого механизма все, что мы тщательно создавали ранее, может рассыпаться. [17.C.3]

Основные цели внутренних коммуникаций это: выстраивание эффективной системы трансляции информации внутри компании; формирование и укрепление единой корпоративной культуры; укрепление лояльности и вовлеченности персонала. [21.C.65]

После того как мы определили для себя, что под собой подразумевают коммуникации, необходимо разобраться в базовых элементах процесса коммуникации, включающих в себя: отправитель, сообщение, канал, получатель. Для этого мы обратимся к Стрельникову И.В. автору работы «Оптимизация внутрифирменных коммуникаций с помощью PR- инструментов». Анализируя его работу, можно сделать вывод, что он опирался на математическую модель коммуникаций Шеннона и Уивера, созданную в 1949 году [19]. Телефонная лаборатория Белла в США во время Второй мировой войны являлась местом работы Шеннона и Уивера. Где для них основной задачей являлась выработка наиболее эффективного способа использования каналов коммуникации. В то время передовыми каналами коммуникации являлись телефонный кабель и радиоволны. Теория была направлена на решение технической задачи: отправление максимального количества информации по различным каналам и измерение потенциала канала с точки зрения его возможностей для передачи информации. Такое внимание к каналу и его емкости объясняются инженерной и математической направленностью их работы, но, создав свою знаменитую модель, Шеннон и Уивер заявили, что она может прилагаться к любой человеческой коммуникации. Рассмотрим элементы модели:

Отправитель - это человек, собирающий информацию и передающий ее далее. [3.C.45]

Сообщение - соответственно сама информация, закодированная с помощью символов и представленная в той или иной форме. [5]

Канал - это средство передачи информации. [5]

Получатель - это человек, которому предназначена информация и который ее интерпретирует. [5]

Процесс коммуникации (рис.1):

Рисунок 1 - процесс коммуникаций

Посредством проделанной нами работы в данном параграфе, мы определили, что такое внутриорганизационные коммуникации и как проходит данный процесс в организации, а также из каких элементов этот процесс состоит. Исходя из этого, мы можем сделать вывод что, коммуникации считаются успешными, если получатель понял информацию согласно тому смыслу, который в нее вложили; если руководитель организации принял эффективное решение. [13.C.76]

1.2. Проблемы эффективного функционирования системы внутрикорпоративных коммуникаций

Начнем с первой и возможно самой глобальной проблемы-это вложение больших усилий и средств, в систему внутриорганизационных коммуникаций.

Нынешнее поколение сотрудников кардинально отличается от предыдущего. Современные специалисты владеют гораздо большей независимостью, и в случае если их что-то не устроит, они не задумываясь, уволятся. Для них на первом месте всегда будут стоять собственные потребности. Например, потребность в человеческом отношении к ним. Современных сотрудников мотивирует непосредственно отношение к ним со стороны руководства, а также то, как их ценят не как рабочую силу, а в первую очередь как людей. [11.C.21]

К сожалению, в России это самое слабое место современного менеджмента. Поскольку игнорируется потребность в человеческом обращении, все проблемы корпоративного духа решают другими способами, такими как: командные тренинги, оплата по итогам, премии и т.п. Не понимая того что человеческое обращение - это все что необходимо сотруднику. Они хотят знать, что их работодатели беспокоятся о них как о людях. Однако, это последнее, что сотрудники получают. [17.C.41]

• Потребность в вежливом, справедливом и уважительном общении;
• Потребность в том, что бы знать, что происходит в организации;
• Чувство вовлеченности;
• Понимание того что их ценят;
• Работа в обстановке, свободной от конкурентной борьбы с равноправными себе;
• Устойчивость в жизни и вероятность личностного и профессионального роста. [6.C.81]

При создании или же изменении системы внутриорганизационных коммуникаций нужно «двигаться» от данных потребностей. По сути система коммуникаций и существует, для того чтобы удовлетворять данные потребности сотрудников.

Мы определили, для чего вкладывать усилия во внутриорганизационные коммуникации. Но в нашей проблеме говорится еще и о денежных средствах. Теперь нам необходимо понять какие дивиденды мы сможем получить от вложенных денежных средств в систему внутриорганизационных коммуникаций.

Если мы обратимся к работе Стрельникова И.В., то в работе автора мы можем увидеть предназначение системы внутриорганизационных коммуникаций - посредством удовлетворения внутренних необходимостей современного сотрудника мотивировать его к росту эффективности в работе, что, в свою очередь, ведет к росту прибыли организации. [21.C.54]

После определения назначения системы внутриорганизационных коммуникаций нам необходимо уточнить, какие именно коммуникации мы понимаем как внутриорганизационные, такие, которые направлены на удовлетворение внутренних потребностей сотрудников. [8.C.31]

Далее нам необходимо определить целевую аудиторию. Так как различные структурные подразделения компании, в которых работают сотрудники, имеют ряд характеристик, отличающих их от внешней аудитории. Во-первых, работники организации всегда в курсе дел, поэтому им нужно предоставлять правдивую информацию. Ложная информация всегда будет быстро определена и доверие к отправителю информации существенно подорвется. Во-вторых, сотрудники организации постоянно общаются с партнерами, клиентами, родственниками. И имеет наибольший вес именно то, что они им говорят, а не то, что организация старается донести до общества через официальные каналы коммуникаций. Это также касается негативных заявлений сотрудников в СМИ, снизить негативный эффект от которых чрезвычайно трудно. [23.C.6]

Теперь мы сталкиваемся со следующей проблемой, связанной с вложением средств. Нам необходимо создать систему средств внутриорганизационных коммуникаций. Далее, мы определим для чего нам это нужно. [3.C.8]

Потому, что нет ни одного универсального средства внутрикорпоративной коммуникации, которое бы обхватывало все целевые группы и находило решение для всех задач, стоящих перед системой. Любое из средств решает лишь часть задач и более подходит различным целевым группам. Следовательно, успешной может быть лишь система средств внутрикорпоративных коммуникаций, которые решают задачи в комплексе. Каждое из средств внутрикорпоративных коммуникаций имеет свои лимитирования и свои достоинства, собственную область рационального влияния. С учетом присутствия различных модальностей восприятия, средства системы должны быть различными по видам и типам предоставляемой информации, должны влиять на различные органы чувств целевой аудитории.

Помимо выше перечисленных проблем, существует ряд часто встречающихся, для этого мы обратимся к автору Кузнецовой Н.В., в своей работе она определила наиболее часто встречающиеся проблемы в работе системы внутриорганизационных коммуникаций. К ним относятся: [17]

Первая проблема состоит в игнорировании потребностей целевой аудитории. Сколько бы мы не вкладывали ресурсов, система внутриорганизационных коммуникаций не будет эффективной, если она не будет отвечать потребностям сотрудников организации. [10.C.33]