Файл: Изучение проектирования реализации операций бизнес-процесса.pdf

Введение

С развитием функциональных возможностей информационных технологий компьютеры активно применяются в различных сферах человеческой деятельности.

В современном обществе, которое функционирует в жестких рыночных условиях, каждая организация стремиться усовершенствовать производство, прогнозирование, анализ хозяйственной деятельности, минимизировать затраты времени, материальных, трудовых ресурсов и упростить процесс управления производством. Эти задачи можно решить с использованием автоматизированных информационных систем.

К рассматриваемым процессам относятся – закупка, хранение, учёт и продажа товара. Использование информационных систем становится неотъемлемой составляющей функционирования организаций. В связи с этим для оптово-розничного склада большую актуальность приобретает использование автоматизированных информационных систем, а также освоение принципов построения и эффективного применения соответствующих технологий и программных продуктов, например, CASE-средств автоматизации проектирования.

Целью данной работы является изучение проектирования реализации операций бизнес-процесса «Запасы-склад».

Для реализации поставленной цели необходимо выполнить ряд задач:

- Рассмотрение структуры и функции предприятия;

- Изучить технологическую сеть проектирования ИС;

- Рассмотреть применение функционально-ориентированного проектирования ИС;

- Изучить создание инфологической модели ИС «Управление товарными запасами на складе» и т.д.

При написании данной работы были использованы современные научные и учебные источники.

Глава 1 Аналитическая часть

1.1 Выбор комплекса задач автоматизации

В данном курсовом проекте в качестве исследуемой организации рассматривается оптово-розничный склад продовольственной продукции.

В торговле сырьем и готовой продукцией все фирмы можно условно разделить в соответствии с масштабом их деятельности. Для крупных корпораций основной задачей в управлении торговыми запасами является стратегическое планирование и оптимизация цепочек поставок между территориально удаленными подразделениями, выполняющими добычу, производство и складирование запасов. Рассматриваемое предприятие относится к средним компаниям, работающим на внутреннем рынке.^[1]

Ключевыми задачами предприятия является ориентация бизнеса на потребности местных и региональных торговых оптово-розничных клиентов, синхронизация с нуждами клиентов производства и закупок товаров. Это предъявляет жесткие требования по постоянному поддержанию запасов товара на определенном уровне, достаточном для удовлетворения возможных сиюминутных заказов. Однако, с другой стороны, для данной компании невыгодно держать на складе большие запасы продукции, поскольку при этом снижается эффективность использования площадей.

Задача склада также сводится к своевременному и качественному обслуживанию клиентов, обеспечению сохранности товаров и контролю соответствия реальных позиций, имеющихся в наличии, информации в системе управленческого учета (проведение инвентаризаций, контроль сроков годности, штрих-кодов, маркировка и т.п.).

Главная цель оптово-розничного предприятия - получение прибыли через удовлетворение покупательского спроса.

СКЛАД

Администрация

Отдел закупок

Отдел продаж

Кадры

Бухгалтерия

Рис. 1 Структура оптово-розничного склада продовольственной продукции

В администрацию входит руководство, осуществляющее управление и контроль над данным предприятием.

Бухгалтерия занимается ведением финансового учёта над товаром, проведением финансовых операций, осуществлением начисления заработной платы и других выплат, а также ведёт расчёт с поставщиками и принимает оплату за товар. Кадры представляют собой отдел кадров и всех работников на данном предприятии.^[2]

Отдел закупок решает следующие задачи: формирование ассортимента товара, определения потребности в товаре, спроса на товар, объёма закупаемого товара, поиск поставщиков, организация закупок, приёмка товара. Отдел продаж работает с покупателями и занимается приёмами заказов на покупку товаров, координирует действия торговых агентов и занимается организацией доставки товаров покупателям.

Проектирование ИС управления торговыми запасами представляет собой сложную задачу для оптово-розничного склада продовольственной продукции и включает проектирование следующих процессов:

• Закупка товара;
• Хранение;
• Учёт товара;
• Продажа товара.

Опишем более подробно проектируемые процессы:

Закупка товара – в начале предприятие определяет потребность в товаре, после чего производится анализ спроса за определённый период на данном предприятии для определения закупаемого товара и его количества.^[3] Объём закупаемого товара зависит от его сроков хранения (годности). Если товар скоропортящийся, то его закупаемое количество не должно сильно превышать на него спрос. Затем финансовый директор даёт указание менеджеру изучить рынок предложений данного товара и определить наиболее выгодного поставщика.

В результате принимается решение о закупке товара и составляется заявка поставщику. Далее осуществляется приёмка и проверка товара (количественная, качественная). При расхождении составляется акт приёмки товара, где указываются все претензии. В этом случае товар может быть возвращён, поставщик заменяет или допоставляет товар. После чего товар доставляется и размещается на складе, а данные о товаре заносятся в единую БД, содержащую данные обо всех запасах.

Процесс хранения продукции тесно связан с функцией преобразования ассортимента. В перечень операций, объединенных в данной функции, входят: сортировка товаров и их комплектация, дробление и укрупнение партий продукции, ее стандартизация. Другими словами, оптово-розничное предприятие превращает промышленное предложение товара в ассортиментные группы, соответствующие спросу отдельных покупателей. Потребность в выполнении данной функции в особенности актуальна в современных условиях, когда из-за развития специализации производство эффективно лишь при выпуске массовых партий товаров, а потребление все в большей степени характеризуется возрастанием номенклатуры при небольших объемах закупок отдельных товаров.

Учёт товара включает – инвентаризацию товара, контроль сроков годности, контроль уровня товарных запасов и работа с БД, содержащей все данные о продукции.^[4] Инвентаризация товара означает перепись всего товара и осуществляется по мере необходимости, примерно один раз в течение нескольких месяцев. Для проведения инвентаризации товара составляется отчёт - список товара, находящегося в наличие, этот список берётся из основной БД, содержащей данные обо всём товаре. Затем наличие товара на складе сопоставляется с данными из отчёта.

Контроль сроков годности – продовольственные запасы имеют определённый срок хранения и отличный у всех товаров. В связи с этим, определяется список товаров, срок годности которых истекает по прошествии определённого времени. По результатам полученных данных разрабатываются мероприятия по снижению цен на данный товар.

Продажа товара включает следующие процессы – принятие заявки на покупку товара, определение наличия товара на складе, выдача товара покупателю при предъявлении товарного чека, организация доставки товара при необходимости.

1.2 Характеристика существующих бизнес – процессов

ООО “Альянс-Трейд” является крупнейшей дистрибьюторской компанией, работающей на рынке продуктов питания уже восемь лет. В настоящее время в компании работает более пятидесяти человек. Компания, имеет пять филиалов в Ямало-Ненецком АО. Центральный офис и все филиалы обеспечены компьютерной техникой, которая постоянно модернизируется в соответствии с поставленными задачами.

Цель компании - стать передовой дистрибьюторской компанией в регионе. Успех компании на рынке был достигнут благодаря ряду факторов: привлекательным ценам, неизменно отличному качеству продукции, высокому уровню и индивидуальному подходу к обслуживанию клиентов, постоянному наличию товаров на специально оборудованном складе компании, четко выстроенной структуре распространения и активного продвижения торговых марок, а также постоянному расширению и развитию национальной сети сбыта.

Работая для максимального удовлетворением потребностей клиентов, компания ведет свою работу по трем основным направлениям, ориентированным как на оптовых, так и на розничных клиентов.

К ним относятся:

работа с оптовыми клиентами через торговых представителей;

работа с розничными клиентами через торговых представителей;

оптово-розничная торговля в магазинах-дискаунтерах.

Постоянные поставщики компании ООО “Альянс-Трейд”:

· ОАО “Сан Инбев” (вторая по объемам продаж пивоваренная компания в России. Компания была создана в 1999 г. И является российским подразделением лидирующего в мире пивоваренного концерна «Анхойзер-Буш ИнБев». «САН ИнБев» использует самые передовые технологии и методики в производстве, маркетинге, логистике и менеджменте);

· Кока-Кола;

· Компания Вимм-Билль-Данн- соки (лидер рынка молочных продуктов и детского питания в России и один из ведущих игроков рынка безалкогольных напитков в России и странах СНГ. «Вимм-Билль-Данну» принадлежит более тридцати пяти перерабатывающих заводов в России, на Украине и в Центральной Азии. На этих предприятиях и в торговых филиалах ВБД работают в общей сложности более восемнадцати тысяч человек);

· Вимм-Билль-Данн- молоко и т.д.

Основные функции, выполняемые на предприятии:

· поиск клиентов;

· заключение договоров;

· закупка продуктов питания;

· хранение продуктов питания на складе;

· учетная деятельность (бухгалтерский учет, складской учет, налоговый учет, кадровый учет).

Поиск клиентов. В компании поиском занимается менеджер по продажам, он осуществляет телефонные переговоры с потенциальными клиентами, затем в случае заинтересованности обоих сторон, происходит уточнение предложения, составление договора, утверждение договора сторонами.

Заключение договоров. Является обязательной позицией в компании, ни с одним клиентом не имеем право работать без договора. Составленный договор оговаривается и уточняется сторонами после чего утверждается. Со стороны исполнителя договор утверждается директором.

Закупка продуктов питания. Поставщику оформляется заявка с перечислением наименований и количества требующихся товаров.

Хранение продуктов питания на складе. Кладовщик осуществляет приемку, хранение и выдачу товара со склада. Грузчик осуществляет погрузку, выгрузку и внутрискладские перемещения.

Учетная деятельность. Формируется главным бухгалтером (бухгалтером) организации на основе настоящего Положения и утверждается руководителем организации. При формировании учетной политики организации по конкретному направлению ведения и организации бухгалтерского учета осуществляется выбор одного способа из нескольких, допускаемых законодательством и нормативными актами по бухгалтерскому учету. Если по конкретному вопросу в нормативных документах не установлены способы ведения бухгалтерского учета, то при формировании учетной политики осуществляется разработка организацией соответствующего способа, исходя из настоящего и иных положений бухгалтерского учета.

1.3 Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Все участвующие в -процессе, в Таблице документов, следующий формат:

Таблица 1

Образец описания документов