Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса (рассматривается деятельность ООО "Биг-хауз").pdf

1.1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Основанием для отгрузки готовой продукции покупателям или отпуска со склада служат приказы-накладные отдела маркетинга организации, в которые включены два документа: приказ складу и накладная на отпуск.

Приказ-накладная оформляется в двух экземплярах: один передается экспедитору для указания количества на­правляемых мест, суммы оплаченного железнодорожного тарифа за перевозку продукции до станции покупателя; второй экземпляр .остается у кладовщика, по нему в карточках складского учета проставляется количество отпущенной продукции и документ передается бухгалтеру.

На основании приказа-накладной и квитанции транспортной организации бухгалтерия выписывает платежное требование для расчетов с покупателями через банк и счет­фактуру. В нем указывается ассортимент, количество, продажная цена, стоимость тары и железнодорожный тариф, оплачиваемый покупателем.

На основании счета-фактуры начисляется ИДС, подлежащий. уплате в бюджет. Покупателю товаров (работ, услуг) счет-фактура необходим для возмещения НДС из бюджета.

Выписывается счет-фактура в двух экземплярах. Первый передается покупателю, а второй остается у организации, продавшей товар (выполнившей работы, оказавшей услуги).

Счета-фактуры, полученные от поставщиков и выставленные покупателям, хранятся в журнале учета счетов-­фактур.

Продавцы учитывают счета-фактуры, выставленные покупателям в хронологическом порядке, а покупатели - номера их поступления от продавцов. Счета-фактуры, составленные продавцом, регистрируются в книге продаж. После отгрузки товаров (выполнения работ, оказания услуг) в счет уже полученных платежей в книге продаж де­лают корректировочную запись, которая уменьшает ранее начисленную сумму налога. Одновременно с этим поставщик выписывает счет-фактуру (в двух экземплярах) на фактическую отгрузку и записывает его в книгу продаж.

Данные платежных требований ежедневно записываются в ведомости учета реализации продукции (работ, услуг).

Схема документооборота документов, используемых в ходе учета продаж, приведена на рисунке 1.7.

Рисунок 1.7 Схема документооборота в процессе учета продаж

Рассмотрим временные характеристики описанных процессов так как, они происходят в настоящее время, и как будут происходить после автоматизации (таблица 1.1).

Таблица 1.1

Сравнение временных затрат

Таким образом, при внедрении данной автоматизированной системы значительно снизятся временные (а значит, и стоимостные) затраты на выполнение рутинных, ежедневных операций, то есть автоматизация описываемого процесса позволит менеджеру отдела продаж обрабатывать большее количество документов за то же самое время, что и до автоматизации.

1.2. Обоснование проектных решений

1.2.1. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Информационное обеспечение (ИО) подсистемы представляет собой информационную модель работы сотрудников предприятия. Различают внемашинное и внутримашинное обеспечение.

Информационное обеспечение включает в себя: систему классификации и кодирования; систему унифицированной документации, используемой в ИО, информационную базу, т.е. информацию из всех информационных массивов.

Внемашинное обеспечение – это вся совокупность информации, основную часть которой составляют документы. Различат первичные документы (входные) такие, как налоговые декларации и другая отчетность налогоплательщиков, и отчетные (выходные) документы, к которым относятся отчетность налогоплательщиков, обработанная и подготовленная для отдела по работе с налогоплательщиками и отдела камеральных проверок.

Внутримашинное ИО – это представление данных на машинных носителях в виде специальным образом организованных массивов (файлов), БД и их информационных связей. Внутримашинное информационное обеспечение подсистемы создает информационную среду, направленную на выполнение сотрудниками своих профессиональных обязанностей. Эта область характеризуется набором объектов, их свойств и взаимосвязей. Для каждого объекта выделяется набор его характеристик, свойств.

К информационному обеспечению предъявляются следующие общие требования:

информационное обеспечение должно быть достаточным для поддержания всех автоматизируемых функций объекта;

для кодирования информации должны использоваться принятые классификаторы;

для кодирования входной и выходной информации, которая используется на высшем уровне управления, должны быть использованы классификаторы этого уровня;

должна быть обеспечена совместимость с информационным обеспечением систем, взаимодействующих с разрабатываемой системой;

формы документов должны отвечать требованиям корпоративных стандартов или унифицированной системы документации;

структура документов и экранных форм должна соответствовать характеристиками терминалов на рабочих местах конечных пользователей;

графики формирования и содержание информационных сообщений, а также используемые аббревиатуры должны быть общеприняты в этой предметной области и согласованы с заказчиком;

в ИС должны быть предусмотрены средства контроля входной и результатной информации, обновления данных в информационных массивах, контроля целостности информационной базы, защиты от несанкционированного доступа.

В рассматриваемом случае к информационному обеспечению задачи будут относиться входные и результатные документы, классификаторы, а также перечень экранных форм, предназначенных для реализации диалога пользователя и системы.

1.2.2. Обоснование проектных решений по программному обеспечению

Программное обеспечение (ПО) включает совокупность программ, реализующих функции и задачи ИС и обеспечивающих устойчивую работу комплексов технических средств. В состав программного обеспечения входят общесистемные и специальные программы, а также инструктивно-методические материалы по применению средств программного обеспечения и персонал, занимающийся его разработкой и сопровождением на весь период жизненного цикла ИТ [9].

К общесистемному (общему) программному обеспечению относятся программы, рассчитанные на широкий круг пользователей и предназначенные для организации вычислительного процесса и выполнения часто встречающихся вариантов обработки информации. Они позволяют расширить функциональные возможности ЭВМ, автоматизировать планирование очередности вычислительных работ, а также автоматизировать работу программистов. Специальное (функциональное) программное обеспечение представляет собой совокупность программ, разрабатываемых при создании ИТ конкретного функционального назначения. Оно включает пакеты прикладных программ, осуществлявших организацию данных и их обработку при решении функциональных задач ИС [3].

При выборе комплекса технических средств для разработки системы, одним из важнейших критерием является выбор операционной системы. Операционная система управляет техническими средствами компьютера, поддерживает запуск и выполнение тех или иных программ и приложений, обеспечивает защиту данных, выполняет различные сервисные функции. Каждая программа пользуется средствами, предоставляемыми операционной системой. Таким образом, выбор операционной системы очень важен, так как он определяет набор программ и формат исполняемых файлов, а также их взаимодействие с операционной системой.

В настоящее время наиболее распространены следующие ОС:

Windows 7,

Windows Vista,

Linux Ubuntu

Apple Mac OS X.

Сравнение ОС наиболее логично проводить по следующим критериям:

интерфейс;

безопасность;

программное обеспечение;

цена и производительность.

Установленная на компьютерах пользователей операционная система Windows XP является уже устаревшей, а Windows Vista отличается от нее только в худшую сторону.

Сильной стороной Мас OS является практическое отсутствие вирусов для Мacintosh. Минус – это то, что Mac OS устанавливается только на компьютеры Мacintosh производства фирмы Apple.

Большинство дистрибутивов Linux являются бесплатными, их можно свободно и бесплатно использовать. На основе программного кода как самой Linux, так и входящих в неё программ и на их основе создавать свои продукты.[4] Поставляется со стандартным набором прикладного ПО. В Linux пользователь может выбрать тот дистрибутив, который больше подходит для решения его задач, а затем ещё и оптимизировать систему «под себя». Существование графического интерфейса освобождает от необходимости править конфигурационные файлы в неудобном виде. Положение дел с безопасностью в Linux в общем очень похоже на Mac OS X. Она находятся на очень высоком уровне в обеих системах и значительно опережают Windows.

Результатом политики GPL явилось то, что сейчас имеется более тысячи разных дистрибутивов Linux. Не все из них достойны внимания, пользователю трудно разобраться в таком множестве версий и выбрать то, что нужно. Кроме того, бесплатность подразумевает практически полное отсутствие технической поддержки пользователей. Другой минус – не такая уж и бесплатная получается система, ведь нужно либо купить с ней диск, что тоже деньги, либо скачивать.

Основная особенность Windows - ее массовое распространение. Связано это с тем,что это операционная система, созданная для пользователей, она не заставляет пользователя подстраиваться под систему, она подстраивается под его потребности. Это самая распространенная в мире операционная система, несмотря на то, что по общественному мнению она самая нестабильная и ненадежная.

Наиболее правильным в данной ситуации является выбор операционной системы Windows 7 по следующим причинам:

Знакомый пользователям интерфейс;

Отсутствие необходимости переобучения;

Легкость администрирования;

Меньшая стоимость, чем у ОС компании Apple;

Наличие всех необходимых функций.

Для корректной работы информационной системы необходимо провести анализ программных средств, имеющихся на рынке, оценить их производительность, надежность и доступность.

Рациональная работа системы в целом складывается из правильно выбранных программных и аппаратных средств. Система разрабатывается для развивающейся телекоммуникационной компании, поэтому необходимо уделить внимание доступности пакета используемых программ, чтобы итоговая цена разработки оказалась доступной для небольшой компании.