Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса - продажи.pdf

ВВЕДЕНИЕ

Информационные технологии являются стратегическими элементами и главными средствами создания стоимости во многих отраслях, составляющих новую экономику с элементами информационного общества.

Продажи осуществляют многие организации - и производители товаров/услуг, и дистрибьюторы, и розничные торговые компании. Время от времени постоянные покупатели звонят в магазин, чтобы узнать о наличии той или иной конкретной вещи или одежде по какому-либо типу. Нередко люди просят привезти им вещь на дом или на работу. Большая часть покупателей имеет отношение к компьютерам и постоянно пользуется услугами Сети, таким образом, было принято решение осуществлять продажи через Интернет-магазин.

Владельцу интернет-магазина не надо тратить деньги на аренду торговых площадей, закупку торгового оборудования, найма продавцов и консультантов. Вся информация представлена на сайте - и сам покупатель выбирает, что ему нужно. Огромная потенциальная аудитория Рунета - это потенциальные покупатели.

Таким образом, целью разработки данного проекта является повышение продаж магазина за счет возможности торговли как на заказ, так и со склада, за счет уменьшения затрат на содержание штата сотрудников, уменьшения затрат времени и операционных расходов, за счет обеспечения удобного сервиса для покупателя и, как следствие, повышения имиджа компании. Для успешной работы интернет-магазина необходимо выполнение следующих условий: привлечение на сайт наибольшего количества потенциальных покупателей; перевод покупателей из статуса «потенциальный» в статус клиента. Т.е. задачами данной работы являются:

1. разработка мобильного и платформо-независимого приложения;
2. представление пользователю описания товара в структурированных категориях;
3. автоматизация системы приема заказов;
4. обеспечение конфиденциальности данных клиента;
5. обеспечение удобного сервиса с возможностью использования системы скидок, функции поиска необходимого товара и оплаты заказа через интернет.

1. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1.1 Выбор комплекса задач автоматизации

Целью данной курсовой работы является проектирование реализации операций бизнес-процесса «Продажи», уменьшить время, затрачиваемое на обработку информации, путем автоматизации процессов ввода, хранения и вывода информации.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. исследовать предметную область;
2. обосновать выбор инструментальных средств;
3. формализовать бизнес-процессы (диаграммы IDEF-0), на базе полученных материалов обследования;
4. формализовать потоки данных (диаграммы DFD), на базе выявленных бизнес-процессов;
5. построить модель данных;
6. сгенерировать модель данных в целевую СУБД;
7. разработать прототип приложения;
8. оценить экономический эффект.

1.2. Характеристика существующих бизнес-процессов

На рисунке 1 представлена структурно-функциональная диаграмма организации деятельности предприятия, соответствующая бизнес-процессу, протекающему в системе предприятия на данный момент времени, то есть без использования ИС, проектируемой в работе. Данная диаграмма построена с использованием принципов стандарта IDEF0.

Рисунок 1. Структурно-функциональная диаграмма организации деятельности интернет-магазина

В деятельности предприятия интернет-магазина можно выделить следующие функциональные направления, связанные между собой на макроуровне (рисунок 2): оформление заказа, согласование документации, оформление документации.

Рисунок 2. Детализация нулевого уровня функциональной диаграммы деятельности интернет-магазина

Данные функциональные блоки взаимосвязаны друг с другом по входам и выходам, в комплексе составляют единый бизнес-процесс компании. [10]

Итоговыми документами являются отчеты, передаваемые либо в бухгалтерию, либо руководителю предприятия для принятия оперативных управленческих решений.

Среди функций управления, показанных на приведенных выше диаграммах, осуществляемых в интернет-магазине, целесообразно выбрать ту совокупность функций, для которых будет в дальнейшем разрабатываться проект автоматизации. Очевидно, что в связи с обоснованием тематики данного проекта, в качестве комплекса задач автоматизации будут выбраны те, которые касаются продажи.

Данный участок важен, так как он более времени ёмкий и выполняется с помощью ручного труда. Так же на данном участке часто происходят ошибки человеческого фактора, что плохо сказывается на имидже фирмы. Так же с помощью автоматизации данного участка мы сократим себестоимость продаж, что позволит стать более конкурентоспособными.

Подробнее рассмотрим этот участок – клиент приходит в магазин, выбирает товар. Далее следует примерка, если товар устроит покупателя – покупка. Рассмотрим достоинства и недостатки такой продажи.

Достоинства – клиент видит товар, может пощупать, померить; нет необходимости доставки товара.

Недостатки – мало клиентов, так как ограничение по времени, неудобно добираться и т.д.; бумажное оформление, что занимает много времени на обработку заказа.

1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Процедура принятия продукции в магазин:

1. продукция приходит в магазин в сопровождении экспедитора и приходной накладной;
2. товаровед проверяет приходную накладную, и регистрирует ее в книге учета входящих документов (накладных);
3. осматривает входящую продукцию, и если с ней все нормально принимает ее передавая экспедитору товара выписку (документ) о том, что товар принят;
4. грузчики отвозят товар в свободное место хранения, и товаровед делает запись в книге учета о том, где хранится вновь поступившая продукция.

В ходе работы, нуждается в инвентаризации, которая включает в себя такие стадии как:

1. ответственный работник по переучету продукции, в сопровождении книги переучета осматривает и переписывает данные о товаре и его количестве;
2. после этого данные сверяются в книге учета товаров, лицами ответственными за документы отчетности в магазине и составляется соответствующий отчет, по данным переучета продукции.

Продажа товаров в магазине проходит следующие стадии:

1. Договор заключается с клиентом при сделке. Если клиент постоянный, можно составить один договор на несколько сделок, обговорив детали дальнейшего сотрудничества: порядок расчётов, отпуск товаров, выполнение работ и условия оказания услуг.
2. Кассовый, товарный чек или бланк строгой отчётности. Выдаются только при оплате наличными. Если клиент рассчитывается за товар банковским переводом, остаётся платёжный документ, заверенный банком и подтверждающий оплату.
3. Накладная и счёт-фактура (при наличии). Поставщик выдаёт клиенту при отгрузке товара. [5]

Далее следует рассмотреть схему документооборота магазина (рисунок3).

Рисунок 3. Схема документооборота магазина

Проанализировав ситуацию в магазине и выявив все минусы, постараемся создать такую систему, которая бы автоматизировала следующие операции на складе:

1. регистрация документов осуществляется с помощью ЭВМ;
2. поиск товаров для продажи будет проводиться путем поиска соответствующего товара в БД и просмотра информации о месте его хранении;
3. формирование документов отчетности, будет производиться системой автоматически.

В результате вся работа с бумагами будет проводиться с использованием компьютеров, не нужно будет возится с кучей бумаг.

1.4. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

На этапе проектирования информационной системы формируется модель данных. Проектировщики в качестве исходной информации получают результаты анализа. Конечным продуктом этапа проектирования являются:

1. схема базы данных (на основании ER-модели, разработанной на этапе анализа);
2. набор спецификаций модулей системы (они строятся на базе моделей функций). [2]

В условиях стремительно изменяющихся технологий CASE-средство предназначен для всех компаний, разрабатывающих и использующих базы данных, для администраторов баз данных, системных аналитиков, проектировщиков баз данных, разработчиков, руководителей проектов, — и позволяет управлять данными в процессе корпоративных изменений. [4]

Интернет-магазин используется в качестве способа доставки информации о товаре потенциальному заказчику и получения уведомления о его намерениях. Основа онлайн-магазина – это каталог продукции и система публикации на сайте этого каталога. Первым делом нужно создать грамотный и строго классифицированный каталог товаров.

Структура каталога в той или иной мере окажет какое-то влияние на структуру интернет-сайта. Даже если размещать товар правильно, согласно товарной номенклатуре, принятой в отрасли, это не даст гарантии для клиентов удобства поиска. При разработке сайта необходимо учитывать представления о систематизации товаров этой группы сложившиеся у клиентов.

В ходе создания товарного каталога необходимо изучить все самые популярные фирменные классификаторы. Если сразу использовать их в качестве некоторого стандарта отрасли, то на этом этапе можно будет увидеть, что названия некоторых разделов абсолютно ни о чем не говорят клиенту. Также нужно избегать не понятных потребителю классификаторов. Поэтому рекомендуется совмещать принятые у производителей товаров классификации с бытовыми характеристиками.

Быстродействие – одно из важнейших качеств системы, которое отвечает за скорость передачи данных внутри системы. В системе продаж интернет-магазина быстрое обновление информации – условие больших продаж.

Несомненно, особенность товара много в чем определяет дизайн сайта. Тем не менее, главное правило создания интерфейса интернет-магазинов, которое является общим для всех – это функциональность. Главная задача дизайнера - это придать онлайн-магазину привлекательный и характерный внешний вид, сохранив при этом его функциональность.

Следующий шаг – отображение товаров из созданного каталога на сайте интернет-магазина и организация управления сайтом. Для этой цели нужен некоторый механизм, который даст возможность отображать на сайте товары и группу товаров, определять место отображения (каталог, витрина, рекламное предложение) и метод представления (название, цена, описание, размеры, фотографии и др.).

Также, помимо информации о товарах, нужно публиковать новости, справочные и познавательные материалы, все, что может быть полезно и интересно аудитории.

Управление сайтом должен осуществлять специалист, который обладает знаниями в интернет-технологиях на достаточном уровне. Как правило - это будет товаровед или менеджер по продажам.

Модернизация и разработка такого механизма, зачастую, продолжается также после того, как онлайн-магазин уже открыт, так как постоянно возникают новые задачи, такие как: модерация форума, проведение акций и конкурсов, разные распродажи и т. п.

Таким образом, мы сформировали ту часть онлайн-магазина, которая дает возможность преподнести информацию о товарах потенциальным заказчикам. Следующим шагом нужно рассмотреть вопрос приема и обработки данных о намерениях клиентов.

В основном, сам процесс приобретения товаров в онлайн-магазине осуществляется в три этапа: поиск нужного товара, перемещение выбранного товара в корзину и оформление заказа. Все эти этапы проходят на сайте онлайн-магазина и в голове покупателя. Главная цель – покупатель должен нажать кнопку «оформить заказ» и содержимое корзины покупателя, и информация о нем придет к менеджерам.

Куда конкретно попадут эти данные и что с ними будет делаться дальше, зависит от конструкции части онлайн-магазина, называемой BackOffice. Эта часть чрезвычайно нужна и полезна, кроме этого, при интенсивной торговле заменить ее может только большое количество менеджеров, которые все время теряют заказы и, таким образом, клиентов. Грамотно построенный BackOffice должен включать в себя как базу данных полученных заказов с отметкой об их выполнении, так и базу покупателей с их историей кредита.