Файл: .Разработка проекта информационной системы подбора, найма и сопровождения трудовых ресурсов.pdf

ВВЕДЕНИЕ

Объем информации, который необходим для осуществления деятельности любой организации, растет с каждым днем. Для оптимизации сбора и хранения, а также для снижения временных затрат на обработку данных используют информационные системы.

В любой организации необходимы процессы учета. Например, ведение бухгалтерского, кадрового учета, а также учета входящей документации. Кадровый учет включает в себя не только процессы расчета заработной платы, формирования графиков отпусков и т.д., но и подбор персонала.

Информационные системы, автоматизирующие управление персоналом организации, должны включать в себя функции подбора, найма и сопровождения трудовых ресурсов. Разработка информационной системы является достаточно сложным процессом, который принято делить на ряд этапов.

При разработке информационной системы важным является процесс выявления требований пользователей к самой системе. Требования пользователей включают в себя требования к информационному и техническому обеспечению, к интерфейсу и функционалу, а также к среде, в которой будет функционировать система.

Также в организациях существуют свои особенности ведения учета документации. При этом ведение бумажного документооборота имеет свои недостатки, к которым относятся:

• Большой объем документов;
• Высокие временные затраты на формирование и поиск документов;
• Возможность повреждения или утери документа;
• Необходимость наличия больших архивных помещений.

Для устранения этих недостатков применяются информационные системы, которые позволяют оперативно осуществить сбор, хранение и обработку данных.

Актуальность работы заключается в применении информационных технологий для оптимизации бизнес-процессов организации.

Объектом исследования является бизнес-процесс подбора, найма и сопровождения трудовых ресурсов.

Предметом исследования является автоматизация бизнес-процесса подбора, найма и сопровождения трудовых ресурсов.

Целью работы является разработка проекта информационной системы, автоматизирующей подбор, найм и сопровождение трудовых ресурсов.

Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач:

1. Дать описание предметной области.
2. Осуществить моделирование бизнес-процессов.
3. Выявить недостатки, присущие бизнес-процессам.
4. Осуществить моделирование бизнес-процессов «как должно быть».
5. Разработать требования к системе.
6. Осуществить выбор проектных решений по программному обеспечению.
7. Спроектировать логическую структуру базы данных.

---

Предпроектное обследование

1. Описание предметной области

Предметной областью курсовой работы является процесс управления персоналом, в который включены процессы подбора, найма и сопровождения трудовых ресурсов. Процесс управления персоналом делится на следующие этапы:

• кадровое планирование;
• определение квалификационных требований и необходимой компетентности персонала, выполняющего работы, влияющие на качество.

Показатели результативности деятельности персонала зависят от результатов следующих этапов процесса управления персоналом [3]:

• планирование потребности в персонале;
• подбор и адаптация персонала;
• организация труда, его оценки и мотивации;
• развитие персонала, его трудовых перемещений, стимулирование персонала и сплочение коллектива.

Перечисленные этапы должны рассматриваться во взаимосвязи, поэтому нельзя отказаться от выполнения отдельных работ без нанесения ущерба всей системе управления персоналом. Схематично процесс управления персоналом представлен на рисунке 1.

Таким образом функциями процесса управления персоналом, подлежащим автоматизации будут:

• кадровое делопроизводство;
• расчёт заработной платы;
• учёт рабочего времени,
• построение штатного расписания.

Автоматизация процесса управления персоналом заключается в том, чтобы освободить рабочее время специалистов кадрового отдела и облегчить понимание процесса сотрудниками. Автоматизация процесса управления персоналом позволит отследить этапы принятия тех или иных управленческих решений.

Рисунок 1. Схема процесса управления персоналом

1. Моделирование бизнес-процессов предметной области

Для наглядного представления бизнес-процессов предметной области применяется метод моделирования бизнес-процессов, в ходе которого процесс представлен в графическом изображении с входящими и выходящими информационными потоками [4].

---

На рисунке 2 представлена контекстная диаграмма бизнес-процесса подбора, найма и сопровождения трудовых ресурсов. Управление процессом осуществляется согласно приказам и трудовому кодексу РФ. Механизмом процесса является отдел кадров.

Рисунок 2. Контекстная диаграмма процесса

Входящими потоками процесса являются: потребность в персонале, приказ о проведении аудита и заявки соискателей. Выходящими потоками являются: кадровый резерв, трудовой договор, отчет о результата аудита, план кадровых перемещений, план повышения квалификации.

Рассмотрим декомпозицию бизнес-процесса подбора, найма и сопровождения трудовых ресурсов. На рисунке 3 представлена декомпозиция первого уровня. Процесс подбора, найма и сопровождения трудовых ресурсов осуществляется следующим образом: сначала специалисты в соответствии с потребностью в персонале осуществляют формирование персонала, в процессе чего может потребоваться проведение набора кадрового состава. Затем проводится использование персонала, которое включает распределение персонала по отделам компании. В заключении необходимо оценить работу персонала, для этого по приказу руководителя организации проводится аудит персонала, призванный оценить эффективность расстановки кадров и оценить продуктивность их деятельности.

На рисунке 4 представлена декомпозиция процесса формирования персонала. В ходе этого процесса на основании потребности в персонале, полученной от руководителей структурных подразделений организации или специалистов планового отдела осуществляется составление заявок об открытых вакансиях, в которых перечислены характеристики, которым должен соответствовать соискатель. Затем специалисты отдела проводят собеседования, чтобы оценить соответствие кандидатов запрашиваемым требованиям. После того как персонал подобран, осуществляется оформление трудовых договоров.

На рисунке 5 представлена модель процесса использования персонала. В ходе этого процесса осуществляется формирование кадрового резерва, планируются кадровые перемещения и отслеживается потребность в повышении квалификации персонала. Эти процессы базируются на потребности в персонале, которая поступает от руководителей отделов компании, а также от специалистов коммерческого отдела,

Рисунок 3. Декомпозиция процесса подбора, найма и сопровождения трудовых ресурсов

---

Рисунок 4. Модель процесса формирования персонала

Рисунок 5. Модель процесса использования персонала

которые осуществляют планирование деятельности компании.

На рисунке 6 представлена модель процесса аудита персонала. Аудит персонала проводится по ряду методик, в ходе которых необходимо собрать большое количество информации не только результатах работы, но и о личности кадрового состава. В ходе аудита специалист по кадрам оценивает социально-психологическое состояние кадрового состава. Для этого специалисту необходимо извлечь информацию из личных дел сотрудников о семейном положении, составе семьи, уровне образования и т.д. Затем осуществляется анализ деятельности персонала. Специалист отдела кадров анализирует эффективность выполнения бизнес-процессов компании сотрудниками. Показателями для проведения анализа служат ряд факторов: временные затраты, количество заключенных договоров, количество оказанных услуг и т.д. В заключение проводится анализ соответствия персонала методическим нормам. Здесь оценивается кадровый состав, занимаемые должности и количество открытых вакансий. По результатам аудита специалисты отдела кадров формируют отчет, в котором содержатся результаты аудита.

1. Анализ бизнес-процессов

Проанализировав бизнес-процессы предметной области были выделены следующие недостатки:

1. Отсутствие автоматизации формирования документации и отчетности.
2. Ручное планирование графика отпусков персонала.
3. Вероятность допущения ошибок при заполнении документов.

В организации ведется бумажный документооборот и отсутствует автоматизация формирования документации и отчетности. В связи с этим временные затраты сотрудников на ведение документации имеют большой объем.

Рисунок 6. Модель процесса аудита персонала

При ведении бумажного документооборота существует вероятность допущения ошибок при заполнении форм и утери документов. Так же сотрудники уделяют ведению документации большее количество времени чем своим прямым обязанностям.

Большие временные затраты присутствуют также в процессе формирования отчетности о результатах работы специалистов отдела кадров. Для формирования отчета специалистам приходится вручную осуществлять поиск документов, выявление необходимых данных, анализировать полученные данные и формировать отчет [1].

---

Ведение бумажного документооборота характеризуется высоким уровнем расходов на закупку бумаги. Переход к электронному документообороту поможет учреждению сократить затраты на расходные материалы на 60%.

Архив документов при ведении бумажного документооборота имеет положительную тенденцию роста и занимает все больше места. Переход к бумажному документообороту поможет сократить рост численности архива документов на 40%. Поиск нужного документа в архиве требует значительных временных затрат.

Бумага является недолговечным материалом в связи с чем сохранность документа подвергается риску внешних воздействий. Ведение бумажного документооборота характеризуется отсутствием централизованного хранилища документов. Документы постоянно перемещаются между получателями. Процесс перемещения документа от одного респондента к другому так же требует высоких временных затрат. При этом отсутствует возможность контролировать нахождение документа.

Вариантом решения выделенных недостатков является разработка информационной системы, автоматизирующей процессы подбора, найма и сопровождения трудовых ресурсов. Информационная система позволит учреждению автоматизировать следующие функции [7]:

1. Выявление потребности в трудовых ресурсах.
2. Планирование работы персонала.
3. Формирование отчетов о работе персонала.
4. Отслеживание уровня загруженности специалистов.
5. Расчет показателей работы специалистов [6].

Разработка проектных решений

1. Моделирование бизнес-процессов «как должно быть»

Рассмотрим бизнес-процессы предметно области после внедрения информационной системы подбора, найма и сопровождения трудовых ресурсов. На рисунке 7 представлена контекстная диаграмма бизнес-процесса. Управление процессом осуществляется согласно приказам и трудовому кодексу РФ. Механизмами процесса являются отдел кадров и информационная система. Входящими потоками процесса являются: потребность в персонале, приказ о проведении аудита и заявки соискателей. Выходящими потоками являются: кадровый резерв, трудовой договор, отчет о результата аудита, план кадровых перемещений, план повышения квалификации.

Рассмотрим декомпозицию бизнес-процесса управления персоналом. На рисунке 8 представлена декомпозиция первого уровня процесса подбора, найма и сопровождения трудовых ресурсов. Сначала специалисты в соответствии с потребностью в персонале осуществляют формирование персонала, в процессе чего может потребоваться проведение набора кадрового состава. Затем проводится использование персонала, которое включает распределение персонала по отделам компании. В заключении необходимо оценить работу персонала, для этого по приказу руководителя организации проводится аудит персонала, призванный оценить эффективность расстановки кадров и оценить продуктивность их деятельности.

---