Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Транспортная доставка заказов» ..pdf

ВВЕДЕНИЕ

В современном мире существует возможность значительно ускорить работу на предприятиях, прилагая наименьшие усилия – с помощью информационных систем и компьютерной техники, которая взяла на себя практически всю бумажную волокиту.

Организации, занимающиеся предоставлением сервисных услуг, в том числе и транспортная доставка заказов, с помощью автоматизации могут упростить процесс организации перевозок, а также контролировать работу сотрудников.

Объектом исследования данной работы выступает автоматизация транспортной доставки заказов в организации.

Предметом исследования являются сервисные услуги перевозок сотрудников и транспортной доставки заказов организации.

Организация занимается транспортной доставки заказов по учреждениям, иногда осуществляет перевозки школьников.

Актуальность тематики данной работы по автоматизации услуг транспортной доставки заказов организации, в том числе перевозок сотрудников организации доказывается тем, что в результате внедрения системы автоматизации будут решены следующие проблемы:

1. составление отчетов занимает много времени, поэтому в штате приходится держать отдельную рабочую единицу для этой цели;
2. чтобы составить статистику или отчет по прошлому году, нужно поднимать все бумаги.
3. информация по перевозкам хранится в папках, которые занимают целый шкаф, а это затраты на бумагу, которые можно сократить.

Целью данной работы является разработка автоматизированной информационной системы услуги перевозок сотрудников и транспортной доставки заказов организации, которое способно вести учет перевозок, выводить отчеты и статистику по перевозкам.

Эта цель предопределила постановку и последовательное решение следующих задач:

• провести анализ предметной области;
• спроектировать систему автоматизации услуг перевозок сотрудников и транспортной доставки заказов организации;
• спроектировать логическую и физическую модель базы данных;
• разработать подсистему получения сведений о водителях, автобусах, маршрутах;
• организовать поиск маршрутов, водителей и транспорта в базе.

Многие организации хранить информацию предпочитают с помощью баз данных (БД), это дешевле, чем хранение на бумаге.

Базы данных позволяют хранить, структурировать информацию и извлекать ее оптимальным для пользователя образом. Использование клиент/серверных технологий позволяет сэкономить, что очень важно для организации, т.к. государство не всегда может выделить необходимую сумму. Так же благодаря БД можно сэкономить время, доступ и ввод информации упрощен, поскольку они основываются на комплексной обработке данных и централизации их хранения. Несомненным плюсом данного хранения является то, что ЭВМ позволяет хранить огромные объемы информации любых форматов, текст, чертежи, изображения, звуковые записи и т.д.

1 ГЛАВА. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации

Для автоматизации выбран комплекс задач в организации по осуществлению услуг перевозок сотрудников и транспортной доставки заказов организации, так как процесс учета данных перевозок на сегодняшний день весьма трудоемок и медленен.

Для того, чтобы сотрудник в рабочее время смог выехать в учреждение на рабочем транспорте, ему необходимо иметь документ, подтверждающий необходимость поездки. Чаще всего данным документом является служебная записка или заявка от учреждения, нуждающегося в сотруднике. Реже – направление руководителя.

С данным документом сотрудник обращается в организацию сервисных услуг с просьбой отвезти его в пункт назначения.

Организация оформляет путевой лист, звонит водителям и отправляет сотрудника в пункт назначения.

В пункте назначения сотруднику должны проставить отметки, что он прибыл и выполнил необходимые работы».

Далее водитель отвозит сотрудника обратно в администрацию.

1.2. Характеристика существующих бизнес – процессов

Концептуальная модель разработана на основе CASE-средства BP WIN. Стрелки в контекстной диаграммы в графической нотации IDEF0 показывают связи деятельности организации с пассажирами, сотрудниками и т.д.

Контекстная диаграмма приведена на рисунке 1.1.

Рисунок 1.1 - Контекстная диаграмма сервисных услуг перевозок сотрудников и транспортной доставки заказов организации

В соответствии с методологией IDEF0, стрелки, входящие в левую сторону блока «Пассажирские перевозки» - это входы (В нашем случае стрелки «Пассажир» и «Заявка н перевозку»). Входы преобразуются функцией для того, чтобы создать данные или материальные объекты, которые появятся на выходе.

Выходы – это стрелки, выходящие из блока с правой стороны («Пассажир, доставленный на начальный пункт» и «Отчетная документация»).

Стрелки, входящие в блок сверху – управления, они определяют условия, необходимые функции («Законодательство», «Внутренний регламент организации», чтобы произвести правильный выход).

Стрелки, подключенные к нижней стороне функционального блока, представляют используемые механизмы, поддерживающие выполнение функции («Оборудование», «Транспортные средства», «Сотрудники организации»).

Далее контекстная диаграмма декомпозируется на 3 блока IDEF0: «Работа с заказчиком», «Организация перевозки» и «Работа с учреждением пункта назначения» (Рисунок 1.2).

Рисунок 1.2 - Декомпозиция контекстной диаграммы

Работа с заказчикам включает в себя работу, связанную с принятием заявки от пассажира или организации, а именно: обработку заявки, составление договоров и документаций между организациями, если таковые отсутствуют, а так же оформление заказа на перевозку, чтобы передать его на последующий этап (функция «Работа с заказчиком» декомпозируется на 3 этапа – «Обработка заявки от организации-отправителя или пассажира напрямую», «Составление и подписание договора о перевозке» и «Оформление заказа на перевозку») (Рисунок 1.3).

Рисунок 1.3 - Декомпозиция диаграммы «Работа с заказчиком»

Оператор получает заявку на перевозку. Обрабатывает ее, затем, если отсутствуют какие-либо документы или договор – составляет их, далее оформляет заказ и передает ее лицу, ответственному за отправление транспорта.

Функция «Обработка заявки от организации-отправителя или пассажира напрямую» состоит из трех этапов:

- «Формирование маршрута»

- «Выбор транспорта»

- «Отправка заявки в отдел по перевозкам»

Это представлено диаграммой потоков данных (DFD) на рисунке 1.5.

Рисунок 1.5 - Диаграмма потоков данных «Обработка заявки от организации-отправителя или пассажира напрямую»

При формировании маршрута оператор получает запрос от пассажира, либо руководителя организации, получает необходимые для формирования маршрута сведения, такие, как пункты назначения и отправления. Оператор может отправить транспорт только в организации, которые оговорены заранее (указаны в договоре). Оператор выбирает маршруты из существующего справочника. Данные о маршрутах сохраняются, это необходимо при оформлении отчетов при необходимости, или как доказательство, что сотрудник в рабочее время отсутствовал в здании администрации «по работе», что отразится на его зарплате в большую сторону. После того, как оператор сформирует запрос, ему необходимо выбрать транспорт, который будет отправлен сотруднику-пассажиру. Транспорт так же выбирается из справочника. Далее заявка отправляется в отдел по перевозкам.

В отделе по перевозкам осуществляется работа этапа «Организация перевозки». Эта функция декомпозируется на 3 функции: «Планирование перевозки», «Формирование сопроводительных документов» и «Отправка пассажира в пункт назначения» (Рисунок 1.6).

Рисунок 1.6 - Декомпозиция контекстной диаграммы «Организация перевозки»

Этап «Планирование перевозки» осуществляет полноценное оформление перевозки, т.е. на этом этапе решается окончательно, выдадут ли машину сотруднику, или откажут. В случае, если организация дала «добро» на осуществление перевозки, оформляются сопроводительные документы для водителей и отправляют машину в пункт назначения, где водитель будет ждать работника и отвезет его по рабочим делам.

Рассмотрим функцию «Планирование перевозки». Декомпозируем ее с помощью объекта ссылки IDEF3 (Рисунок 1.7).

Рисунок 1.7 - Сценарий бизнес-процесса «Пассажирские перевозки» на этапе планирования

При получении заявки отделом пассажирских перевозок от оператора, осуществляется проверка правильности заполнения всех форм, проверка наличия в базе данных пунктов назначения и отправления, а так же транспорта, указанных оператором в заявке. При некорректном заполнении полей отдел заявку отклоняет, тем самым отказывая пассажиру в транспорте. При корректном заполнении полей отдел проверяет наличие оснований на поездку, чаще всего это служебная записка от организации, которая затребовала к себе специалиста для выполнения каких-либо работ. Если документ имеется, организация начинает оформлять перевозку (оформлять сопроводительные документы) и отправляет транспорт в пункт назначения., иначе – отказывает.

На этапе «Отправка пассажира в пункт назначения» осуществлена декомпозиция с помощью объекта ссылки IDEF3 (Рисунок 1.8).

Рисунок 1.8 - Сценарий бизнес-процесса «Пассажирские перевозки» на этапе отправки пассажира в пункт назначения.

По приезду транспорта в пункт прибытия, водитель обязательно проверяет личность сотрудника, который собирается с ним поехать, чтобы избежать недоразумений и не забрать другого человека. Личность сотрудник подтверждает показав паспорт или пропуск. Если ФИО работника не соответствует ФИО сотрудника в заявке, то водитель отказывает в поездке и ждет нужного ему человека.

Если личность в документах и заявке сходится, то водитель с пассажиром отправляется в пункт назначения.

В пункте назначения, по окончанию работ, сотрудник обязательно должен проставить отметку от организации пункта назначения, иначе отсутствие на рабочем месте не будет уважительным и за данные работы работник оплаты не получит.

Тем самым функция «Работа с учреждением пункта назначения» декомпозирована на 3 более мелкие функции: «Доставка пассажира в пункт назначения», «Подтверждение прибытия пассажира в пункт назначения» и «Доставка пассажира на начальный пункт (после выполнения работ)» (Рисунок 1.9).

Рисунок 1.9 - Декомпозиция диаграммы «Работа с учреждением пункта назначения»

1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

В настоящее время в организации учет услуг перевозок сотрудников и транспортной доставки заказов организации осуществлялся с помощью Microsoft Excel, указанные документы занимали большой объем на диске, для обработки данных или поиска необходимой информации нужно было уделять большое внимание и затрачивать много времени. Создание электронной базы данных содержащей всю необходимую информацию значительно облегчило бы работу сотрудников. В результате внедрения разработанной базы данных повысилась бы оперативность работы, за счет сокращения времени на обработку документации. Программа была не универсальна и представляла собой набор различных файлов. Этот способ ведения учета был настолько громоздким, что очень часто возникали путаницы.

Схема документооборота реализации автоматизированной системы учета сервисных услуг перевозок сотрудников и транспортной доставки заказов организации представлена на рисунке 1.1.