Файл: Описание документов, необходимых для получения исходной информации.pdf

Введение

Компании, деятельность которых связана с общественным питанием часто имеют дело с доставкой горячих обедов на дом или в офисы. Все запасы компании находятся на складах. И вопрос управления доставкой заказов один из наиболее важных, поэтому многие руководители считают целесообразным его автоматизировать.

Благодаря автоматизации управления доставкой заказов заметно снижается количество ошибок, которые делают в процессе работы сотрудники предприятия.

Управление доставкой заказов – это всегда работа с большим объемом данных. Автоматизация же учета позволяет экономить время, деньги и человеческий ресурс предприятия. Сейчас представлен большой выбор программ для управления доставкой заказов.

Хороший детализированный учет доставок позволяет определять оборот денежных средств по разным критериям и проводить анализ продаж. Программа управления доставкой заказов позволяет сделать продажи эффективными, она предоставляет всю информацию о доставке заказов – загрузку транспорта, водителей, и другое.

Автоматизация устраняет проблемы лишних трудозатрат, экономит время на ручной учет и формирование документации. Ошибка сотрудника может привести к большим убыткам на предприятии.

. При больших объемах одного вида товара существует риск, что товар потеряет свою актуальность, это приведет либо к потере вложенных средств, либо к получению низкого дохода.

Предмет исследования - автоматизация управления транспортной доставкой заказов. Автоматизация является необходимым и перспективным процессом. Комплексное использование современных информационных технологий позволяет значительно облегчить работу менеджеров по продажам.

Объект исследования – предприятие общественного питания.

Можно выделить основные задачи, которые необходимо решить в процессе выполнения данной дипломной работы для достижения основной цели:

- Провести анализ и описание предметной области;

- Создать хранилище заказов;

- Создать функцию управления доставкой заказов;

- Обеспечить систему функцией контроля правильности оформления документов;

- Изучить особенности работы пользователя и области применения информационной системы;

1.Обеспечить максимальную безопасность данных в системе;

2.Разработать интерфейс пользователя, учитывающий особенности специфики работы пользователя;

3. Разработать методические пособия по использованию и работе с информационной системой.

Итогом проделанной работы должен стать АИС для автоматизации рабочего места менеджера по доставке заказов, настроенный под требования сотрудников.

1 глава. Аналитическая часть.

1.1 Выбор комплекса задач автоматизации

Обслуживающая организация ООО «Автосуши» образовалась в 2009

году. Компания предоставляет клиентам широкий спектр услуг по доставке блюд азиатской кухни на дом или в офис:

Первое кафе было открыто 22 сентября 2009 года. Сегодня в компании насчитывается более 50 подразделений: офис с собственным учебным центром, Call-Center, три производственные площадки, более 40 кафе "Автосуши" и 6 представительств "Автопицца". Половина из них - это собственная сеть и половина - наши партнеры по франчайзингу. На сегодняшний день компания продала более 5 млн роллов и суши. Количество персонала почти 1000 человек. В управлении заняты более 70 сотрудников, большинство из них начинали свою карьеру у нас с поваров, водителей и администраторов, а сейчас являются руководителями, перешли работать в офис. Компания не перестает развиваться и в первую очередь на новые вакансии рассматривает сотрудиков компании, которые знают наши нюансы работы, знают компанию.В 2011 году мы получили премию «Нижегородский Знак качества – 2011». Январь 2012 года - официально получено эксклюзивное право называться «Автосуши»

Компания уже имеет большой опыт работы на рынке услуг по доставке суши и роллов. В организации работают сертифицированные специалисты, постоянно совершенствующие свои знания и навыки.

Менеджеры компании принимают поступающие заказы и распределяют их

между собой. Менеджер, получив заказ, сам выбирает водителя, автомобиль, определяет стоимость заказа, стоимость доставки и время его выполнения. Так же в штате компании присутствует секретарь, ведущий обработку первичной документации и внештатный бухгалтер, который ведет всю бухгалтерскую и налоговую отчетность организации и, руководитель, чьей основной задачей является общий контроль над всеми отделами организации.

Любая деятельность компании ООО «Автосуши» сопровождается соответствующей документацией, что отражается в АИС «Управление обслуживающей организации», что дает возможность оперативно получать информацию различного характера.

1.2. Характеристика существующих бизнес – процессов

Бизнес-процесс - это реализация функции во времени, способ решения бизнес-задачи. Бизнес-процесс описывает процесс выполнения функции, в какой последовательности и в каких вариантах, а также взаимодействие функций между собой в работе организации.

Можно представить следующую классификацию бизнес-процессов учета транспортной доставки заказов:

Основные бизнес-процессы:

- прием заказа;

- прием заявок на доставку заказа;

- оформление путевого листа

- учет путевых листов;

-учет загруженности транспорта

Процессы управления:

- обеспечение соблюдения технологии обработки путевых листов и порядка документооборота.

- анализ движения заказов.

Рис. 1.1. Функциональная модель нулевого уровня «Обеспечение доставки заказов» AS-IS

Рис. 1.2. Функциональная модель первого уровня «Обеспечение доставки заказов» AS-IS

Автоматизации в нашем случае подлежат следующие процессы:

- создание заказа;

- прием заявок на доставку заказа;

- оформление путевого листа

- учет путевых листов;

-учет загруженности транспорта

Рис. 1.3. Функциональная модель нулевого уровня «Обеспечение доставки заказов» TO-BE

Рис. 1.4. Функциональная модель нулевого уровня «Обеспечение доставки заказов» TO-BE

1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Основными документами в рассматриваемой задаче являются Заказ, Путевой лист и Получение заказа. Схема документооборота приведена в таб. 1.1

Таблица1.1

Схема документооборота

Существующий способ учета связан с большой трудоемкостью, разрозненностью сведений, что с большой вероятностью ведет к их утере или неправильной интерпретации. На сегодняшний день невозможно получить сведения о загрузке транспортных средств, о своевременности доставки заказов, провести анализ основных причин проблем с доставкой и выявить ответственных.

Кроме того, в отчетный период необходимо составление аналитических отчетов, включающих в себя анализ работы за определенный период, что очень затруднительно.

Временные характеристики описанных процессов приведены в таблице 1.2.

Таблица 1.2

Характеристики описанных процессов

Таким образом, ежедневно, в среднем, 300 минут или 5 часов минут, сотрудник занят занесением необходимых сведений в книги учета, а также, при необходимости анализом и поиском нужных сведений. Учитывая, что продолжительность рабочего дня составляет 8 часов, делаем вывод, что на выполнение остальных обязанностей остается менее 35 % рабочего времени, что крайне неэффективно.

Для данного способа также характерны следующие недостатки:

• Невысокая скорость и точность выполнения расчетов.
• Неэффективное использование рабочего времени.
• Слабый контроль работы сотрудника.
• Бюрократия – увеличивающийся «поток» бумажной работы.

В результате проводимой автоматизации предполагается постоянно иметь точнейшие сведения о количестве поступившего и отпущенного товара, сократить время на подготовку аналитических отчетов и передачу документов за счет их электронной формы.

Очевидно, что для автоматизации необходимо использовать такие средства, как персональные компьютеры, принтеры, а также специальное программное обеспечение и, возможно, локальную вычислительную сеть.

Проведем расчет ожидаемого эффекта от внедрения средств автоматизации. В таблице 1.3 произведен расчет эффекта внедрения.

Таблица 1.3

Расчет эффекта внедрения

Таким образом, ожидаемая экономия рабочего времени составляет около 5 часов ежедневно, что позволяет увеличить эффективность работы сотрудников

1.4. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению.

Информационное обеспечение состоит из внутримашинного, которое включает массивы данных (входные, промежуточные, выходные), программы для решения задач, и внемашинного, которое включает системы

В состав информационного обеспечения должны входить:

• потоки входной информации, к которым относятся сведения о работниках, видах работ, работах.
• потоки выходной информации, к которым можно отнести сведения выполнении работ и оплате

В состав классификаторов входят следующие:

• Справочник "Районы"
• Справочник "Улицы"
• Справочник "Водители"
• Справочник "Заказчики"
• Справочник «Товар»

В список первичных документов входят:

• Заказ
• Путевой лист
• Получение заказа

В результате должны формироваться следующие документы:

• Занятость водителей;
• Заказы
• Получение заказов.

Для ввода и вывода информации используются экранные формы, которые проектируются и создаются до начала внедрения системы данное решение актуально, так как состав информации используемой информационной системой постоянен и не будет изменяться во время её эксплуатации.

Конфигуратор системы 1С:Предприятие является специальным режимом запуска 1С и предназначен для разработчиков, программистов. В этом режиме разработчик создает или корректирует структуру базы данных, программные модули, производит административные работы. В режиме Конфигуратора нельзя вводить информацию в базу данных, за исключением загрузки базы данных из архивов. Обычные пользователи работают в другом режиме "Предприятие". В этом режиме возможен ввод данных, заполнение справочников и ввод документов, формирование отчетов и запуск обработок. Конфигуратор предоставляет стандартные формы для ввода документов и справочников и необходимым набором функций.