Файл: Разработка информационной системы работы с клиентами автосервиса.pdf

Введение

Предприятия, занятые в сфере диагностики и ремонта автомобилей, существуют в условиях высокой конкуренции. Чтобы повысить свою конкурентоспособность большинство предприятий используют информационные системы в процессе своей работы, так как вычислительная техника способна в разы ускорить процесс обработки информации и получения результата. Но в наши дни остаются и такие предприятия, руководители которых не решаются внедрять информационные системы в силу их дороговизны или своей неосведомлённости в данной сфере.

Основной целью данной дипломной работы является разработка информационной системы автосервиса, которая позволит повысить эффективность управления за счет быстрого доступа к информации о клиентах, поставщиках, сотрудниках, запасах на складе.

1. Постановка задачи

Целью данного дипломного проекта является разработка информационной системы заданной предметной области, а именно автосервиса. Для достижения заданной цели необходимо на первом этапе подробно исследовать предметную область, используя для этого источники и средства получения информации. Далее из полученной информации выявить основные функции и задачи, организационную структуру и типичные сценарии работы, в удобной и понятной форме представить документооборот автосервиса. Следующим шагом будет сравнительный анализ аналогов.

1.1 Описание предметной области

Объектом исследования данного дипломного проекта является деятельность автосервиса. Автосервис в свою очередь занимается непосредственно техническим обслуживанием и ремонтом автомобилей.

Техническое обслуживание (ТО) - это комплекс операций или операция по поддержанию исправного состояния колесного транспортного средства (составных частей, систем колесного транспортного средства) в соответствии с инструкциями его изготовителя.

Ремонт - комплекс операций по восстановлению исправного состояния колесного транспортного средства (его составных частей, систем).

Автосервис «СТО» был основан в 2005 году как многопрофильное автосервисное предприятие.

Ремонт автомобилей производится специалистами с опытом не менее 3 лет. Мастера постоянно совершенствуют свои знания и умения на курсах повышения квалификации.

«СТО» оказывает услуги ремонта автомобилей как для частных автовладельцев, так и для корпоративных клиентов.

Принципы работы автосервиса:

- многоуровневый контроль качества оказываемых услуг;

- гарантия соблюдения сроков ремонта автомобиля;

- индивидуальный подход при ремонте любого авто.

Все обращающиеся в автосервис клиенты, желающие оформить заказ на оказание услуг, должны заполнить форму регистрации, в которой необходимо указать свои ФИО, марку автомобиля, номерной знак и ФИО владельца машины, контактный телефон.

Таким образом, в функционирование автосервиса входит:

- регистрация клиентов;

- справочная информация о доступных услугах;

- прием заказа на оказание услуг;

- справочная информация о сделанном заказе;

- выполнение заказа;

- отчет о проделанных работах и расчет стоимости предоставленных услуг.

1.2 Паспорт предприятия

Название организации: «СТО».

Юридический статус: Общество с ограниченной ответственностью (ООО).

Профиль деятельность: диагностика и ремонт автомобилей.

Миссия организации (виды деятельности): оказание услуг по ремонту и техническому обслуживанию автомобиля.

Код ОКВЭД: Код 50.2 - Техническое обслуживание и ремонт автотранспортных средств.

Оказываемые услуги: ремонт КПП, ремонт редукторов, переборка двигателей, автоэлектрика, диагностика подвески, развал схождения, регулировка СО2-СН, ремонт генераторов, ремонт карбюраторов, ремонт стартеров, ремонт ходовой, сварочные работы, шиномонтаж, экспресс замена масла, покраска.

Масштаб предприятия (численность персонала): малое предприятие (15 человек).

Основные контрагенты: физические лица.

Положение на рынке: конкурентоспособное предприятие.

Основные тенденции развития организации и отрасли, сильные и слабые стороны организации: Основными тенденциями в отрасли является, увеличение скорости развития новых технологий диагностики автомобилей, увеличивается количество конкурентов. Сильные стороны автосервиса: профессиональный персонал. Слабые стороны: отсутствие ИС.

Проблемы деятельности: снижение количества клиентов в связи с финансовым кризисом.

Масштаб информационных систем - 4 компьютера.

Используемые ИТ технологии - Microsoft Office.

Основные бизнес-процессы: регистрация клиентов, ремонт автомобилей.

1.3 Организационная модель автосервиса

На рисунке 1.1 показана организационная структура автосервиса, которая направлена на установление четких взаимосвязей между всеми ее отделениями, их тесного взаимодействия в выполнении поставленных задач

Рисунок 1.1 - Организационная модель в нотации Organization Chart

В таблице 1.1 представлены объекты, которые используются в организационной модели

Таблица 1.1 - Используемые объекты

В таблице 1.2 представлены типы связей, используемых в диаграмме организационной структуры

Таблица 1.2 Типы связей

В автосервисе «СТО» работают: 1 администратор, 1 кладовщик, 1 мастер-приемщик, 4 автослесаря (2 профессиональных, 2 помощника), 1 диагност-электрик и генеральный директор, являющийся единственным владельцем «СТО». Так же автосервис раз в месяц нанимает приходящего бухгалтера, так как это наименее затратно для малого бизнеса.

Мастер-приемщик решает следующие задачи:

- общение с клиентами;

- прием заказа ТО от клиентов;

- оформление документов;

- принятие решения по гарантийным случаям;

- распределение ремонта по приоритетам, планирование нагрузки цеха;

- распределение работ по сотрудникам (учитывая квалификацию) после прихода заявки;

- контроль полноты и своевременности выполнения работ;

- контроль за выполнением требований по организации автосервиса;

- ведение склада зачастей;

- участие в формировании склада запчастей, заказ новых материалов;

- ведение документооборота;

- составление отчетности.

Кладовщик решает следующие задачи:

- осуществляет прием на склад, взвешивание, хранение и выдачу со склада различных материальных ценностей;

- проверяет соответствия принимаемых ценностей сопроводительным документам;

- перемещает материальные ценности к местам хранения вручную или при помощи штабелеров и других механизмов с раскладкой (сортировкой) их по видам, качеству, назначению и другим признакам;

- руководит работой по погрузке, выгрузке грузов и размещению их внутри склада;

- обеспечивает сохранность складируемых товарно-материальных ценностей и соблюдение режимов хранения;

- составляет дефектные ведомости на неисправные инструменты, приборы и т.д., актов на их ремонт и списание, а также на недостачу и порчу материалов;

- обеспечивает соблюдение правил оформления и сдачи приходно-расходных документов, составление установленной отчетности;

- следит за наличием и исправностью противопожарных средств, состоянием помещений, оборудования и инвентаря на складе и обеспечивает их своевременный ремонт;

- участвует в проведении инвентаризации товарно-материальных ценностей;

- ведет учет складских операций;

- контролирует состояние техники безопасности и принимает меры к устранению выявленных недостатков, нарушений правил производственной санитарии, несоблюдения рабочими инструкций по охране труда;

- выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

Автослесарь решает следующие задачи:

- получает информацию о заказе, принятом для его исполнения. Узнает, какие запасные части и расходные материалы необходимо получить на складе, и какие виды ремонта и в какой срок, необходимо произвести;

- инициирует предварительное дополнение к заказу, при необходимости дополнительного ремонта;

- может ознакомиться с расчетом своей заработной платы за месяц, в зависимости от выполненных видов ремонта.

Автомаляр выполняет следующую работу:

- получает информацию о заказе, принятом для его исполнения. Узнает, какие расходные материалы необходимо получить на складе, и в какой срок необходимо произвести покраску автомобиля;

- подготовка автомобиля к покраске;

- покраска автомобиля.

Администратор решает следующие задачи:

- осуществляет работу по эффективному и культурному обслуживанию посетителей, созданию для них комфортных условий;

- консультирует посетителей по вопросам, касающимся оказываемых услуг;

- принимает документы от клиентов, проверяет наличие сервисной книжки;

- выдает клиентам бланк заявки, оформляет разовый пропуск на въезд/выезд автомобиля на территорию автосервиса;

- при закрытии заказ - наряда мастером-приемщиком пробивает кассовый чек, аннулирует его и выдает данный пакет документов клиенту;

- принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций;

- списание материальных ценностей, применяемых при ремонте и тех.обслуживании автомобилей;

- изучать поступающий товар (цены, наименование).

- выполнять отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя;

- немедленно извещать непосредственного руководителя о любой ситуации, угрожающей жизни и здоровью людей, о каждом несчастном случае, происшедшем на производстве или об ухудшении состояния своего здоровья, в том числе признаков профессионального заболевания (отравления).

На время отсутствия администратора его обязанности исполняет мастер - приемщик.

1.4 Бизнес-процесс предприятия

Основным бизнес-процессом автосервиса является ремонт автомобилей, но для того, чтобы приступить к ремонту, необходимо оформить заказ.

Рисунок 1.2 – Описание бизнес процесса «оформление заказа»