Файл: Разработка конфигурации «Взаиморасчеты с клиентами» в среде 1С:Предприятие 8.3.pdf

Введение

Самой важной составляющей учетной системы является ведение взаиморасчетов. Это даже можно назвать самой главной, так как деньги на любом предприятии намного важнее, чем внутреннее передвижение товара и его остатки на складах.

В условиях жесткой конкуренции очень сложно производить взаиморасчеты на крупных предприятиях, когда товар может отпускаться в кредит, так как нет полной уверенности в платежеспособности клиента.

Требования к взаиморасчетам

При работе с постоянным клиентом, как правило, взаиморасчеты – это прохождение по схеме, которая выработана путем переговоров и устраивает всех участников.

Существуют в этой области некоторые требования, которые нужно строго соблюдать.

Требования, которые предъявляются к системе взаиморасчетов:

Достоверность.

Вывод данных должен происходить быстро и без сложностей.

Возможность контролировать задолженность.

Быстрая детализация отчетов любой сложности.

Автоматизация устраняет проблемы лишних трудозатрат, экономит время на ручной учет и формирование документации. Ошибка сотрудника может привести к большим убыткам на предприятии.

. При больших объемах оказания услуг существует риск, что услуга потеряет свою актуальность, это приведет либо к потере вложенных средств, либо к получению низкого дохода.

Предмет исследования - автоматизация взаиморасчетов с клиентами. Автоматизация является необходимым и перспективным процессом. Комплексное использование современных информационных технологий позволяет значительно облегчить работу сотрудников.

Объект исследования – агентство недвижимости.

Можно выделить основные задачи, которые необходимо решить в процессе выполнения данной дипломной работы для достижения основной цели:

- Провести анализ и описание предметной области;

- Создать хранилище услуг;

- Создать функцию управления учетом оплаты за услуги;

- Обеспечить систему функцией контроля правильности оформления документов;

- Изучить особенности работы пользователя и области применения информационной системы;

1.Обеспечить максимальную безопасность данных в системе;

2.Разработать интерфейс пользователя, учитывающий особенности специфики работы пользователя;

3. Разработать методические пособия по использованию и работе с информационной системой.

Итогом проделанной работы должен стать АИС для автоматизации рабочего места риэлтора, настроенный под требования сотрудников.

1 глава. Аналитическая часть.

Выбор комплекса задач автоматизации

Взаиморасчеты - это в принципе понятный процесс, который делится еще и на некоторые виды, которых три:

Взаиморасчеты по заказам – в том случае, когда взаиморасчет происходит по конкретному заказу клиента.

Взаиморасчет по договору – все покупки и продажи осуществляются согласно подписанному между сторонами  договору. Это может быть продажа товара в кредит, либо покупка по предоплате.

Взаиморасчет по накладным – в этом случае покупка или продажа оплачивается отдельно по конкретной накладной.

Этих видов достаточно для того, чтобы можно было охватить все сферы деятельности, в которых присутствуют взаиморасчеты.

Итак, взаиморасчеты - это прямое перераспределение доходов, от продажи товаров или услуг, между той или иной организацией, которые учувствуют в предоставлении услуг или в продаже товара.

Говоря простым языком, это операции купли-продажи. Ведет все операции по расчетам в большинстве случаев бухгалтер-экономист, он же и отвечает за всю отчетную документацию по взаиморасчетам.

Для осуществления качественного контроля в современных условиях просто необходимо применение качественного программного обеспечения.

Как правило, грамотное отражение текущих операций позволяет быстро и своевременно получить любую информацию по взаиморасчетам.

Разрабатываемая информационная система предназначена для компании «Агентство недвижимости».

Агентство недвижимости предоставляет профессиональное сопровождение всех операций, которые возможны на рынке недвижимости. В первую очередь это продажа и покупка жилой и коммерческой недвижимости, а также аренда квартир, комнат, земельных участков. Преимуществом агентства является объёмная база вариантов недвижимости и земельных участков, выставленных на продажу или предлагаемых для сдачи в аренду. Сотрудники агентства недвижимости ежедневно работают над расширением базы данных квартир, загородных домов, коммерческих помещений и земельных участков и хорошо в ней ориентируются.

Исходя из того, что агентство по покупки - продаже недвижимости является фирмой посредником, т. е. в проводимых операциях с недвижимостью она не выступает ни в роли покупателя, ни в роле продавца. Следовательно, можно сделать вывод, что основным видом деятельности фирмы является работа с клиентами, которые хотят продать либо купить недвижимость. Иными словами, основной задачей фирмы является поиск оптимальных вариантов покупки либо продажи собственности отдельно взятого клиента, на основании имеющихся данных о заказах (заявках) других клиентов. Таким образом, агентство помогает продавцу найти своего покупателя и наоборот. За услуги подобного рода, фирма получает проценты от суммы продаваемого объекта.

Использование информационной системы предусматривает существенное упрощение и ускорение работы по учёту клиентов фирмы, их заявок на покупку и продажу недвижимости, за счёт автоматизации операций, производимых при добавлении нового клиента в базу данных фирмы, составлении заявок для отдельно взятого покупателя или продавца.

1.2 Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Основными документами в рассматриваемой задаче являются Заказ, Путевой лист и Получение заказа. Схема документооборота приведена в таб. 1.1

Таблица1.1

Схема документооборота

Существующий способ учета связан с большой трудоемкостью, разрозненностью сведений, что с большой вероятностью ведет к их утере или неправильной интерпретации. На сегодняшний день невозможно получить сведения о загрузке транспортных средств, о своевременности доставки заказов, провести анализ основных причин проблем с доставкой и выявить ответственных.

Кроме того, в отчетный период необходимо составление аналитических отчетов, включающих в себя анализ работы за определенный период, что очень затруднительно.

Временные характеристики описанных процессов приведены в таблице 1.2.

Таблица 1.2

Характеристики описанных процессов

Таким образом, ежедневно, в среднем, 300 минут или 5 часов минут, сотрудник занят занесением необходимых сведений в книги учета, а также, при необходимости анализом и поиском нужных сведений. Учитывая, что продолжительность рабочего дня составляет 8 часов, делаем вывод, что на выполнение остальных обязанностей остается менее 35 % рабочего времени, что крайне неэффективно.

Для данного способа также характерны следующие недостатки:

• Невысокая скорость и точность выполнения расчетов.
• Неэффективное использование рабочего времени.
• Слабый контроль работы сотрудника.
• Бюрократия – увеличивающийся «поток» бумажной работы.

В результате проводимой автоматизации предполагается постоянно иметь точнейшие сведения о количестве поступившего и отпущенного товара, сократить время на подготовку аналитических отчетов и передачу документов за счет их электронной формы.

Очевидно, что для автоматизации необходимо использовать такие средства, как персональные компьютеры, принтеры, а также специальное программное обеспечение и, возможно, локальную вычислительную сеть.

Проведем расчет ожидаемого эффекта от внедрения средств автоматизации. В таблице 1.3 произведен расчет эффекта внедрения.

Таблица 1.3

Расчет эффекта внедрения

Таким образом, ожидаемая экономия рабочего времени составляет около 5 часов ежедневно, что позволяет увеличить эффективность работы сотрудников

1.3 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

В качестве операционной среды для разработки и применения программы была выбрана операционная система семейства Windows, в частности операционная система Windows7. Этот выбор обусловлен тем, что на сегодняшний день Windows7 является одной из наиболее распространенных операционных систем. Операционная система Windows7 обеспечивает стабильность работы, предоставляя пользователям возможность сосредоточиться на выполняемой работе.

Одним из важных требований, предъявляемых к проектированию информационных систем, эксплуатируемых совместно на технологической базе весьма ограниченных возможностей, является большая их однородность, позволяющая обеспечить совместимость, мобильность, переносимость.

Расчеты с клиентами - Бесплатная программа для малых предприятий "Расчеты с клиентами" автоматизирует процесс формирования первичных и отчетных документов, ведет учет взаиморасчетов с поставщиками и покупателями.
Основные возможности программы:
• Выписка счетов на оплату
• Регистрация проплат клиентов
• Выписка накладных на отпуск товаров и услуг
• Формирование и печать налоговых накладных и книги продаж
• Формирование и печать платежных поручений
• Формирование баланса, перечня операций и оборотной ведомости по
взаиморасчетам с клиентами
Форма любого документа может быть скорректирована с помощью встроенного редактора документов.
Программа имеет удобный интуитивно понятный интерфейс. Работа с программой облегчается использованием готовых стандартных текстов и других данных из справочников, формируемых пользователем. Для быстрого освоения программы имеется файл помощи ACCOUNTS.CHM.
Возможно формирование документов в любой валюте.
Программу можно использовать для нескольких предприятий одновременно
В любой момент формируется баланс взаиморасчетов с покупателями товаров и потребителями услуг.

Контроль расчетов с клиентами ут 11

Контроль расчетов с клиентами в денежной формеПрограмма позволяет формировать и выставлять клиенту счета на оплату товаров и услуг на основании оформленных заказов клиентов или документов реализации. В программе можно сформировать отчеты для анализа задолженности клиента, как по авансовым платежам, так и по отгрузкам в кредит. 
Анализ задолженности клиентов в денежной форме
Для анализа текущего состояния задолженности клиентов в денежной форме предусмотрен отчет "Состояние расчетов с клиентами". Отчет вызывается из панели отчетов, раздела "Продажи" (команды "Состояние расчетов с клиентами (по заказам/реализациям)" и "Состояние расчетов с клиентами (по партнерам)"). Основная цель отчета - получить сводную информацию о задолженности клиентов, в том числе и информацию о просроченной задолженности. В отчете отображается информация как о задолженности в части предоставляемых клиенту кредитов, так и по авансовым платежам. Расчет задолженности клиента производится на основании определенных для него этапов оплаты в соответствии с графиком оплаты, указанным в соглашении.
Отчет формируется на текущую дату. В отчете выводится информация не только о задолженности клиента, но и о планируемой оплате клиента в соответствии с указанными в заказе этапами оплаты. Если клиент не оплатил вовремя, то эти данные будут показаны, как просроченные оплаты. 
Отчет группируется по валютам. В качестве валюты используется та валюта, которая определена в соглашении с клиентом.
В отчете можно посмотреть задолженность клиентов с детализацией по заказам. Для этого надо выбрать вариант настройки "Состояние расчетов с клиентами (по заказам/реализациям)".
Используя этот отчет пользователь сможет получить ответы на следующие вопросы.