Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Управление портфелем продукции» ( 1. Анализ бизнес-процессов «как есть»).pdf

Для моделирования была выбрана именно эта система. Это объясняется следующими ее преимуществами перед аналогами:

• Эргономичность графического редактора. Редактор поддерживает быструю навигацию по модели, шаблоны часто используемых типов диаграмм, возможность отмены последних действий, "умное" поведение стрелок.
• Поддержка неограниченного количества атрибутов различных типов.
• Автоматическое построение иерархических деревьев в классификаторах на основании значений атрибутов.
• Редактор отчётов поддерживает несколько вариантов настройки: упрощённую (с использованием инструментов редактора и набора ключевых слов) и расширенную (с использованием JavaScript). Шаблоны отчётов могут быть экспортированы и импортированы в формате файлов XML.
• Гибкий графический интерфейс пользователя.
• Кроссплатформенность. Использование технологии Java позволяет устанавливать систему под разными видами операционных систем и аппаратных платформ (MS Windows, Mac OS, Linux и т.д.).

1.2 Моделирование бизнес-процессов «как есть»

При планировке бизнес процессов для предприятия строится функциональная модель существующей организации работы AS-IS (как есть).

Целью моделирования является анализ процесса «Сопровождения заказов на приобретение выпускаемой заводом продукции сотрудниками LG Electronics»Рассмотрим контекстную диаграмму процесса «Приём, обработка и выполнение заказов сотрудников на приобретение продукции завода» (Рисунок 2).

Для приёма и обработки заказа требуется:

• заявка от сотрудника на приобретение товара;
• информация со склада есть ли данная продукция на складе и в каком количестве;
• информация об оплате (каким образом она будет производиться);
• информация о состоянии продукта (по этой информации будет зависеть размер скидки на товар);

информация о сотруднике, от которой зависит его участие в конкурсе.

Рисунок 2 — Контекстная диаграмма процесса «Приём, обработка и выполнение заказов сотрудников на приобретение продукции завода»

После выполнения заказа будет выписана квитанция о завершении сделки и информация о проданной продукции, которая будет занесена в базу данных.

Рассмотрим декомпозицию контекстной диаграммы «Приём, обработка и выполнение заказов сотрудников на приобретение продукции завода» (Рисунок 3). Данный бизнес процесс происходит следующим образом.

---

Рисунок 3 — Декомпозиция контекстной диаграммы процесса «Приём, обработка и выполнение заказов сотрудников на приобретение продукции завода»

Вначале поступает заявка от сотрудника, которую менеджер регистрирует в журнале. Далее идёт информация об оплате. Менеджер, пользуясь информацией со склада, ведёт расчёт стоимости продукции. Затем формирует платёжный документ и происходит, непосредственно, продажа товара с последующим занесением информации в журнал, от куда потом менеджер делает отчёт и о выполненном заказе и передаёт его руководству.

Рассмотрим декомпозицию процесса «Расчёт стоимости продукции» (Рисунок 4).

Первоначально менеджер определяет базовую стоимость продукции, далее идёт запрос в отдел тестирования откуда предоставляется информация о грейде продукции и какую скидку можно сделать на данный товар, после этого менеджер высчитывает окончательную цену на продукцию и формирует платёжный документ при помощи MS office.

Рисунок 4 — Декомпозиция процесса «Расчёт стоимости продукции»

Основываясь на разработанной модели, можно выделись основные недостатки процесса «Приём, обработка и выполнение заказов сотрудников на приобретение продукции завода»

Основными недостатками существующей системы сопровождения заказов являются частые ошибки, возникающие в расчёте стоимости продукции, не точное предоставление данных о состоянии товара приводит к ошибочным вычислениям скидки на данный товар, что в свою очередь приводит к потере прибыли компании. Так же стоит отметить отсутствие единой БД по грейду продукции, ручные расчеты и т.д.

2. Мероприятия по улучшению бизнес-процессов

2.1 Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов

Учитывая недостатки существующей технологии выполнения приема, обработки и выполнения заказов, целесообразно представляется проектирование экономической информационной системы.

Основной целью разработки системы является повышение эффективности работы «завода LG Electronics п. Дорохово» за счёт создания экономической информационной системы сопровождения заказов.

---

ЭИС предназначена для автоматизации процесса «Сопровождение заказов» на заводе LG Electronics п. Дорохово, в частности исполнения следующих процессов:

• ведение журнала заказов на продукцию;
• ввод, хранение и редактирование информации по грейду продукции;
• формирование отчётности;
• расчёт скидки;
• получение информации о статусе заказа.

Объектом автоматизации являются процессы сопровождения заказов на заводе LG Electronics п. Дорохово.

Данные процессы осуществляются менеджером завода.

Основными целями разработки ЭИС являются:

• улучшение системы формирования заказов;
• повышение качества принятия управленческих решений за счет оперативности представления, полноты, достоверности и удобства форматов отображения информации;
• повышение эффективности исполнения процессов, перечисленных выше, путем сокращения непроизводительных и дублирующих операций, операций, выполняемых «вручную», оптимизации информационного взаимодействие процессов.

Для реализации поставленных целей в БД должна храниться информация о:

• базовая стоимость продукции;
• грейд продукции;
• процент скидки в зависимости от грейда продукции;
• информация о работнике;
• информация о товаре на складе.

Создаваемая ЭИС должна иметь следующие функциональные возможности:

• получение информации о грейде продукции будет осуществляться непосредственно из базы данных;
• получение информации о базовой стоимости продукции будет осуществляться с базы данных;
• вычисление скидки по данным о грейде и базовой стоимости продукции будет происходить автоматически в ЭИС;
• получение информации о сотруднике будет осуществляться с базы данных;
• формирование отчёта о выполненном заказе будет происходить автоматически в ЭИС.

На данный момент для формирования заказов существуют следующие программные продукты:

Программа «Учет Заказов 1.0».

Предназначена для выписывания заказов (заявок), сохранения истории заказов в базе данных.Программа является сетевой — т.е. с одной базой заказов в локальной сети (LAN) может работать несколько менеджеров — имеет оригинальный интерфейс.

В базе данных могут храниться следующие сведения о каждой заявке :

• номер заявки;
• какому менеджеру принадлежит заявка;
• для какого клиента выполняется заявка.

Из каких товаров состоит заявка и дополнительно — по каждому товару (услуге):

• количество товара в данной заявке;
• цена для товара;
• скидка или наценка по данному товару;
• масса товара;
• сумма: полная стоимость заявки без учета скидки (наценки);
• сумма: полная стоимость заявки с учетом скидки (наценки);
• сумма: сколько клиент уже оплатил;
• сумма: сколько клиент еще должен по данной заявке;
• статус оплаты заявки (заявка полностью оплачена, заявка вообще не оплачена и т.п.);
• статус непосредственно заявки (заявка оформлена но не выполнена, заявка отменена клиентом и т.п.);
• дата: физической записи заявки в базу данных;
• дата: когда клиент должен полностью оплатить заявку;
• дата: оформление заявки менеджером;
• дата: когда необходимо исполнить заявку;
• дата: когда заявка была выполнена фактически.

---

По каждой заявке хранится индивидуальная история оплат с указанием полученной от клиента суммы и даты получения денег.

В базе данных для каждого товара или услуги хранится следующая информация:

• в какую группу товаров входит товар (или услуга);
• единица измерения товара (шт., литры и т.п.);
• вид упаковки товара (палета, коробка, ящик и т.п.);
• название товара или услуги;
• код товара или услуги;
• артикул товара или услуги;
• цена для данного товара за одну единицу измерения;
• комментарий к товару (услуге).

В базе данных для каждого клиента хранится следующая информация :

• дата физического внесения клиента в базу данных;
• ОПФ клиента (организационно правовая форма собственности — ООО, ЗАО, ПБОЮЛ и т.п.);
• наименование организации или ФИО частного лица;
• телефон;
• факс;
• E-Mail;
• ИНН;
• КПП;
• вид участия клиента в заявке (грузоотправитель, плательщик, станция погрузки и т.п.).

Универсальная программа для учета ваших данных.

Таких как: клиенты, продажи, заказы, партнеры, поставщики, договоры, отгрузки, оплаты, доходы, расходы, товары, финансы, продукты, техника, материалы, комплектующие и т.п.

По любым данным, которые у вас есть, можно настроить учет. Вы получите программу, в которой будут только нужные вам данные и не будет ничего лишнего. По любым полям, которые вы добавили можно производить поиск, ограничивать доступ пользователям, строить отчеты и многое другое. При многопользовательской работе, разным пользователям можно разрешать или запрещать видеть определенные поля, столбцы, строки, функции, пункты меню и т.п. Конструктор отчетов позволяет создавать самые разные отчеты по всем данным, которые есть в вашей базе.

Основные возможности:

1. Настройка структуры данных. Разработка вашей конфигурации с нуля.
2. Добавление собственных полей. В программе будут только нужные вам поля.
3. Создание собственных формул. Например, для вычисления НДС, скидки, прибыли, зарплаты и т.п.
4. Настройка карточек. Расположите поля на карточке как вам нравится.
5. Настройка таблиц. Включите в таблицах только нужные вам столбцы.
6. Фильтры. Поиск данных в таблицах по любым полям.
7. Права доступа. Права доступа к данным по пользователям и группам пользователей: чтение, изменение, удаление.
8. Шаблоны документов. Такие как счет, договор, акт, накладная, смета и т.п.
9. Отчеты. Почти как сводные таблицы в Excel. По любым данным в базе.
10. Импорт данных. Любые данные, которые у вас есть, можно импортировать в созданную вами базу.
11. Экспорт данных. Любые данные можно экспортировать.
12. Напоминания. По любым полям типа Дата, можно настроить напоминания.
13. Многовалютный учет. Если в вашей работе используется несколько валют, то это можно настроить.

---

1С:Предприятие 8. Управление торговлей.

Программный продукт «1С:Предприятие 8. Управление торговлей» предназначен для автоматизации оперативного и управленческого учета, анализа и планирования торговых операций, повышения эффективности управления современным торговым предприятием.

Программа «1С:Управление торговлей 8» обладает расширенными функциональными возможностями по сравнению с 1С:Торговля и Склад 7.7 и позволяет автоматизировать следующие направления деятельности:

• управление продажами (оптовая, розничная, комиссионная торговля);
• управление поставками;
• управление складскими запасами (включает веб-приложение «Удаленный склад»);
• управление заказами;
• управление отношениями с клиентами (CRM);
• управление товарооборотом предприятия;
• планирование продаж и закупок;
• анализ цен и управление ценовой политикой;
• рапорт руководителю (мониторинг и анализ показателей деятельности предприятия);
• подключение всех видов торгового оборудования.

Конфигурация «1С:Предприятие 8. Управление торговлей» автоматизирует оформление практически всех первичных документов торгового и складского учета, а также документов движения денежных средств. «1С Предприятие 8. Управление торговлей» обеспечивает автоматический подбор данных, необходимых для ведения бухгалтерского учета, и передачу этих данных в «1С:Бухгалтерию 8». Кроме того, предусмотрена передача данных в бухгалтерские конфигурации системы программ «1С:Предприятие 7.7».

Директору и руководителю предприятия

Программа «1С:Предприятие 8. Управление торговлей» позволяет:

• увеличить производительность труда всех служб торгового предприятия;
• работать с оперативной информацией, отражающей текущее состояние предприятия на данный момент времени;
• быстро и в удобной форме получать отчеты для принятия решений на разных уровнях.

В «1С:Предприятие 8. Управление торговлей» есть специальный отчет «Рапорт руководителю», который включает информацию об:

• остатках и оборотах по денежным средствам;
• дебиторской и кредиторской задолженности;
• наличии товаров;
• оборотных средствах и оборотном капитале;
• планируемых поступлениях и платежа;
• себестоимости товарных запасов;
• эффективности менеджеров;
• эффективности рекламы.

«Рапорт руководителю» можно настроить для автоматического формирования, задать его запуск по расписанию и отправку на e-mail. Таким образом, директор и руководитель торгового предприятия получает возможность принимать оперативные и взвешенные решения в любой точке земного шара.

---