Файл: Понятие и объем документооборота в организации (по дисциплине «Документооборот в управлении»).pdf
Добавлен: 05.07.2023
Просмотров: 71
Скачиваний: 2
Исходящие (отправляемые) документы (письма, распорядительные документы, заключения, отчеты) несут информацию, выработанную при функционировании органа управления, в целях ее передачи вышестоящим, подведомственным, общественным и другим организациям и отдельным гражданам.
Внутренние (не выходящие за пределы организации) документы (акты, докладные, объяснительные записки), обеспечивающие решение задач в пределах данного органа управления без направления информации за его пределы.
Эти документопотоки различны по составу, количеству и движению. Следовательно, работа с каждым документопотоком имеет свои особенности. Для каждого из документопотоков в организации разрабатывают маршрут прохождения и составляют схему работы.
В зависимости от объема документооборота для регистрации документов используются различные формы: традиционная (журнальная, карточная) и электронная. Более удобной является карточная форма регистрации.
Наиболее рациональной является электронная регистрация документов. Она позволяет осуществлять наиболее быстрый поиск нужной информации, получить статистическую отчетность по любому выбранному параметру, организовывать контроль исполнения документов и многое другое.
Обработка и отправка исходящих документов проводится централизованно и состоит из следующих этапов:
-составление чернового документа;
-подготовка чернового документа;
-его согласование (визирование);
-удостоверение документа (его подписание, утверждение, проставление печати).
Получив документ к отправке, проверяют правильность оформления. Если документ оформлен неправильно или представлен не полностью он отправляется исполнителю для доработки.
Документы, переданные для отправки должны быть отправлены в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.
Второй экземпляр отправленного документа подшивается в дело.
Внутренние документы во время их подготовки проходят этапы исходящих документов, а во время исполнения (использования) - входящих.
Работа с внутренними документами начинается с составления проекта документа, то есть с изучения вопроса, составления черновика, исправления черновика, оформления проекта документа.
Завершающим этапом работы над проектом внутреннего документа является его визирование составителем. Руководителем структурного подразделения, вносящего проект, юристконсультом. В необходимых случаях проводится внешнее согласование.
При регистрации внутреннему документу присваивают только порядковый номер и в пределах регистрируемой группы.
Дальнейшая работа с внутренними документами с этого момента проходит те же этапы, что и работа с входящими документами. Внутренние документы, подлежащие исполнению, берут под контроль. Исполненные документы подшивают в дело, предусмотренное номенклатурой.
2. Формы организации делопроизводства
Совокупность работ по созданию документов, их регистрация, классификация, движение, учет и хранение называются делопроизводством.
Делопроизводство следует рассматривать как часть управления, поскольку реализация всех его функций в той или иной степени связана с элементами делопроизводства.
Научный подход к делопроизводству и культура его ведения положительно влияют на всю хозяйственную деятельность организации, сокращаются затраты на функционирование аппарата управления.
В функции делопроизводства входят: регистрация, предварительное рассмотрение и распределение документов, их учет, организация обработки документов, установление форм и реквизитов, контроль исполнения документов, справочно-информационное обслуживание.
В современных системах управления делопроизводство можно рассматривать как подсистему документационно-информационного обеспечения управленческого аппарата.
Функции делопроизводства можно определить количественными параметрами, с помощью которых оценивается общий объем работ по их реализации. Такими параметрами будут: объем документов или видов работ, проводимых в единицу времени, объем документов, приходящийся на каждого работника или подразделение.
Делопроизводство в организациях проводится в централизованной, децентрализованной и смешанной формах.
При централизованной форме все функции приема, регистрации, обработки и распределения корреспонденции по подразделениям, учет и контроль исполнения производятся в единых, общих для всей организации службах.
Децентрализованные системы предусматривают регистрацию, обработку и контроль над исполнением документов непосредственно в структурных подразделениях.
При смешанной форме организации делопроизводства регистрация документов ведется централизованно, а их обработка и контроль над исполнением - в структурных подразделениях.
Более прогрессивна и экономична централизованная форма, позволяющая эффективно использовать технические средства.
Делопроизводство должно быть простым и оперативным. В нем не может быть места волоките и бюрократизму.
Обеспечивая контроль за исполнением документов и принятых решений, научная организация делопроизводства способствует укреплению государственной и исполнительской дисциплины, повышению порядка в работе аппарата управления, упрощению многих сторон его деятельности.
Научная организация делопроизводства - основа сохранности и эффективности использования документов в будущем. Успешное комплектование Государственного архивного фонда РФ, состояние архивного дела в стране во многом определяются методикой и практикой делопроизводства. Велико общественное значение делопроизводства в обслуживании граждан, удовлетворении их запросов.
3. Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД): цель, порядок применения и ведения
делопроизводство организационный распорядительный гражданский
Для повышения эффективности производства, в целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий документов, типизации их формы, снижение трудовых временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информационной совместимости автоматизированных без данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документации (УСД) - совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению.
В основе создания УСД лежит метод унификации - установление единообразия состава и форм управленческих функций и задач. Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД. Унификация управленческих документов повышает уровень и производительность управленческого труда.
Основные принципы и основания для разработки УСОРД являются:
-создание общей модели построения документов. Заключается в построении формуляра-образца документов для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т.д. Построение отдельных систем документации оказалось очень эффективным не только как направление, но и стало основным методом унификации документов;
-единообразие форм документов и правил их построения, составление, оформление. Обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на полях документа, выработки терминологии и условных сокращений.
-комплексность унификации. Унификация показателей и реквизитов должна предусматривать все требования к документу на всех стадиях его создания, обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические возможности человека и параметры технических средств. Эта унификация должна предусматривать классификацию показателей по содержанию, установление единой структуры показателей, применение единых методов расчета одних и тех же показателей при их использовании в различных системах управления, единообразие формулировок наименований реквизитов, входящих в состав показателей, расчленение показателей и реквизитов на постоянную и переменную части с целью воспроизведения постоянной части в бланках документов, кодирование показателей с помощью ЭВМ.
-информативность. Означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, для поиска и подтверждения юридической силы документов. К группе реквизитов, подтверждающие юридическую силу документов, относятся: подпись, печать, грифы согласования и утверждения.
-сокращение числа видов документов. Достигается за счет совершенствования методов управления, например, в направлении исключения многоступенчатости в системе управления или широкого и повсеместного применения организационной и электронно-вычислительной техники.
-стабильность требований к документам. Для придания максимальной стабильности требований к документам необходимо установить государственные и отраслевые стандарты, т.к. формы документов используют достаточно длительное время.
-сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической информации. Должны быть составлены классификаторы показателей, допустимых к применению на различных уровнях управления в разных системах управления, и в надлежащем порядке утверждены, т.е. стандартизированы. Кроме того, должна быть обеспечена система ведения показателей, которая бы позволила вносить необходимые изменения в эти классификаторы.
-экономичность. Достигается за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной группировки форм документов, установления оптимального объема реквизитов и их логического расположения на бланке. Также снижаются затраты на составление, изготовление и оформление документов, их передачу, обработку, хранение и уничтожения.
Основная цель унификации управленческой документации - создание системы документов, внедрение которой даст значительный экономический эффект в народном хозяйстве. Использование таких документов способствуют росту творческих элементов в управленческом труде, повышению его культуры. Сокращаются операции, требующие ручного малоквалифицированного труда, сокращается время на составление и изготовление документов, снижается количество ошибок в документах, повышается информационная ценность документов, что облегчает их поиск.
Заключение
Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение. Каждый документ имеет свой жизненный цикл, состоящий из нескольких этапов. Формально можно выделить следующие этапы: создание, обращение, хранение и уничтожение.
В технологической цепочке обработки документов можно выделить этапы:
-прием и первичная обработка поступающих документов;
-предварительное рассмотрение и распределение документов;
-регистрация документов;
-информационно - справочная работа;
-направление на исполнение;
-исполнение документов;
-контроль исполнения;
-отправка документов по адресатам;
-формирование дел в соответствии с номенклатурой;
-хранение и использование документов в текущей деятельности;
-подготовка и передача дел в архив.
Делопроизводство в организациях проводится в централизованной, децентрализованной и смешанной формах.
При централизованной форме все функции приема, регистрации, обработки и распределения корреспонденции по подразделениям, учет и контроль исполнения производятся в единых, общих для всей организации службах.
Децентрализованные системы предусматривают регистрацию, обработку и контроль над исполнением документов непосредственно в структурных подразделениях.
При смешанной форме организации делопроизводства регистрация документов ведется централизованно, а их обработка и контроль над исполнением - в структурных подразделениях.
Более прогрессивна и экономична централизованная форма, позволяющая эффективно использовать технические средства.
Делопроизводство должно быть простым и оперативным. В нем не может быть места волоките и бюрократизму.