Файл: Понятие и объем документооборота в организации (по дисциплине «Документооборот в управлении»).pdf

Введение

Актуальность исследования обусловлена тем, что важно не только правильно оформить юридически значимый документ, но и обеспечить его своевременное получение, учет и хранение.

Большую роль играет правильное его использование. Ведь документ - это прежде всего источник информации, которая имеет юридическую и коммерческую ценность.

Четко организованный доступ к документу обеспечивает возможность его оперативного применения в текущей деятельности и защищает компанию от возможного ущерба в результате его несанкционированного использования. Все названные аспекты работы с документами образуют систему внутреннего документооборота фирмы.

Таким образом, внутренний документооборот должен иметь определенную процедуру и осуществляться в конкретные сроки, не противоречащие действующему законодательству, которые могут определяться руководителями структурных подразделений предприятия.

Ведение и строгое соблюдение графика документооборота позволит наладить и упорядочить рабочий процесс.

Предмет исследования - общественные отношения, складывающие в процессе документооборота.

Цель работы - проанализировать документооборот современной организации, а также формы организации делопроизводства.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

рассмотреть понятие документооборота и его этапы в современной организации;

рассмотреть формы организации делопроизводства.

1. Понятие документооборота организации и его этапы

Согласно статье 2 Федерального закона "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" документ (документированная информация) - это зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Согласно статье 1 Федерального закона "Об обязательном экземпляре документов" документ - это материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и в пространстве в целях хранения и общественного использования.

Для грамотной организации работы сначала нужно решить, какие документы действительно нужны фирме. Обязательный минимум документов для любой организации определен законом. Так, гражданское законодательство устанавливает перечень необходимых документов, подтверждающих право - и дееспособность компании, то есть возможность совершать сделки и принимать на себя обязательства. Этот перечень включает в себя устав, учредительный договор, регистрационные свидетельства, лицензии, документы, которые подтвердят оплату уставного капитала или эмиссию акций для ОАО. (Федеральные законы от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" и от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах").

---

В соответствии с Федеральным законом "О бухгалтерском учете", первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и отчетность фирмы обязаны хранить не менее пяти лет. Данная группа документов одновременно служит источником информации для налоговой отчетности организации, а их отсутствие грозит применением мер административной ответственности.

При установлении договорных отношений с контрагентами следует помнить о предусмотренных гражданским законодательством формах договоров. В соответствии со статьей 158 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее - ГК РФ), сделки совершаются устно или в письменной форме (простой или нотариальной).

В соответствии со статьей 161 ГК РФ должны совершаться в простой письменной форме, за исключением сделок, требующих нотариального удостоверения:

) сделки юридических лиц между собой и с гражданами;

) сделки граждан между собой на сумму, превышающую не менее чем в десять раз установленный законом минимальный размер оплаты труда, а в случаях, предусмотренных законом, - независимо от суммы сделки.

Следовательно, форма гражданских договорных отношений законодателем четко определена. Организациям не стоит забывать об этом.

Помимо документации, наличие которой обязательно в силу закона, компании предстоит определить "бумажный" объем, необходимый для повседневной деятельности. Здесь можно выделить:

-документы, которыми оформляют отношения с поставщиками и заказчиками;

-документы, с помощью которых фиксируют внутрифирменную информацию, и иные.

Одной из самых сложных задач при построении грамотной системы документооборота является определение объема внутренней документации фирмы. Некоторые руководители полагают, что внутренние документы - это излишняя трата времени, их оформление отвлекает персонал от выполнения более значимых задач. Другие, наоборот, обязывают своих сотрудников отчитываться отдельными распоряжениями, докладными, служебными записками буквально за каждую минуту рабочего времени. На мой взгляд, это две крайности, которые необходимо избегать. Важно найти "золотую середину", чему способствует правильная постановка целей составления внутренних документов.

Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение. Каждый документ имеет свой жизненный цикл, состоящий из нескольких этапов. Формально можно выделить следующие этапы: создание, обращение, хранение и уничтожение.

---

При создании документ составляется, оформляется, согласовывается и подписывается. Обращение документа означает его регистрацию, передачу на исполнение или отправку адресату, копирование, ознакомление, исполнение, контроль прохождения и исполнения. Под хранением документа понимают его списание в дело и помещение туда на хранение, а также хранение в архиве. Таким образом, документооборот имеет сложную процедуру и большое количество стадий, наш перечень которых не является исчерпывающим.

Отношение к документам имеет каждое подразделение в организации: бухгалтерия, юридический и кадровый отделы, департамент продаж, отдел гарантийного обслуживания. Вместе с тем службы и подразделения взаимодействуют между собой, часто происходит обмен информацией посредством документов. Следовательно, для упорядочения внутренней деятельности организации необходимо четко определить направления и сроки движения конкретных документов. Для этого составляется график документооборота.

График документооборота - это схема, которая характеризует процедуру перемещения первичных документов в организации от момента их создания до момента передачи на хранение. График должен устанавливать рациональный документооборот, то есть предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.

Единой, определенной законодательством формы графика документооборота не существует. Каждое предприятие составляет график самостоятельно, исходя из особенностей осуществляемой деятельности. Как правило, его утверждает руководитель предприятия, а разрабатывают руководители подразделений.

Например, в трудовом праве существуют определенные законодательством сроки выдачи копий документов, связанных с работой, сроки заведения трудовых книжек, выплаты заработной платы, оформления отпусков, привлечения к дисциплинарной ответственности и наложения дисциплинарного взыскания. Все это сопровождается оформлением различного рода документов. Поэтому начальнику кадров целесообразно оформить и утвердить график документооборота в сфере регулирования трудовых отношений.

Начальнику юридического отдела следует продумать и закрепить в графике документооборота сроки составления ответов на претензии в соответствии, например, с законом о защите прав потребителей, сроки рассмотрения поступающих на правовую экспертизу договоров, сроки для регистрации юридических лиц.

---

В бухгалтерии в связи с наличием строгих, предусмотренных налоговым законодательством сроков по сдаче налоговых форм отчетности просто необходим график документооборота для оптимизации внутреннего процесса движения документов и поддержания финансового благополучия предприятия.

Следующий немаловажный момент в системе документооборота - это координация обмена документами различных подразделений и служб внутри организации. Процесс взаимодействия и обмена информацией внутри предприятия непрерывен.

Например, при удержании из заработной платы работника бухгалтеру потребуется приказ или иной документ, на основании которого будет производиться удержание. Приказ готовит, как правило, кадровая служба или юридический отдел.

Прежде чем менеджер по продажам заключит с клиентом договор поставки, необходимо провести его правовой анализ, что относится к сфере деятельности юристов организации. И только затем менеджер несет его на подпись руководителю предприятия (или самостоятельно подписывает при наличии полномочий).

Так как приказ по организации является локальным правовым актом и подлежит безусловному исполнению, виновное в допущенных при его реализации ошибках лицо может быть привлечено к дисциплинарной ответственности. Кроме того, если по вине работника, выразившейся в несоблюдении сроков документооборота, организация понесла убытки, она может в порядке регресса взыскать их с работника.

Ответственность за соблюдение графика, то есть за своевременную разработку и передачу документов несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. Целесообразно каждому работнику под роспись вручить выписку из графика документооборота, в которой перечислить документы, относящиеся к сфере его деятельности, и указать сроки осуществления операций с ними.

Важно помнить, что график документооборота должен соответствовать не только действующему законодательству, но и локальным актам предприятия, например разработанным на предприятии должностным инструкциям.

В графике отражаются работы по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых структурными подразделениями, с указанием сроков и ответственных исполнителей, а также закрепляется порядок оборота каждого вида документа, начиная от его получения или создания, регистрации, утверждения, передачи, текущего хранения, постоянного хранения и заканчивая его уничтожением или сдачей в архив. В разных организациях графики отличаются только составом специфических документов.

---

В графике документооборота можно выделить следующие этапы обращения каждого документа:

) составление документа согласно требованиям, предъявляемым к его оформлению;

) проверка документов по форме (проверяются полнота и правильность оформления, заполнение обязательных реквизитов) и содержанию;

) утверждение документа уполномоченными лицами;

) ознакомление с документом ответственных исполнителей;

) передача документа (его копий) в соответствующий отдел для своевременного исполнения (или отправки адресату);

) выполнение исполнителями требований, содержащихся в документе;

) контроль за исполнением документа;

) подведение итогов исполнения документа и привлечение ответственных за исполнение лиц к ответственности за допущенные нарушения;

) сдача и оформление документов в архив на хранение.

Можно составить график документооборота в форме отдельного документа, в форме приказа по предприятию. Отразить порядок движения документов тоже можно по-разному, путем как текстуального описания, начиная от ответственных исполнителей и заканчивая сроками прохождения документом отдельных стадий, так и схематического отображения. Главное - чтобы информация была доступна, понятна и имела однозначное толкование. В целом график документооборота позволяет определить общую совокупность документов, используемых в организации. Правильное составление и соблюдение графика документооборота способствует эффективному распределению должностных обязанностей между работниками, повышению производительности, оптимизации документооборота и координации деятельности различных служб и подразделений внутри организации.

В технологической цепочке обработки документов можно выделить этапы:

-прием и первичная обработка поступающих документов;

-предварительное рассмотрение и распределение документов;

-регистрация документов;

-информационно - справочная работа;

-направление на исполнение;

-исполнение документов;

-контроль исполнения;

-отправка документов по адресатам;

-формирование дел в соответствии с номенклатурой;

-хранение и использование документов в текущей деятельности;

-подготовка и передача дел в архив.

Все документы организации делятся на три документопотока:

Входящие (поступающие) документы содержат исходную, первичную информацию для выполнения управленческих действий. Это документы вышестоящих органов управления (постановления, решения, приказы, инструктивные письма) и документы подведомственных организаций (письма, акты, решения), предложения, заявления и жалобы граждан.

---