Файл: Системы автоматизации деловых процессов (Основные характеристики и особенности технологии).pdf

Введение

Система автоматизации деловых процессов (САДП) (или система маршрутизации работ и документов с контролем исполнения) - это класс программных продуктов, автоматизирующих описание и выполнение произвольных бизнес-процессов (полностью или частично), при этом документы, информация, задания передаются для выполнения необходимых действий от одного участника процесса к другому в соответствии с заданными правилами. Основным понятием САДП является поток работ (workflow).

Workflow является системой обеспечения выполнения потоков работ, в рамках процессного управления. Автоматизация деловых процессов невозможна только с помощью внедрения учетной системы, поскольку в подобных системах не решается вопрос взаимодействия между участниками учетных процессов.

Workflow-технологии позволяют гибко управлять жизненным циклом электронного документа, включая распространение и маршрутизацию документа в организации. Документ предоставляется сотрудникам для информирования или модификации в зависимости от их роли в обработке документа на текущем этапе его жизненного цикла. Документы могут быть и частью более общего делового процесса, который требует управляемого распределения документов конкретным сотрудникам для модификации или ознакомления в определённой последовательности и в соответствии с заданными правилами.

Работа workflow-систем, как правило, основывается на том, что большая часть деловых процессов представляет собой периодически повторяемую, отрегулированную последовательность действий (выполнение заданий), которая может быть легко формализована. Для этой цели в них с помощью специальных редакторов создаются так называемые карты деловых процессов, которые описывают, кто, когда, на каком рабочем месте (возможно, в удаленном филиале), с помощью каких программ и как должен обработать те или иные данные. Заложенное в карту описание делового процесса позволяет автоматизировать формирование, активизацию, выполнение и контроль различных заданий.

САДП позволяет описать взаимодействие сотрудников организации при выполнении различного рода работ, выполнить анализ прохождения заданий и загрузки пользователей, определить условия прохождения некоторого задания и соответствующих документов через рабочие места пользователей.

Решаются проблемы координации деятельности сотрудников и подразделений, обеспечения их необходимой информацией и контроля исполнительской дисциплины, а руководство получает своевременный доступ к достоверным данным о ходе производственного процесса и имеет средства для оперативного принятия и воплощения в жизнь своих решений.

---

2. Основные характеристики и особенности технологии

Карта делового процесса создается, а обычно просто рисуется мышью с использованием нескольких графических примитивов и затем может быть легко изменена. Таким образом, без всякого программирования можно за считанные минуты получить реально работающее workflow-приложение. В некоторых workflow-системах создание информационных моделей деловых процессов возможно только с помощью программирования, что представляет собой довольно кропотливый процесс, требующий к тому же специальных знаний.

Следует помнить, что значения переменных, в идеале, должны считываться не только из базы данных workflow–системы, но и из баз данных прикладных программ, поддерживающих наиболее распространенные промышленные стандарты СУБД. Это позволяет интегрировать систему автоматизации деловых процессов с внешними приложениями в разрезе совместного использования данных.

Что же касается встроенного языка программирования, то к нему предъявляются такие требования, как простота (например, он должен быть семантически совместим с каким-либо распространенным языком – на сегодняшний день предпочтительнее всего VBA), эффективность, наличие широких возможностей по управлению деловыми процессами и связанными с ними данными.

Система автоматизации деловых процессов оперирует следующими понятиям
Задачи (tasks) – это совокупность действий, направленных на достижение некой деловой цели (конкретного сотрудника, отдела, предприятия в целом)

• Участники делового процесса (participants) – конкретные сотрудники (роли, группы), которые выполняют задания в определенном порядке на основании заранее определенных условий или правил.
• Инструменты (tools) – в реальной жизни информация, связанная с каждой отдельно взятой задачей обрабатывается не АДП-приложением, а специализированной информационной системой. Приложения, которые обрабатывают информацию, связанную с задачей или задачами называются инструментами.
• Процесс (process) – собрание скоординированных последовательных и/или параллельных действий.
• Деловой процесс (Business Process) – собрание скоординированных последовательных и/или параллельных действий в контексте структуры организации и политики фирмы для достижения каких-либо деловых целей.
• Описание процесса (Process definition) – формализованное описание процесса. Описание процесса состоит из описание действий и их взаимосвязей и критериев которые определят начало и окончание процесса.
• Действие (Activity) – выделенный, логический шаг внутри делового процесса, который вносит вклад в достижение деловой цели. Это мельчайший (самый маленький, который мы способны выделить) элемент из делового процесса в целом, который мы способны описать с помощью модели, которая помогает нам формализовать деловые процессы.
• Данные (Data) – информация, которая необходима для осуществления действия. Выделяют два типа данных: данные процесса и внешние данные. Пример данных процесса: срока, даты. Примеры внешних данных: документ в самых разнообразных форматах (текстового процессора, электронной таблицы,

---

Итак, обобщая систему классификации и перекладывая ее на реальную жизнь, можно сказать, что:

Системы со свободным движением документов с контролем доставки и прочтения - это обычные системы электронной почты. С помощью дополнительного программирования к ним можно добавить еще и контроль выполнения. Системы со свободным движением документов и со всеми функциями контроля исполнения, включая мониторинг, извещения и историю – это класс специализированных маршрутизаторов. К ним можно отнести маршрутизатор WorkRoute 1 Компании ВЕСТЬ-Метатехнология

Системы с жестким движением документов и со всеми функциями контроля исполнения - это высший класс АДП-систем. К ним можно отнести Action WorkFlow, StaffWare, IBM FlowMark, WorkRoute II.

3. Основные функциональные возможности систем

Важно отметить, что, несмотря на общий подход, workflow-системы сильно различаются по возможностям карт деловых процессов, в связи с чем при выборе такой системы необходимо прежде всего обратить внимание, насколько сложными могут быть структуры деловых процессов и какие в них поддерживаются типы этапов. Стандартный набор должен обязательно включать:

• простой узел (выполнение элементарного действия, например редактирование первого варианта технического проекта),
• условие (ветвление дальнейшего хода делового процесса в зависимости от условий),
• ветвление (безусловное разделение процесса на несколько параллельных ветвей),
• объединение ветвей,
• скрипт (встроенный язык программирования для автоматического выполнения таких операций, как, скажем, обращение в базу данных внешней прикладной программы с извлечением из нее предварительной информации по техническому заданию),
• множественные точки входа и выхода из делового процесса.

Также должна существовать возможность определять в контексте карты переменные различных типов, несущие любую смысловую нагрузку и влияющие на ход выполнения работы (допустим, название контрагента по сделке, сумма сделки, дата завершения этапа).

Разумеется, должен быть встроенный редактор для создания экранных форм, которые на каждом этапе делового процесса отображают переменные и формируют пользовательский интерфейс workflow-приложения.

Функциональные возможности комплекса:

---

1) Организация потока задач/поручений между сотрудниками компании, контроль хода исполнения поручений, учет плановых и фактических ресурсов.

2) Планирование и учет мероприятий компании, разбиение мероприятий на отдельные этапы (задачи), выдача поручений исполнителям по проведению мероприятия.

3) Учет движения и местоположения различного рода бумажных документов (делопроизводство). Подсистема построена на основе стандартов делопроизводства, принятых в России, и реализует все необходимые этапы прохождения документов.

4) Регистрация электронных документов, ведение архивов документов в электронном виде.

5) Управление отношениями с клиентами (CRM), учет различной информации о контрагентах компании, контактов. Подсистема позволяет анализировать и планировать взаимоотношения с контрагентами, организовывать тематические рассылки.

6) Управление правами пользователей обеспечивает разделение информации внутри компании по степени конфиденциальности.

7) Ведение деловой переписки позволяет провести в электронном виде различного рода согласования и утверждения документов.

8) Интеграция с системами электронной почты дает возможность получать и отправлять электронные письма без использования дополнительного программного обеспечения.

9) Получение отчетов в различных разрезах позволяет детально анализировать информацию о работе офиса.

10) Путеводители позволяют настроить описания работы с документами так, чтобы пользователь мог формировать документы при помощи подробных пошаговых инструкций.

4. Системы, реализующие технологию автоматизации деловых процессов

1. Маршрутизатор WorkRoute 1 Компании ВЕСТЬ-Метатехнология.
2. Система автоматизации деловых процессов WorkRoute II.
3. Программный продукт «ПитерСофт: Управление процессами» на платформе 1С.
4. Action Workflow фирмы Action Techologies.
5. Продукт Staffware фирмы Staffware Inc.
6. IBM FlowMark.
7. Система Optima Workflow (компания «Оптима»).

 

5. Принципы работы системы WorkRoute II

WorkRoute II представляет собой 32-разрядное приложение, выполненное в архитектуре клиент-сервер, и является полнофункциональной, платформенно-независимой, распределенной системой документооборота. WorkRoute II – идеальное средство для комплексной автоматизации управления предприятием, контроля исполнительской дисциплины и анализа загрузки сотрудников.

WorkRoute II предназначена для:

---

• автоматизации управления документами и заданиями,
• создания систем документооборота,
• объединения прикладных специализированных систем в единый информационный комплекс,
• решения распределенных задач,
• обмена сообщениями и интеграция с почтовыми системами,
• интеграции с системами управления документами.

В состав WorkRoute II входят:

• 1. Клиентское место – модуль, позволяющий сотрудникам инициировать новые работы, получать и изменять информацию по выполняемым работам и обрабатываемым документам.
  2. Рабочее место администратора – модуль для управления пользователями и группами, формирования иерархической структуры предприятия.
  3. Редактор карт – модуль для создания и редактирования карт деловых процессов, согласно которым будут выполняться типовые работы и обработка документов на предприятии. С помощью графических примитивов можно реализовать схемы любой степени сложности.
  4. Редактор форм – модуль для создания форм отображения информации по выполненным работам, на которых могут быть размешены данные, находящиеся в специализированных базах данных.

WorkRoute II – открытая и масштабируемая система. Она работает на предприятиях с гетерогенными сетевыми средами и позволяет встраивать дополнительные компоненты. Подключение пользователей или увеличение мощности серверов происходит без изменения самой системы. WorkRoute II одинаково хорошо работает при вхождении в нее как десяти пользователей, так и нескольких тысяч.

WorkRoute II поддерживает различные операционные среды и СУБД (сервер: Microsoft Windows NT, Novell Netware, SCO UNIX, Solaris, HP-UX, IBM AIX, DEC Unix). СУБД: Microsoft SQL Server, Sybase SQL Server, Sybase SQL Anywhere, Oracle).

Work Route II имеет русскоязычный интерфейс пользователя и адаптирован к условиям работы на российском рынке.

Work Route II предлагается в разных вариантах комплектации:

• Work Route II Standard – полноценный вариант комплекса, включающий в себя все компоненты системы.
• Work Route II Light – упрощенная реализация системы для малых и средних предприятий с неустойчивыми схемами выполнения работ и обработки документов, основанными на принципах свободной маршрутизации.
• Дополнительно предлагаются отдельные модули, расширяющие возможности Work Route II, например, Work Route II Internet Gateway – модуль для удаленного управления работами и создания решений на базе Internet/Intranet-технологий.

Технология WorkRoute завоевала признание на мировом рынке и была лицензирована крупнейшим мировым производителем Систем управления документами – компанией PC DOCS Inc. WorkRoute включена в продукт DOCS Open (PC DOCS Inc.) в качестве модуля маршрутизации работ и документов и распространяется на мировом рынке под торговой маркой DOCS Routing.

---