Файл: Управление коммуникациями в проектах (Процесс коммуникации включает четыре базовых элемента:).pdf

Введение.

Сейчас одним из лучших способов ведения бизнеса является управление проектом. Проект - это единая работа людей для достижения конкретных целей, ограниченная временем и бюджетом. Управление коммуникациями проекта - это осуществление всей деятельности по организации связи и общения как между продавцом и покупателем, так и между сотрудниками фирмы.

Коммуникации и отношения между сотрудниками компании - это главная задача, которая ставится в управлении коммуникациями проекта, потому что работа сотрудников над общим делом напрямую зависит от психологического состояния людей [1].

Процесс коммуникации включает четыре базовых элемента:

• Отправитель — лицо, создающее идею либо фильтрующее информацию для передачи.

• Сообщение — информация/текст, закодированная в символы.

• Канал — средство передачи информации.

• Получатель — лицо, которому предназначена информация.

В рамках проекта присутствует потребность в осуществлении различных видов коммуникаций (рисунок 1) [2]:

• Внутренние (между сотрудниками) и внешние (с руководителями компании, заказчиками, другими организациями).
• Формальные (отчеты, запросы, встречи) и неформальные (напоминания, обсуждения).
• Письменные и устные.
• Вертикальные и горизонтальные.

Рисунок 1. Виды коммуникаций.

Процессы управления коммуникациями проекта включают в себя следующие элементы:

1. Планирование коммуникаций – определение потребностей участников проекта в коммуникации и информации.
2. Распространение информации – своевременное предоставление необходимой информации участникам проекта.
3. Отчетность по исполнению – сбор и распространение информации о выполнении работ. Эта информация включает в себя отчеты о текущем состоянии, оценку прогресса и прогнозирование.
4. Управление участниками проекта – управление коммуникациями в целях удовлетворения требований участников проекта и решения возникающих проблем.

Данные процессы контактируют как друг с другом, так и с другими процессами в других областях знаний. В зависимости от нужд проекта в каждом процессе принимают участие один или несколько человек, объединяясь уже в группы. Каждый процесс имеет место хотя бы один раз во время каждого проекта, а если проект разделен на фазы – то в одной или нескольких фазах проекта.

---

В процессе планирования коммуникаций определяются информация и взаимодействия, важными участникам проекта, например, каким лицам какая информация нужна, когда она им понадобится, кто и каким образом должен им эту информацию предоставить. Несмотря на то, что передача информации происходит во всех проектах без исключения, сами способы передачи могут отличаться. Одним из главных факторов для достижения успеха проекта является выявление информационных потребностей участников проекта и определение нужных средств для удовлетворения данных потребностей. В большинстве проектов основная часть планирования коммуникаций выполняется на самых ранних фазах проекта. Однако результаты данного процесса планирования регулярно пересматриваются на протяжении всего проекта и, при необходимости, изменяются, чтобы они сохраняли свою актуальность.

Зачастую, планирование коммуникаций тесно связано с различными факторами внешней среды компании и её влиянием на проект, так как от организационной структуры проекта очень сильно зависят требования к коммуникациям проекта (рисунок 2).

Рисунок 2. Планирование коммуникаций: входы, инструменты и методы, выходы.

Под распространением информации подразумевается своевременное обеспечение доступа сотрудников проекта к нужной им информации. Распространение информации также включает в себя исполнение плана управления коммуникациями и реагирование на неожиданные запросы информации (рисунок 3).

Рисунок 3. Распространение информации: входы, инструменты и методы, выходы.

Отчетность по исполнению подразумевает сбор всех данных базового плана и предоставление участникам проекта информацию о выполнении работ. Обычно данная информация относится к текущему использованию ресурсов для достижения определенных целей проекта. Отчетность по исполнению, как правило, должна содержать информацию о содержании, сроках, стоимости и качестве. В большинстве проектах требуется также предоставление информации о рисках и поставках. Отчеты могут быть либо полными, либо содержать информацию только об отклонениях (рисунок 4).

Рисунок 4. Отчетность по исполнению: входы, инструменты и методы, выходы.

Управление участниками проекта относится к управлению коммуникациями для удовлетворения потребностей участников проекта и решения возникающих проблем. Тщательно управление участниками проекта увеличивает вероятность того, что не произойдет сбоя выполнения проекта из-за нерешенных проблем с сотрудниками проекта, способствует укреплению сплоченности работы сотрудников, а также снижает вероятность нарушения нормального хода исполнения проекта. Как правило, управление участниками проекта входит в обязанности менеджера проекта (рисунок 5).

---