Файл: Система электронного документаоборота Company media.pdf

(ф.Т-2, Т-2ГС, Т-2МС), штатное расписание (ф.Т-3), график отпусков (ф.Т-7).

Особенностью модуля является его полная интеграция в структуру служб

системы CompanyMedia и, как следствие, возможность использовать все

сервисы системы. Модуль соответствует требованиям федерального закона

№152-ФЗ «О персональных данных».

СМ-Претензионная и исковая работа (СМ-ПИР) – модуль обеспечивает

поддержку и взаимосвязь по документам, составляющим доказательную часть

исковой работы и позволяет осуществлять поиск и дальнейшее объединение

документов по типу принадлежности к этой группе. Документы при этом могут

быть практически любыми, это записи из следующих прикладных модулей

CompanyMedia: СМ-Вхд, СМ-ИсхД, СМ-ОГ, СМ-Договора, СМ-КиК и т.д.

СМ-Доверенности – модуль обеспечивает автоматизацию работ по

стандартным процедурам управления доверенностями в организации: выдача

доверенностей, контроль актуальности и отзыв доверенностей, при этом модуль

предоставляет для пользователя данные в удобной форме, позволяя выяснить

какому должностному лицу на какой срок и для какой организации была выдана

доверенность, своевременно отследить необходимость ее продления, уведомить

об этом и доверителя, и доверенных лиц и, при необходимости,

делопроизводителей, в чьи функциональные обязанности может входить

подготовка новой, либо продление срока действия старой доверенности, а также

организация процедуры отзыва.

СМ-Пропуска – модуль управления выдачей пропусков позволяет

сотрудникам организации при появлении у них соответствующих служебных

потребностей оформить, согласовать и утвердить заявку на выдачу пропуска.

После утверждения заявка регистрируется и поступает на исполнение в бюро

пропусков организации, где на ее основании может быт выписан, либо выдан

иным способом пропуск на территорию. Система содержит поисковые формы,

позволяющие проанализировать выданные пропуска как по работникам,

заказавшим, согласовавшим и утвердившим заявку, так и оценить

9

загруженность работников бюро пропусков и количество пропусков,

выдаваемых за определенный период на определенного человека.

СМ-Командировки – модуль обеспечивает управление прохождением двух

взаимодополняющих процессов: подготовка к командировке, включающая

заявку, расчет расходов, бронирование гостиницы и билетов, а также отчет о

командировке, позволяющий подготовить такие документы как авансовый отчет

по расходам и отчет о выполнении целей командировки с последующим его

согласованием и утверждением. Модуль обеспечивает подготовку и распечатку

утвержденных форм отчетности: служебного задания о направлении работника

в командировку (ф.Т-10а), приказа (распоряжения) о направлении работника в

командировку (ф.Т-9), командировочного удостоверения (ф.T-10), авансового

отчета (ф.АО-1), отчета по командировке. Позволяет хранить, обрабатывать и

предоставлять доступ в соответствии с правами к сведениям по командировкам

работников за длительный срок, до 5 лет, а при необходимости и более.

5. Автоматизация регламентированных процессов и потоков работ (WorkFlow)

СМ-Универсальные заявки – модуль является прикладным использованием

приложения на основе сервиса WorkFlow, позволяющего с одной стороны,

минимизировать затраты при разработке новых документоориентированных

приложений, с другой стороны, значительно ускорить, собственно, разработку.

В настоящий момент модуль СМ-УЗ поддерживает автоматизацию процесса

формирования, согласования и утверждения заявки на закупку товарно-

материальных ценностей с контролем их передачи заказчику.

1.2 Архитектура системы

А р х итекту ра СЭД иУП CompanyMedia ба з и рует ся на с е рв ис н о-

ориентированном подходе (SОА) и может быть представлена в виде

четырехуровневой системы.

1)Уровень технологической платформы

Находится в основании структуры и представляет из себя нереляционную,

объектно-ориентированную систему управления базами данных (СУБД) IBM

Lotus Domino, которая обеспечивает хранение самих электронных документов,

их контента и метаданных; обеспечивает доступ к ним в условиях высокого

уровня территориальной распределенности, репликацию хранимых данных по

серверам системы, а также частично обеспечивает функционал управления и

разграничения доступа к данным.

2)Уровень системных сервисов

Обеспечивает прикладные модули необходимыми им унифицированными

ресурсами. Используя унифицированный API, сервисы могут давать

необходимые ресурсы любому модулю обработки информации, а также любому

другому сервису.

ActiveFrame - комплекс документоориентированных сервисов системы,

обе спечивающий функци онал большей части унифици р ованных

документоориентированных модулей. ActiveFrame предоставлет сервисные

ресурсы по запросу модулей, обеспечивая последние унифицированным

набором ре сурсов, необходимым для обе спечения элект ронного

документооборота. К сервисам, базирующимся в ActiveFrame относятся:

справочники и классификаторы, согласование и утверждение, контроль

исполнения поручений, обработка информации и подготовка печатных форм,

автоматизированное формирование дел, интерактивный корпоративный

тренинг, интегрированная система криптографической защиты информации

(СКЗИ).

1.3 Развитие системы

Во второй половине 2010 года производитель СЭД CompanyMedia, Компания

“ИнтерТраст” представила несколько уникальных решений для СЭД,

использующих в качестве клиентской части Толстый клиент, устанавливаемый

на планшетный компьютер Apple iPad. Разработка приложений была начата для

операционной системы Apple iOS 3.2, в дальнейшем программным продуктам

при миграции на следующую версию операционной системы — iOS 4 была

добавлена поддержка многозадачности, а также доработаны аспекты

устойчивости. В ноябре 2012 года представлено мобильное приложение для

BlackBerry, а в феврале 2013 года - мобильное рабочее место на Android.

С осени 2010 года доступно к загрузке из AppStore приложение iPapka,

представляющее собой мобильное рабочее место руководителя высшего звена в

системе электронного документооборота CompanyMedia. На сегодняшний день

iPapka обеспечивает следующую функциональность:

поддержку возможности рассмотрения руководителем поданных документов с

фиксацией резолюций и формированием поручений с передачей их

исполнителям;

ознакомление с проектом документа с функциональностью его согласования,

утверждения либо мотивированным отказом от указанных действий;

фиксация комментариев к рассматриваемым документам, в том числе,

текстовых, графических и голосовых;

поддержка многозадачности (для iOS 4.X).

На выставке систем документооборота DocFlow2011 было представлено

приложение для iPad iMeeting, являющееся клиентским приложением модуля

CM-Заседания. Его основную функциональность составляет поддержка

механизмов работы коллегиальных органов управления – заседаний и