Файл: Система электронного документаоборота Company media.pdf
Добавлен: 06.07.2023
Просмотров: 144
Скачиваний: 2
Введение
CompanyMedia — программный комплекс — система электронного
документооборота и управления бизнес-процессами (СЭДиУП), производимая
Компанией ИнтерТраст с 1998 г. по настоящее время, на основе платформы
совместной работы пользователей (GroupWare) IBM Lotus Notes/Domino.
CompanyMedia является зарегистрированным товарным знаком производителя
— компании «ИнтерТраст». Система CompanyMedia относится к классу систем
управления корпоративным контентом(ECM). В настоящее время, в её состав
входят 22 модуля, выполняющие различные задачи, от автоматизации
классических задач общего и частного документооборота до поддержки
групповой работы и автоматизации бизнес-процессов. В целом, эти предметные
модули могут быть разделены на следующие пять категорий:
документационное обеспечение управления;
управление типовыми деловыми процессами;
управление документацией;
управление регламентированными процессами;
коллективная работа с документами.
Вследствие специфики системы, основными группами её потребителей
являются: государственный сектор и органы федеральной, региональной и
муниципальной власти, финансовый сектор, предприятия промышленности и
топливно-энергетического комплекса. В целом, потребителей СЭД
CompanyMedia можно охарактеризировать как организации с большим
количеством работников и одновременно высоким уровнем территориальной
распределённости структурных подразделений, а также дочерних и зависимых
обществ, которым в свою очередь требуются решения, обеспечивающие
сквозной документооборот по всей территории местонахождения компании.
1. Структура CompanyMedia
Все модули СЭДиУП CompanyMedia имеют перед названием приставку
CM-, обозначающую принадлежность модуля именно к этой системе
электронного документооборота, что отличает их от другой разработки того же
производителя - СЭД OfficeMedia, предназначенной для малых и средних
организаций, но, в целом, поддерживающих стандартный функционал систем
электронного документооборота. Модули системы разбиты на пять категорий
по прикладным типам.
1. Документационное обеспечение управления
В категорию ДОУ (документационное обеспечение управления) в
настоящий момент включены модули, выполняющие задачи общего и частного
документооборота организации.
CM-Входящие документы (СМ-ВхД) – модуль обеспечивает обработку
входящей корреспонденции от юридических и физических лиц, одновременно
контролируя дубликаты и копийность поступивших документов обеспечивает
возможность регистрации документов, первичную обработку и дополнение
сопутствующими материалами, формирование резолюции по входящему
документу, а также используя сервисы CompanyMedia, обеспечивает контроль
ее исполнения с формированием соответствующей отчетности.
CM-Обращения граждан (СМ-ОГ) – модуль функционально идентичный
модулю "входящие документы" но обеспечивающий расширенную
функциональность, необходимую для работы с физическими лицами, включая
обработку паспортных данных, категории социальной защищенности и других
особенностей. Модуль предназначен, в первую очередь, для организаций,
предоставляющих услуги населению и органов всех видов власти, ведущих
прием граждан.
CM-Иcходящие документы (СМ-ИсхД) – модуль обеспечивает весь цикл
работы с исходящими документами от подготовки проекта документа через
согласование его текста и дальнейшее подписание оригинала уполномоченным
должностным лицом до отправки документа адресату с одновременным
контролем его получения.
CM-Делопроизводство – модуль позволяющий объединять документы
организации как находящиеся в СЭДиУП CompanyMedia, так и не относящиеся
к ней (документы в других системах, бумажные оригиналы и т.д.) в дела, давая
последним названия в соответствии с индексообразующим классификатором
(номенклатурой дел), утвержденным в организации. По завершении жизненного
цикла, документы, сгруппированные в дела, имеется возможность как
напрямую уничтожать из CompanyMedia, так и передавать на архивное
хранение в в подсистему СМ-Корпоративный Электронный Архив, в
соответствии с федеральным законодательством, предписывающим архивное
хранение документов в случае если последние представляют ценность для
сотрудников, организации, либо государства.
CM-Факс – модуль, позволяющий через корпоративный сервер организации
осуществлять отправку и прием факсимильных сообщений с последующей их
рассылкой адресатам внутри организции по электронной почте, а также
одновременным ведением системных журналов учета переданных и принятых
сообщений, что позволяет значительно уменьшить количество арендуемых
организацией телефонных номеров, а также обеспечить полный контроль над
входящими и исходящими факсимильными сообщениями организации и
сведения к минимуму возможности их утраты.
CM-Заседания – модуль, обеспечивающий функционал подготовки повестки
плановых, циклических и внеплановых заседаний и совещаний коллегиальных
органов управления, а также проведения дальнейшей процедуры подготовки
протокола проведенного заседания. Модуль СМ-Заседания обеспечивает
посредством взаимодействия с другими модулями системы формирование и
контроль исполнения поручений, выдаваемых на основании протокола
заседания, а таже публикацию протокола посредством модуля СМ–
Нормативные и распорядительные документы (СМ-НРД).
CM-Поручения – модуль, обеспечивающий функционал выдачи поручений
работникам организации с последующим двойным контролем исполнения:
системным контролем по срокам и контролем исполнения по существу,
выполняемое ответственным должностным лицом. Модуль также позволяет
создавать вложенные поручения необходимого количества уровней, с
одновременным контролем по сроку исполнения таким образом, чтобы сроки
исполнения нижестоящих поручений не превышали иерархически
вышестоящие. Также модуль позволяет формировать отчетность по
исполнению поручений в виде соответствующих отчетов по должностным
лицам, выдававшим распоряжения по исполнителям и в рамках определенных
временных сроков.
CM-Корпоративный Электронный Архив (СМ-КЭА)[5] - модуль,
обеспечивающий полное выполнение требований федерального закона № 125-
ФЗ "Об архивном деле в РФ" в областях, регулирующих работу ведомственных
архивов организаций, в том числе, приема архивных материалов, поддержки
работы экспертных комиссий, выполнение поиска, контроля выдачи архивных
матриалов в электронном виде на руки и в читальный зал с контролем возврата
и прекращением доступа, выделением дел к уничтожению и передаче на
внешнее хранение, а таже переформирование дел, уже находящихся в архиве, а
также автоматизированной подготовке разнообразных утвержденных архивных
форм: описей, актов, справок. Модуль предусматривает возможность работы в
режиме архивной картотеки, что позволяет управлять имеющимся
материальным ведомственным архивом, принимать документы, объединенные в
дела из СЭДиУП CompanyMedia, а также посредством ретроконверсивного
ввода при потоковом и ручном сканировании архивных материалов. В
настоящий момент, модуль СМ-КЭА является уникальным, представляя
единственную корпоративную информационную систему, удовлетворяющую
требованиям нормативного регулирования и построенную на основе IBM Lotus
Notes/Domino.
2. Управление документацией
СМ-Нормативная и распорядительная документация (СМ-НРД) – модуль
позволяет проводить цикл подготовки проекта, согласования, утверждения,
регистрации, опубликования и вывода (замены, отмены, аннулирования)
6
нормативных (положения, регламенты, инструкции т.д.) и распорядительных
(приказы, распоряжения и т.д.) документов организации. Модуль поддерживает
гибкое управление правами доступа к документам (создание, просмотр,
удаление, комплексные права), иерархическую структуру хранения документов,
мощную систему поиска документов и папок как по их атрибутам (создатель,
подписант, дата подписания и т.д.) так и по тексту самих документов, если он
присутствует в системе.
СМ-Техническая документация (СМ-ТД) – модуль позволяет выполнять
работу по поддержке жизненного цикла технической документации в
профильных организациях: подготовка проектов документов, их согласование и
утверждение, регистрация, замена и отмена, управление версиями документов и
правами доступа к ним.
3. Групповая работа с документами (Collaboration)
СМ-Документация – модуль позволяет осуществлять групповую работу с
документами в пределах разработки и управления версиями. Модуль СМ-
Документация предназначен обеспечивать группу пользователей СЭДиУП
CompanyMedia объединенных решением общих задач и общими
и нф о рма ц и о н ным и ре су рс ам и, на ходящ им ися в ко р п о рат ив н о й
информационной сети высокой степени территориальной распределенности
общими документами с поддержкой репликации. Система обеспечивает
репликацию документов на удаленные рабочие места и группы, оперативное
отслеживание изменений в документах, производимое в реальном времени,
контроль всех версий документов и управление доступом к ним.
4. Управление типовыми процессами
СМ-HelpDesk – модуль управления заявками на техническое обслуживание.
Позволяет документировать заявки пользователей, контролировать их
выполнение по срокам и по качеству (может использоваться обратная связь от
пользователей системы, подавших заявку). Методика применения модуля
позволяет планировать загруженность подразделений, ответственных за
обработку обращений на техобслуживание, осуществлять подготовку отчетов о
7
выполненных работах, а также статистических сведений как по подразделениям
в целом, так и по конкретным работникам.
СМ-Клиенты и Контакты (СМ-КиК) – модуль СМ-КиК является
полнофункциональной системой класса CRM, реализованной в рамках системы
CompanyMedia. Модуль СМ-КиК обеспечивает управления циклом
взаимодействия с клиентом от первого контакта до повторных обращений.
Обеспечивая возможность документирования контактной информации,
сведений о должностных лица система СМ-КиК обеспечивает возможность
связи с другими документами системы – договорами (СМ-Договора),
Входящими и исходящими документами (СМ-ВхД и СМ-ИсхД). Многие
дополнительные функции системы могут быть реализованы при помощи
сервиса WorkFlow.
СМ-Управление проектами – модуль управления проектами обеспечивает
возможность детального управления проектной деятельностью в организации –
планирования ресурсов, назначения исполнителей, выдачу исполнителям
заданий и последующий контроль их исполнения по срокам и по существу,
модуль поддерживает рассылку напоминаний о системных событиях, как то:
назначение исполнителя, выдача задания исполнителю, наступление срока
исполнения задания, информация о просрочке исполнения (отсутствии отчета
Исполнителя о выполнении задания по существу, направленного менеджеру
проекта). Все напоминания снабжены активными ссылками на записи в базах
данных СМ-Управление проектами и позволяют напрямую уточнить, либо
выполнить требуемые действия.
СМ-Управление персоналом (СМ-УП) – модуль предназначен, прежде всего,
для автоматизации ведения в организации кадрового делопроизводства. СМ-
Управление персоналом обеспечивает взаимосвязь информации, хранимой в
CompanyMedia с записями кадрового учета и позволяет осуществлять
подготовку и управление документацией, входящей в состав личного дела,
ведение которого в организациях регламентировано действующим
законодательством. Система позволяет осуществлять подготовку и хранение
следующих стандартизованных учетных форм: приказ о приеме работника на
8
работу (ф.Т-1), приказ о расторжении трудового договора (ф.Т-8, Т-8а ), приказ
о переводе работника на другую работу (ф.Т-5), личная карточка работника