Файл: Система электронного документооборота ДЕЛО.pdf

2. 5. Работа с проектами документов

Все исходящие документы в процессе обработки проходят стадию проектов. Система поддерживает полный цикл работы с проектами: создание, редактирование с сохранением предыдущих версий, согласование и утверждение (подписание) и, наконец, регистрация исходящего или внутреннего документа, созданного на основе проекта.

Для работы с проектами используется особый тип регистрационной карточки, содержащий набор специальных реквизитов.

Исполнитель, создающий проект документа, указывает визирующих и подписывающих должностных лиц, а также маршрут движения проекта между ними (последовательное или параллельное).

Должностные лица, которым направлен документ, могут ознакомиться с его содержанием и внести коррективы. Редактирование может осуществляться путем исправления текущей версии, прикрепления к карточке файла с замечаниями, а также путем создания новой версии проекта. Система поддерживает работу с неограниченным количеством версий, что позволяет удобно организовать коллективную работу с проектом, эффективно отслеживать и упорядочивать создание различных его вариантов и, при необходимости, на любой стадии процесса согласования вернуться к предыдущей редакции.

В случае, если должностное лицо удовлетворено содержанием проекта, оно может его завизировать или подписать в электронной форме, в том числе с применением персональной электронной цифровой подписи (ЭЦП). Статус проекта, отражающий ход визирования и подписания, автоматически обновляется и отображается на рабочем месте исполнителя.

Пройдя все этапы процедуры согласования, утвержденный проект становится исходящим или внутренним документом, который должен быть зарегистрирован в системе. Его регистрационная карточка автоматически создается на основе РК проекта.

2. 6. Прием и внешняя рассылка документов

Современный уровень развития управленческих связей и средств коммуникации ведет к постоянному увеличению объема служебной переписки. В крупных организациях со значительным документооборотом для ее обработки специально создаются отдельные подразделения - экспедиции. В связи с этим важным условием создания эффективной системы документооборота является автоматизация функций приема-отправки входящих и исходящих документов, причем как в электронной, так и в бумажной форме.

Для облегчения обработки документов, передаваемых по электронной почте, система «ДЕЛО» поддерживает работу с MAPI-совместимыми почтовыми программами, в т.ч. с MS Outlook. Пользователю предоставляются следующие возможности:

- прием и отправка документов по электронной почте из интерфейса системы;

- автоматизированная регистрация поступивших документов;

- подписание отправляемого сообщения ЭЦП;

- шифрование сообщений с применением средств криптозащиты;

- контроль за уведомлениями о регистрации документов (в системе «ДЕЛО», установленной в организации-адресате).

Бумажные документы могут отправляться по почте, курьером или фельдъегерской связью. Для организации отправки большого количества исходящих документов необходимо вести их учет путем внесения в специальные реестры, в соответствии с которыми осуществляется передача документов на отправку (под роспись). При традиционной технологии для этого используются установленные формы реестров. По ним документы распределяются в зависимости от вида и стоимости отправления, категории адресата и т. п.

Система «ДЕЛО» позволяет значительно облегчить и автоматизировать трудоемкий процесс составления реестров.

Все подлежащие отправке исходящие документы, имеющие внешнего адресата, автоматически помещаются в отдельную папку. Система настраивается на любое количество видов отправки и категорий адресатов, а также предназначенных для них типов реестров.

Сотрудник экспедиции или секретарь может в электронной форме подготовить рассылку, используя удобные инструменты сортировки документов по реестрам, сформировать содержимое пакетов и распечатать готовые реестры и конверты.

Система предоставляет также удобный механизм поиска по содержимому реестров, что позволяет, при необходимости, быстро обращаться к отправленному ранее документу.

2. 7. Движение документов внутри организации

Помимо внешней рассылки документ в процессе работы с ним может перемещаться внутри организации между различными должностными лицами (подразделениями). Автоматическая передача документов по локальной сети значительно упрощает и ускоряет обмен информацией и взаимодействие между сотрудниками.

Система позволяет пересылать регистрационную карточку с прикрепленными к ней файлами в кабинет любого сотрудника. При этом сама РК хранится на сервере, а в папке кабинета отображается ссылка в форме записи о документе. Таким образом, можно разослать документ во все подразделения без его физического копирования. При этом удаление записи из кабинета не приводит к полному удалению РК.

При традиционной технологии делопроизводства документ обычно передается между ответственными исполнителями под роспись в специальном журнале. Для этого в системе предусмотрено ведение журнала передачи, где отмечается, кем и когда получен оригинал или копия документа. Там же указывается номер дела, в которое направлен документ или факт его уничтожения.

На основании записей журнала передачи секретарь может автоматически сформировать и распечатать реестры передачи документа внутри организации (в т ч. по подразделениям).

Кроме того, существует возможность отразить в электронной форме массовое ознакомление должностных лиц с документом.

Факт пересылки РК и передачи бумажного оригинала (копии) автоматически фиксируется системой в соответствующих журналах, что позволяет оперативно отслеживать все перемещения документа внутри организации.

2. 8. Формирование дел

В течение текущего года исполненные документы «списываются в дело», и, таким образом, формируется архивный фонд организации. Система предоставляет удобные средства для организации хранения как бумажных, так и электронных документов (прикрепленных к РК файлов).

Функция «опись дел» обеспечивает автоматизацию основных задач оперативного хранения документов и дел:

- поддержка принятой в организации номенклатуры дел;

- механизм списания документа в дело;

- просмотр перечня документов, списанных в дело;

- поддержка работы с многотомными делами;

- автоматический пересчет страниц в деле;

- возможность открыть и закрыть дело для поступления в него новых документов.

Для облегчения работы исполнителей и сотрудников служб ДОУ по правильному формированию дел существует возможность предварительного списания документа в дело уже на стадии регистрации или работы с ним путем помещения в специальную папку («В дело»). Впоследствии, когда документ исполнен и работа с ним завершена, его не требуется специально искать в базе данных для направления в дело - достаточно воспользоваться удобным инструментом для группового списания в дело заранее подготовленных для этого документов.

Система «ДЕЛО» обеспечивает основные функции работы с архивом, но для более глубокой работы по ведению и учету архивных дел создана отдельная система «АРХИВНОЕ ДЕЛО». Для эффективного взаимодействия двух систем реализована возможность экспорта-импорта данных.

2. 9. Информационно-справочная работа

Система предоставляет широкие поисковые возможности для быстрого и удобного получения любой информации, накопленной и сохраненной в базе данных. Она позволяет мгновенно находить документы, поручения и проекты документов по значению любых реквизитов и их произвольному сочетанию. Также возможен полнотекстовый поиск по содержанию файлов, прикрепленных к регистрационным карточкам.

Пользователям доступно создание поисковых запросов любой сложности и их сохранение для последующего многократного использования. Поисковый запрос может быть сформирован как "с нуля", так и на основе ранее созданного шаблона. В одном запросе могут сочетаться различные виды поиска: на точное совпадение, по различным диапазонам значений и др.

Для удобства доступа отобранные в результате поиска документы можно хранить в персональных папках пользователей или распечатать в виде перечня.

Механизмы рубрикации документов (отнесения к определенной теме) и их связывания между собой позволяют быстро, точно и без дополнительных усилий находить все документы по определенной тематике или вопросу и при необходимости легко разбираться в истории проблемы.

Следует отметить, что возможности поиска документов для каждого пользователя определяются в соответствии с настроенными для него правами доступа к информации. Например, можно ограничить доступ к документам какой-либо картотеки, группы или грифа секретности.

В системе существуют встроенные инструменты для получения формализованных отчетов, предоставляющих полную информацию о ходе работы с документами (в дополнение к стандартному поисковому механизму).

Эта функция позволяет мгновенно получать интересующие руководство статистические данные по документообороту в соответствии с заданными параметрами. Система автоматически обрабатывает данные и представляет их в виде готового документа в формате Word с возможностью вывода на печать средствами текстового редактора.

Пользователям доступно получение следующих отчетных форм:

- Сведения о документообороте.

- Сводка об исполнении.

- Справка-напоминание об исполнении поручений.

- Сведения о документообороте по корреспондентам и гражданам.

- Сведения о работе должностных лиц/подразделений с документами.

Полученная таким образом информация служит для оценки эффективности работы как всего управленческого аппарата, так и конкретных должностных лиц (исполнителей) и дальнейшего принятия мер совершенствования исполнительской дисциплины.

Возможность гибкой настройки параметров для каждого отчета обеспечивает максимальную точность и качество результатов поиска и удобство работы с системой.

2. 10. Удаленный доступ к данным и функциям

В системе «ДЕЛО» реализован полноценный web-интерфейс доступа ко всем данным и функциям (Опция «ДЕЛО –WEB»), позволяющий работать с документами через Internet\Intranet. Для успешной организации удаленной работы достаточно web-браузера Microsoft Internet Explorer 5.5 SP (и выше) или полностью совместимого с ним программного обеспечения.

«ДЕЛО-WEB» предоставляет практически все основные вышеописанные функциональные возможности:

- регистрация документов (с автоматическим заполнением некоторых полей РК );

- регистрация связанных документов;

- прикрепление файлов к РК;

- заверение и проверка ЭЦП прикрепленных к РК файлов;

- вынесение резолюций по документу и контроль исполнения;

- ввод отчетов об исполнении поручений;

- работа в папках кабинета (просмотр поступивших в кабинет документов);

- согласование (визирование) и подписание проектов документов;

- поиск документов и поручений по значениям их реквизитов;

- полнотекстовый поиск документов;

- использование разнообразных встроенных поисковых запросов;

- разграничение прав доступа к данным и функциям.

Универсальный веб-доступ ко всем корпоративным документам и возможность эффективной удаленной работы с ними позволяют системе «ДЕЛО» стать полноценной основой для формирования единого информационного пространства в организации любого масштаба и уровня. Опция «ДЕЛО-WEB» - необходимое решение для предприятий с территориально распределенной структурой. Благодаря новым возможностям, сотрудники удаленного филиала, не имеющие возможности подключиться к локальной сети «основной компании», становятся равноправными участниками документооборота в рамках всего предприятия.

Активное использование удаленного доступа создает предпосылки для увеличения мобильности персонала. Руководители и специалисты, находящиеся вне офиса (в служебных поездках, командировках и т. п.), имеют возможность участвовать в принятии решений по документам, их исполнении и контроле.

Применение веб-технологий позволяет значительно упростить архитектуру корпоративной системы документооборота, поскольку не требует установки на рабочих местах пользователей основного клиентского приложения. Работа самих пользователей системы также упрощается, благодаря интуитивно понятному и простому в использовании интерфейсу.