Файл: Система электронного документооборота ДЕЛО.pdf

Управленческая документация является основой деятельности современной организации – в документах сосредоточивается около 85 % информационных ресурсов практически любой структуры управления. В связи с этим процессы документирования и документооборота приобрели самодовлеющий характер и требуют собственных автоматизированных систем управления.

За последние 10–15 лет офисная автоматизация пережила революцию в области работы с документами. Если раньше система автоматизации делопроизводства рассматривалась как система автоматизации деятельности преимущественно технического персонала канцелярий, секретариатов, архивов, связанной с подготовкой, регистрацией, перемещением, контролем исполнения и поиском документов, то теперь составлением и пересылкой документов с помощью ПЭВМ, объединенных в сети, занимаются сами авторы и исполнители документов. Они теперь являются непосредственными участниками технологий документационного обеспечения – с момента создания документов до контроля исполнения и работы с документным архивом. Система автоматизации документирования и документооборота стала решающим инструментом повышения эффективности труда сотрудников, участвующих в принятии решений, и, соответственно, деятельности организации в целом.

На сегодняшний день отраслевым стандартом автоматизации документооборота является система электронного документооборота и автоматизации делопроизводства «ДЕЛО».

Целью контрольной работы является изучить назначение и основные функции системы «ДЕЛО».

Структурно работа состоит из введения, двух основных разделов, заключения и списка использованной литературы.

1. Сущность и назначение системы «ДЕЛО»

Система «ДЕЛО» – это комплексное промышленное решение, разработанное компанией «Электронные офисные системы», успешно работающей на рынке автоматизации делопроизводства с 1996 года. Эта система позволяет автоматизировать делопроизводство и внедрить электронный документооборот как в отдельно взятых организациях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах.

Сегодня программа документооборота «ДЕЛО» фактически является отраслевым стандартом автоматизации документооборота в России. Высокий уровень качества и многолетний опыт специалистов ЭОС гарантируют успешное внедрение и отсутствие проблем с дальнейшей эксплуатацией.

Использование системы «ДЕЛО» позволяет организовать эффективный контроль за движением и исполнением как бумажных, так и электронных документов организации.

Сегодня «ДЕЛО» используют более 1200 компаний и органов власти России и стран СНГ, а общее число установленных рабочих мест превышает 150 000. Двенадцать регионов РФ выбрали «ДЕЛО» как основу построения единой системы документооборота органов власти всех уровней.

Система «ДЕЛО»:

успешно используется как государственными организациями, так и коммерческими компаниями всех областей деятельности;
поддерживает автоматизацию работы с документами в любой организации, использующей от единиц до тысяч рабочих мест;
позволяет работать как в локальной сети, так и удаленно – через Интернет («ДЕЛО-WEB»);
использует стандартные, широко применяемые технологические платформы (MS Windows, Oracle, MS Office, MS SQL) и не требует дополнительных вложений в IT-инфраструктуру;
обеспечивает необходимый уровень защиты данных и конфиденциальность информации;
соответствует всем нормативным требованиям как российского делопроизводства, так и международных стандартов;
обеспечивает как автоматизацию классического «бумажного» делопроизводства, так и смешанный «бумажно-электронный» вариант, а также полноценный электронный документооборот с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП) и специальных криптографических средств;
предоставляет возможность массового перевода бумажных документов в электронный вид и помещения их в базу данных системы;
поддерживает полный цикл работы с проектами документов, в том числе их маршрутизацию и версионность;
имеет открытую архитектуру и предоставляет возможность интеграции с другими программными средствами (1С, программные продукты компании «Электронные офисные системы» и др.).

Система «ДЕЛО» предлагается в двух основных вариантах: сетевом («ДЕЛО-Предприятие») и однопользовательском («ДЕЛО-Секретарь»). В обоих вариантах система обеспечивает возможность обмена документами по ЭП с использованием ЭЦП и шифрования передаваемой информации на базе сертифицированного протокола Crypto Pro CSP. Следовательно, при создании корпоративной системы ее можно строить как многоуровневую, развернув мощную сетевую систему в центральном офисе, малые сетевые варианты в организациях и на предприятиях со средним уровнем документооборота и отдельные места в небольших филиалах.

2. Основные функции системы «ДЕЛО»

2.1. Регистрация документов

Прежде чем приступать к работе с документом, его необходимо ввести в систему, т.е. зарегистрировать. Регистрируются как поступившие извне, так и созданные внутри организации документы: письма, приказы, договоры, обращения граждан и прочее.

При регистрации формируется регистрационно-контрольная карточка (РК), в которую заносятся сведения о документе, и система автоматически присваивает номер в соответствии с заданным шаблоном. РК содержит полный набор метаданных и реквизитов, предусмотренных стандартами российского делопроизводства. К карточке могут быть прикреплены файлы, содержащие тексты или графические образы самих документов.

Для отражения ведомственной или отраслевой специфики состав полей РК может быть расширен за счет создания дополнительных реквизитов.

Система позволяет в автоматизированном режиме регистрировать переданные по электронной почте документы, в том числе снабженные электронной цифровой подписью (ЭЦП). Для документов, которые готовятся с помощью MS Word и Excel, также реализована упрощенная процедура регистрации прямо из привычной для пользователя среды редактора.

Для облегчения и ускорения процедуры регистрации используются следующие инструменты:

задание автоматически заполняемых значений реквизитов (по умолчанию);
заполнение реквизитов путем выбора нужного значения из заранее настроенного справочника;
перечень наиболее часто используемых стандартных текстов;
установление ссылок на другие документы;
отнесение документа к тематическим рубрикам и др.

Работа с файлами (электронными документами)

К регистрационной карточке могут прикрепляться файлы любых форматов, содержащие текст или графические образы документов. Файлы записываются в базу данных системы «ДЕЛО», гарантирующую их сохранность, после чего они могут быть удалены с локального компьютера пользователя. При этом система обеспечивает полноценную работу с файлами: просмотр, редактирование, удаление, подписание электронной цифровой подписью, разграничение прав доступа (как на уровне РК, так и самого электронного документа).

Перевод документов из бумажной в электронную форму.

Система предоставляет возможность сканирования и распознавания бумажных документов прямо из интерфейса регистрационной карточки и автоматически прикрепляет полученные файлы к РК (Опция «Сканирование»).

Для организаций с большим документопотоком реализована возможность массового ввода в систему бумажных документов и распознавания их электронных образов. Это значительно сокращает трудозатраты на ввод информации и создает предпосылки для перехода к электронному документообороту. (Опция «Поточное сканирование»).

Технология поточного сканирования состоит в следующем. При регистрации на документе (на первом или на отдельном чистом листе) печатается назначаемый системой уникальный штрих-код. Он содержит уникальный идентификационный номер документа и правила его обработки.

В процессе сканирования и распознавания система анализирует штрих-код и обрабатывает отсканированные документы в соответствии с указанной в нем информацией. Полученные в заданном формате результаты сканирования автоматически прикрепляются к соответствующим РК.

2. 3. Работа с поручениями (выдача, исполнение и контроль)

Система обеспечивает работу с несколькими видами поручений:

резолюция - поручение, выдаваемое уполномоченным должностным лицом на основании документа;
пункт - поручение, содержащееся в тексте самого документа и не имеющее конкретного автора;
подчиненная резолюция - относится не к документу в целом, а к его отдельному пункту или резолюции; система позволяет отследить иерархию резолюций любой сложности независимо от их количества;
проект резолюции - предварительный вариант резолюции, требующий утверждения руководством.

Руководители могут вводить поручения и автоматически рассылать их исполнителям, делегируя полномочия по контролю специально выделенным должностным лицам или отделам контроля. Система поддерживает работу с любым количеством поручений по документу, каждое из которых имеет своих фигурантов (авторов, контролеров и исполнителей). Таким образом, всем заинтересованным должностным лицам предоставляются эффективные инструменты для удобства контроля и исполнения документов.

После ввода поручений документы автоматически пересылаются исполнителям в их рабочие кабинеты в системе «ДЕЛО». Получившее документ должностное лицо может либо само исполнить его и ввести в систему соответствующий отчет, либо своей резолюцией направить документ далее - исполнителям более низкого уровня.

Для контрольных документов, по которым введено поручение, автоматически отслеживаются сроки исполнения, особо выделяются контролируемые документы и документы с истекшими сроками исполнения. Система автоматически информирует пользователя о нарушении срока рассмотрения или исполнения документов и позволяет получать сводки об исполнении контрольных документов. Контроль также может осуществляться путем поиска документов по реквизитам контрольных поручений.

Снятие с контроля происходит после получения итогового отчета от исполнителя. Когда поручение снято с контроля, сведения о нем автоматически удаляются из всех рабочих кабинетов системы.

2. 4. Кабинеты

Система предоставляет пользователю «виртуальное рабочее место» - его личный кабинет, предоставляющий удобные средства для работы с документами: выдачи, контроля и исполнения поручений, визирования и подписания проектов и др.

Кабинет представляет собой набор папок, в которые группируются документы, поступившие на имя должностного лица: присланные на визирование или подписание, ожидающие вынесения резолюции, подлежащие контролю, принятые к исполнению и т.д.

Распределение по папкам кабинета позволяет упорядочить большое количество документов, находящихся в текущей работе.

Папки кабинета: «Поступившие», «На исполнении», «На контроле», «У руководства», «На рассмотрении», «В дело», «Управление проектами документов», «На визировании», «На подписи».

В системе предусмотрены развитые средства информирования владельца кабинета о поступлении в папки новых документов или изменении их статуса.

Благодаря понятному и максимально приближенному к реальным задачам пользователя интерфейсу можно предельно просто определить, с какими документами работает должностное лицо и на какой стадии исполнения они находятся. Как интерфейс, так и набор доступных функций могут настраиваться индивидуально для каждого пользователя системы.

Наличие собственных «рабочих мест» сотрудников позволяет удобно организовать совместную работу с документами большого числа должностных лиц. Кроме того, кабинет является также одним из эффективных средств обеспечения безопасности конфиденциальной информации, благодаря возможности ограничения прав пользователей на доступ к нему.

Инструментарий кабинета и принципы работы в нем полностью учитывают принятые делопроизводственные технологии, а также традиционное распределение обязанностей и «ролей» участников документооборота. В частности, у руководителей и других ответственных должностных лиц есть возможность передать часть своих полномочий помощникам или секретариату - например, функций выдачи поручений, контроля за их исполнением и др. (также, как это зачастую имеет место в действительности).