Файл: Основные характеристики ЕСМ-систем (Определение и сущность ЕСМ-систем).pdf

Введение

Рынок систем и программ документооборота становится все более насыщенным. Обилие предложений со стороны поставщиков может поставить в тупик любую организацию - кажется, что любая из систем сможет решить все проблемы. Но не всякая программа документооборота, способна решить специфические задачи организации. Тем более, не всякая система или программа документооборота может похвастаться динамичным развитием и удовлетворением все возрастающих требований потребителей. Именно поэтому важно понимать в каком состоянии сейчас находится рынок систем электронного документооборота и что ждет его в будущем.

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения качества управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как управленческое решение всегда базируется на информации, носителем которой является документ на различных основах.

Целью реферата является изучение основных характеристик ЕСМ – систем.

Определение и сущность ЕСМ-систем

ECM-система – система управления информационными ресурсами предприятия (или информационным контентом). ECM-система предназначена для хранения и обработки неструктурированной информации (то есть информации, не имеющей четко определенной структуры – это текстовые документы, изображения, электронные таблицы и многое другое). По статистике ежегодный рост объема только неструктурированного контента на предприятиях составляет 65–200% в зависимости от отрасли. ECM-система позволяет не только создавать данные в распространенных приложениях, но и получать доступ к ним из разных источников и легко манипулировать ими. За счет возможностей создания схем категоризации информации, метаданных и тегов, обеспечиваемых ECM, эти программные средства получают мощные инструменты поиска и извлечения данных. С помощью программного обеспечения управления корпоративным контентом можно выполнять просмотр, модификацию и одобрение любых сведений в соответствии с заданным деловым регламентом.

---

Системы управления корпоративным контентом создавались и создаются прежде всего для управления информацией, которая накапливается в организации в процессе ее жизнедеятельности, причем лидерами по количеству такой информации традиционно выступают банки и страховые компании. Для обеспечения работоспособности в условиях больших потоков документации они вынуждены затрачивать немалые средства на эффективную организацию работы с информацией. ЕСМ-системы предназначены именно для того, чтобы сократить эти затраты. Обеспечивая возможность сбора, хранения и предоставления информации по запросу, они позволяют структурировать получаемую информацию и устанавливать единые стандарты ее обработки, хранения, предоставления по запросу и удаления.

Самыми распространенными информационными системами управления контентом являются системы электронного документооборота (СЭД). Фактически СЭД и ECM стали понятиями взаимозаменяемыми, а непрерывно расширяющийся функционал систем электронного документооборота и добавление к ним системы автоматизации бизнес-процессов (WorkFlow) уравняли данные понятия полностью. Это обосновано прежде всего тем, что распространенная модель управления и отчетности предполагает использование для принятия и осуществления управленческих решений именно документов, то есть информационных структур, состоящих из контента и комплекса атрибутов, позволяющих их идентифицировать.

2. Основная цель и характеристика ECM-системы

Основная цель ECM-системы – обеспечить эффективное управление накопленными информационными активами предприятия с целью повышения производительности и обеспечения компании устойчивого конкурентного преимущества. Предприятия, не применяющие полноценной системы организации электронного документооборота, сталкиваются с неупорядоченным нагромождением своего контента. Его трудно должным образом классифицировать, часто к нему нельзя получить доступ, а также нет возможности узнать версию документа; в компаниях с разветвленной структурой проблематично избежать дублирования и добиться совместного применения важной информации; сотрудники не могут надлежаще сохранять плоды коллективного труда и содержать в порядке большое количество электронных писем. ECM обеспечивает инфраструктуру, которая позволяет устранять эти и другие проблемы.

---

Архитектура большинства современных ЕСМ-систем построена на основе концепции SOA (сервисно-ориентированной архитектуры). В общем виде ее можно представить в виде следующей четырехуровневой системы:

1. На первом, самом низком, уровне такой системы находятся СУБД (системы управления базами данных), которые обеспечивают хранение как контента документов системы, так и их метаданных и поисковых индексов. Используемые в системах ECM СУБД можно условно разделить на 2 типа в зависимости от методологии размещения данных. К первому типу реляционных СУБД относят системы SQL производства Microsoft, Informix производства IBM и системы Oracle одноименного производителя. Ко второму типу относят Lotus Domino/Notes производства корпорации IBM. Также на этом уровне находятся системы, обеспечивающие управление информационной безопасностью как хранимого документационного контента (путем криптографической защиты документальных материалов), так и непосредственно процедур делопроизводства (с помощью электронной цифровой подписи).
2. Второй уровень системы включает в себя универсальные сервисы, предназначенные для реализации стандартных, унифицированных задач, используемых при выполнении процедур делопроизводства. Так, практически все процедуры организационного документооборота содержат несколько таких сервисов, важнейшим из которых является сервис согласования, позволяющий проводить ознакомление должностных лиц с текстом определенных документов с одновременным получением от них ответной реакции в виде полного или частичного согласия с текстом документа (виза "согласовано") либо несогласия с возвратом на доработку и указанием причин
3. третий уровень (уровень прикладных модулей) представляет собой непосредственную реализацию автоматизированных процедур управления контентом. На этом этапе следует остановиться подробнее, так как подходов к реализации автоматизированных модулей великое множество, но в рамках работы мы их разделим на два основных типа.

Подходы:

1. Первый подход, прекрасно зарекомендовавший себя на протяжении последних лет, - модульная разработка автоматизируемых процессов. Данный подход предполагает использование либо единичных модулей, либо их взаимодействия в рамках SOA для автоматизации каждой конкретной документо - ориентированной процедуры
2. Второй, более новый и значительно более эффективный, подход представляет собой WorkFlow-реализацию аналогичного системного функционала. При этом сам программный механизм, осуществляющий продвижение документов в рамках документоориентированного потока, представляет собой один из сервисов предыдущего, т. е. второго уровня системы и, как все сервисы, имеет стандартизованный интерфейс для любого процесса, который создает соответствующий запрос.
3. уровень систем взаимодействия с пользователем. В настоящий момент существует основная дифференциация интерфейсов пользователя на два больших класса. Это так называемый толстый клиент, обеспечивающий полный функционал взаимодействия с ECM-системой.

---

Базовые компоненты ЕСМ – систем

Ключевые компоненты ECM-системы:

• Управление документами — экспорт/импорт, контроль версий, безопасность и службы библиотек для деловых документов.

К основным задачам управления документами (Document Management (DM)) можно отнести:

- контроль документов на вход/выход, контроль целостности документа;

- управление версионностью (отслеживание версий с той же информацией на разных стадиях работы над документом, а также одной и той же информации в различных форматах);

- поиск и навигация с целью поиска информации;

- визуализация информации для представления в структурах типа виртуальных файлов или папок.

• Управление образами документов (Document Imaging) — захват, преобразование и управление бумажными документами.
• Управление записями (или управление документами) — долгосрочное архивирование, автоматизация политик хранения и соответствия нормам регулирующих органов, обеспечение соответствия законодательным и отраслевым нормам.
• Управление потоками работ (Workflow) — поддержка бизнес-процессов, передача контента по маршрутам, назначение рабочих задач и состояний, создание журналов аудита.
• Управление веб-контентом (WCM) — автоматизация роли веб-мастера, управление динамическим контентом и взаимодействием пользователей.

Программное обеспечение для управления Web-контентом предусматривает:

- создание/редактирование контента в рамках контролируемого процесса опубликования информации;

- доставку и администрирование информации для создания Web-презентаций;

- автоматическое преобразование контента под различные форматы представления;

- надежное разграничение доступа к публичной и непубличной информации;

- визуализацию интернет-презентаций

• Управление мультимедиаконтентом (DAM) — управление графическими, видео и аудиофайлами, различными маркетинговыми материалами, например, флеш-баннерами, рекламными роликами.
• Управление знаниями (Knowledge Management) — поддержка систем для накопления и доставки релевантной для бизнеса информации.
• Документо-ориентированное взаимодействие (Collaboration) — совместное использование документов пользователями и поддержка проектных команд.

Система хранения (Store) включает функциональности и компоненты для временного хранения информации, которая не предназначена для архивирования. Даже при использовании носителей, которые пригодны для долговременной архивации, хранение все же отделено от сохранения.

---

Компоненты системы хранения могут быть разделены на три категории:

1) репозитории (Repositories) как место в памяти;

2) библиотечные серверы (Library Services) как компоненты администрирования для репозиториев;

3) технологии хранения.

Эти компоненты инфраструктуры выражаются на уровне операционной системы как файловая система, а также включают технологии безопасности.

Библиотечные сервисы работают совместно с базой данных компонентов системы управления и могут пониматься как библиотеки только в метафорическом смысле. Они являются административными компонентами, связанными с системой, которая обрабатывает доступ к информации. Библиотечные сервисы отвечают за получение и сохранение информации от компонентов систем захвата и управления. Библиотечные сервисы всегда имеют сведения о физическом местоположении хранимого объекта. Для хранения информации может использоваться широкий спектр технологий, в зависимости от требований приложений и системы.

Основные категории ЕСМ – систем

Возможности ECM-систем можно разделить на несколько основных категорий:

1. Общие функции управления содержимым, под которыми понимается способность управлять множеством электронных объектов (изображениями, офисными документами, графиками, чертежами, Web-содержимым, электронной почтой, видео, аудио и мультимедиа). ECM-система обеспечивает репозитарий для всех этих типов электронных объектов с различными библиотечными сервисами (профилированием содержимого, функциями check-in/check-out, управлением версиями, ведением хронологии ревизий, обеспечением безопасности доступа к документам и др.), а также способность управлять данными объектами в течение всего их жизненного цикла.
2. Функции управления процессами, под которыми понимается способность автоматизации и управления бизнес-процессами и потоками работ.
3. Интеграция с другими ECM-системами, подразумевающая способность интеграции ECM-системы c внешними ERP-системами, офисными приложениями, хранилищами содержимого, другими СЭД. Интеграция может быть выполнена с помощью различных подходов, включая использование объектно-ориентированных интерфейсов (таких, как EJB), коннекторов, API-интерфейсов, технологии интеграции корпоративных приложений EAI (Enterprise Application Integration) и др.

Cледует отметить, что ECM существует до настоящего времени только как концепция, и ECM-инфраструктура сегодня в большой степени представляет собой только взгляд на перспективы развития рынка СЭД.

---