Файл: Облачные ЕСМ-системы (Сущность облачных ЕСМ-систем).pdf

Введение

Основоположником современного рынка ECM (Enterprise Content Management) можно считать середину 90-х годов. ХХ. в сегменте систем управления документами. После этого появился Интернет, а вместе с ним и новая обширная область-управления веб-контентом. В то же время конвергенция началась с автономных решений для электронной почты и совместной работы. Интернет стал пионером в возрастающей роли задач поиска и анализа неструктурированных данных.

Самым близким к понятию «электронный документооборот» термин является зарубежный термин «документооборот» (документооборот). Программное обеспечение (ПО) данной категории управляет всем жизненным циклом офисных документов, от момента их коллективной подготовки до архивирования. Основными компонентами систем управления документами являются индексация, регистрация документов (check in/check out), контроль версий, жизненный цикл аннотаций и рабочий процесс.

Сегодня организации имеют множество критически важных для бизнеса документов, которые существуют только в электронной форме и для их функционирования требуется согласованная взаимосвязанная система. До сих пор это было достигнуто с помощью простых, но различных инструментов, начиная от папок в файловой системе и от электронной почты до специализированных приложений. В то же время вся «бизнес-логика» содержалась в головах сотрудников, которые служили другим в качестве справочной и исследовательской системы, подсказывая, где найти нужный документ или у кого спросить о нем. Можно сказать, что ECM функционировал в организациях неформально, на добровольной основе.

Однако неизбежно наступит время, когда никто не сможет контролировать все взаимосвязи и логику организации информации. Следовательно, существует потребность в системе, которая может решить эту проблему.

Первые три десятилетия развития ИТ были сосредоточены на структурированных данных, их сборе, хранении и обработке. Для работы с неструктурированной информацией использовались только простые инструменты, такие как текстовые редакторы. Однако в конце 1990-х годов возникла парадоксальная ситуация. В настоящее время более 80% всей информации компании хранится в виде неструктурированных документов. Практически не было систем, гарантирующих надежное хранение и легкий доступ к нему.

Электронная информация, собранная в организациях, является самым ценным интеллектуальным активом - корпоративной памятью. С этими свойствами нужно обращаться с особой осторожностью. В то же время его сохранения недостаточно - интеллектуальная собственность должна быть легко доступна. Компании должны получать инвестиционный доход при их создании.

---

1. Сущность облачных ЕСМ-систем

Аналитики теперь рассматривают ECM как стратегический подход к управлению последствиями информационного взрыва. Следовательно, необходимо разработать соответствующие решения для объединения фрагментированных технологий, поддерживающих работу с неструктурированной информацией.

Управление корпоративным контентом часто переводится на русский язык как «управление корпоративным контентом», что едва ли раскрывает происхождение и значение этого термина.

Все знакомы с языковыми конструкциями, такими как управление документами, управление знаниями и управление отношениями с клиентами. Когда вы это говорите, никто не задумывается о смысле. Между тем глагол «управлять» означает «вести», «направлять деятельность», «направлять движение» [1]. Можно принять термин «управление бизнес-процессами», который подразумевает управление деятельностью людей. Но как, например, обращаться со знаниями? Как ими управлять?

Слово manage имеет несколько значений. Один из них - «управлять» - более популярен из-за интереса к управлению экономикой. Слово «менеджер» практически вытеснило из повседневной жизни слово «менеджер», которое широко использовалось ранее. Но у manage также имеет другое значение: «способность управлять», «справляться», поэтому термины «Управление знаниями» или «Управление контентом» следует интерпретировать как «способность управлять знаниями».

Кроме того, вы можете интерпретировать термин content как часть или элемент чего-то более сложного. Документ представлен в виде одного, состоящего из отдельных информационных элементов (контентной части), с которыми можно работать независимо друг от друга, например, для разграничения доступа к разным разделам документа.

Первоначально концепция управления контентом была тесно связана с процессом публикации и обновления информации на веб-сайтах: нам нужна была технология, которая позволила бы нам контролировать актуальность [2] веб-сайта. Термин «контент» использовался (и остается) в Интернет-сообществе как синоним слова «информация», означающего контент сайта, то есть все, что на нем размещается - тексты, изображения, фотографии. Слово «контент» уже используется в русском языке (например, контент-анализ - это метод изучения прессы), поэтому его вполне уместно использовать без перевода, то есть информации, содержащейся в документе или его отдельных фрагментах.

---

Слово «enterprise» означает принятие технологии корпоративными клиентами, ее способность решать проблемы, с которыми сталкиваются крупные организации. Технология ECM применяется для работы со всей информацией компании, а не только для поддержки сайта. [2]

Enterprise Content Management (ECM) – это способность обрабатывать неструктурированную бизнес-информацию. Эта формулировка отражает суть и имеет больше смысла, чем определение «управления корпоративным контентом Еще точнее называть эти системы системами управления информационными ресурсами предприятия, потому что они помогают «управлять» информацией - быстро перемещаться по ней, а не контролировать [1].

Корпоративный информационный портал - это приложение, которое помогает организациям открывать внутренние и внешние хранилища информации и предоставляет пользователям возможность единого входа для доступа к персонализированной информации для принятия обоснованных бизнес-решений [4].

Портал объединяет все источники информации (внутренние и внешние, структурированные и неструктурированные), а также все корпоративные приложения, включая ERP, CRM и ECM-системы. Формально он не входит в состав ЕСМ, но без него невозможно представить целостную систему [1]. Портал обеспечивает представление информации, персонализацию, рабочую среду и единообразие политики безопасности и контроля доступа.

Важнейшие технологии ЕСМ представлены в таблица 1

Технология	Назначение
Document Мanagement (управление  документами)	Снабжает документы метаданными (атрибутами), что позволяет связать их с бизнес-процессами. Предоставляет основные библиотечные услуги, включая хранение, поиск, версионность, выписку документов.
Imaging (массовый  ввод и обработка сканированных  документов)	Обеспечивает рабочий процесс для сканирования бумажных документов, их назначения (индексации) и отправки в репозиторий документов.
Records Мanagement (управление  записями)	Обеспечивает работу с архивами документов длительного хранения (как электронных, так и бумажных). Позволяет поддержать полный жизненный цикл документа — от его создания до уничтожения.
Knowledge Management (управление знаниями)	Предоставляет возможность поиска и анализа информации. Обязательно наличие инструментов для автоматической категоризации документов.
Web Content Management (управление информацией согласования, публикации и постоянного на веб-сайтах)	Позволяет поддерживать процесс создания, согласования, публикации и постоянного обновления информации на сайтах. Обычно тесно интегрирован с системой управления документами.
Workflow (автоматизация деловых процедур)	Предоставляет инструменты для автоматизации бизнес-процессов, включая разработку маршрутов, контроль выполнения и т. д.
Collaboration (коллективная  работа)	Предоставляет инструменты для поддержки виртуальных распределенных групп, включая обсуждение, обсуждение документов и общение на основе проектов.
Enterprise Information Роrtal (информационный портал предприятия)	Единая точка доступа ко всем корпоративным информационным ресурсам и приложениям. Обеспечивает персонализацию информации, интеграцию приложений, доступ с любого устройства

---

В течение длительного времени управление записями (РМ) было тесно связано с поддержкой рутинных канцелярских процедур. Сейчас этой технологии отведено одно из ключевых мест в концепции ECM [6]. Разработанные процедуры записи и хранения официальных документов идеально подходят для поддержки всего жизненного цикла любой информации, от ее создания до уничтожения. Это верно не только для бумажных документов, но и для электронных документов, особенно для электронной почты, которые часто содержат важную деловую информацию. Распространение устоявшихся технологий на новые типы объектов, играющих ту же роль, несущих информацию о принятых решениях и фактах из жизни организации, которые могут иметь правовые последствия, очевидно [5].

Секрет популярности систем управления записями сегодня в том, что они помогают поддерживать актуальность информации на веб-сайте или в системе электронной торговли, определять, какие данные ERP следует хранить, а какие нет, и т.д. Из чисто вспомогательной составляющей информационной системы офисная работа превратилась в стратегически важное решение, от которого зависит успешная реализация бизнеса. [6]

Помимо управления документооборотом Document Мanagement (DМ) включают также технологии имидж Инга (совместного использования бумажных и электронных носителей информации), управления веб-контентом (Web Content Management), цифровыми активами (Digital Asset Management), корпоративными отчетами (Enterprise Report Management), а также записями (Records Мanagement) [5].

Предпосылкой для объединения инструментов работы с различными типами контента стало осознание того, что управление всеми типами неструктурированной информации требует набора технологически идентичных функций (хранение контента, библиотечное обслуживание, workflоw, поиск) [5]. Как правило, этот тип архитектуры приложения включает уровни контента / данных, разработку и выполнение бизнес-процессов и бизнес-сервисов, которые взаимодействуют с внешними системами.

ECM - это новая область, в которой терминология не имеет окончательного определения. Даже эксперты иногда не соглашаются.

Концепция ECM является результатом конвергенции систем документооборота, информации на веб-сайтах, автоматизации бизнес-процессов, совместной работы и управления знаниями, а также ряда других технологий. Это комплексное решение, позволяющее накапливать и систематизировать неструктурированную информацию, поддерживать документированные бизнес-процессы и функции для анализа информации.

Некоторые аналитики включают интеграцию корпоративных приложений (EAI), сбор данных, Управление хранилищем, агрегирование и синдикацию контента и ряд других технологий в ECM. [1]

---

Для ECM это основа, потому что прежде чем вы сможете что-либо сделать с документами, вам нужно научиться хранить и организовывать их, поэтому организации, которые решают построить систему ECM, должны начать с управления документами [3]. Это позволит вам навести порядок в документах и сразу же позволит получить положительный эффект в виде экономии времени на поиск и исключения затрат на повторное создание документов.

Несмотря на автоматизацию, бумажные документы все еще используются и будут существовать довольно долго, поэтому решение ECM должно включать инструменты для ввода бумажных документов путем сканирования.

Исходя из этого можно сказать, современная концепция ECM охватывает автоматизацию всех аспектов операций по обработке документов организации.

Стоит отметить, что система ECM выходит за рамки организации и также используется внешними консультантами, партнерами, поставщиками и клиентами компании, поэтому сегодня в ней должен быть компонент, обеспечивающий групповую работу [2].

2. Что может система ECM

Отношение организаций-заказчиков к ECM значительно изменилось за последние несколько лет. Менеджеры рассматривают соотношение цены и качества, продолжительную производительность и выбирают ECM.

ECM-система может решить многие проблемы в организации, которые раньше были возможны только с некоторыми более дорогими системами. (СЭД, CRM).

Функции ecm-систем:

Рисунок 1. Функции ЕСМ

Организации рассматривают ECM-систему как инструмент для увеличения прибыли, потому что с ее помощью сотрудники могут не только автоматизировать регистрацию документов, но и включить рабочий процесс в бизнес-процессы в организации.. [1]

Руководство организации определяет конкретные задачи по внедрению ECM, что упрощает работу поставщика услуг. Система ECM отслеживает выполнение почти всех управленческих и организационных функций организации и вовлекает всех сотрудников в работу.

Заключение

Развертывая ECM в общедоступных облаках, компании могут повысить гибкость в реализации своих новых инициатив по содержанию, значительно снизив при этом капитальные затраты на проекты (приобретение серверов, лицензии на программное обеспечение, сборы системного интегратора). Переходя к модели обслуживания для взаимодействия с оплатой за фактически используемые ресурсы (в зависимости от количества пользователей, в зависимости от объема хранимых документов), размер предоставляемых систем может быть уменьшен. Кроме того, использование файловых серверов во многих случаях вполне подходит, если только не требуется настройка и интеграция.

---