Файл: Способы контроля за исполнением документов (сроки исполнения).pdf

Результаты работы исполнителей с контролируемыми документами должны периодически (например, ежемесячно) обобщаться и анализироваться службой ДОУ.

Выводы о результатах контроля делаются на основании оценки фактического исполнения документов по состоянию на момент выполнения соответствующих контрольных мероприятий. Оценке подлежат сроки и объемы исполнения документов, а также то, насколько полно соответствует порядок исполнения документов и сами документы установленным на этот счет требованиям.

Объем исполнения документа (документов) в зависимости от содержания и задач контрольного мероприятия определяется с учетом:

- фактического объема исполнения документа на момент, соответствующий ранее установленному сроку его исполнения;

- фактического объема исполнения документа на момент проведения контрольного мероприятия;

- соотношения количества фактически исполненных документов к числу запланированных к исполнению документов за определенный период времени (например, месяц, квартал и т.д.).

Поясним, что документ признается полностью исполненным в случае, если исполнителем к ранее установленному сроку произведены все предписанные соответствующей резолюцией (решением) действия, направленные на надлежащее исполнение документа, и последний не требует какой-либо доработки (переделки и т. п.).

Соответствие исполненного документа требованиям, определяющим порядок его исполнения, устанавливается (с учетом степени полноты исполнения документа) исходя из соответствия действий, выполненных исполнителем, требованиям законодательства, нормативно-правовых актов и организационно-распорядительных документов по вопросам ДОУ, предписаниям, содержащимся в документах, подлежащих исполнению и резолюции (решению) должностного лица, уполномоченного устанавливать порядок исполнения.

Соответствие исполненного документа требованиям, предъявляемым к его содержанию, структуре, стилю изложения и оформлению, определяется с учетом:

- соответствия содержания документа существу освещаемого в нем вопроса (с учетом функционального назначения данного документа);

- соответствия структуры документа структуре типовых (аналогичных) документов (структуре шаблона или формы документа либо структуре трафаретного текста, на основе которого производится подготовка данного документа);

- соответствия стиля изложения документа стилю типовых (аналогичных) документов (в общем случае – служебно-деловому стилю);

- соответствия оформления документа требованиям ГОСТ Р 6.30-2003, а также требованиям, предъявляемым к оформлению отдельных видов документов соответствующими законодательными, нормативно-правовыми актами и (или) организационно-распорядительными документами.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после:

- получения документального подтверждения о выполнении поручения, указанного в решении (резолюции), например в виде утвержденного (подписанного) документа;

- отправки исходящего документа в адрес соответствующего предприятия (организации, учреждения) или конкретного должностного лица;

- нанесения отметок об исполнении на документ, подлежавший исполнению и в его регистрационно-контрольную форму.

Анализируя состояние исполнительской дисциплины, особенно важно указать, что явилось причиной срыва исполнения документа: объективные обстоятельства или ненадлежащее исполнение работником должностных обязанностей.

Многолетняя практика ведения контроля исполнения документов показывает, что целесообразно разработать классификатор причин неисполнения документов, например:

- направление работника в командировку;

- временная нетрудоспособность работника;

- форс-мажорные обстоятельства;

- не предоставление информации ответственному исполнителю другими работниками организации;

- несвоевременная передача службой ДОУ документов ответственному исполнителю;

- нерациональное распределение контрольных заданий между исполнителями;

- отсутствие у исполнителя доступа к необходимой информации;

- отсутствие у исполнителя уважительной причины неисполнения документа и т.п.

В случае частичного или полного неисполнения документа в установленные сроки, а также при наличии письменной просьбы исполнителя о переносе срока или о снятии документа с контроля в связи с невозможностью или нецелесообразностью его исполнения необходимо получить от исполнителя подробные разъяснения и подтверждающие его мнение материалы, которые должны быть доведены до сведения руководителя организации. Полученная аналитическая информация вносится в специально разработанную отчетную форму и передается на рассмотрение руководителю организации.

Информационные ресурсы

1)https://studref.com/450338/turizm/kontrol_deyatelnosti_upravleniyu_dokumentatsiey

2) https://www.profiz.ru/sr/11_2007/kontrol_ispolnenia/

3) https://studopedia.ru/7_185341_kontrol-ispolneniya-dokumentov.html