Файл: Способы контроля за исполнением документов (сроки исполнения).pdf

Неотъемлемой составляющей деятельности по управлению документацией является контроль исполнения документов. Надлежащая организация контроля исполнения документов имеет огромное значение для эффективного управления документацией.

Контроль исполнения документов – это комплекс организационных, информационных, технических и иных мероприятий, нацеленных на обеспечение надлежащего (т.е. своевременного, точного и полного) исполнения документов.

Организация системы контроля позволяет решать задачи

- учет хода исполнения документов;

- выявление нарушений сроков исполнения;

- информирование руководства организации о ходе исполнения документов;

- выявление и своевременное устранение причин неисполнения документов;

- повышение персональной ответственности исполнителей за своевременное исполнение документов;

- укрепление исполнительской дисциплины.

Контролю подлежат в первую очередь документы, для исполнения которых установлены конкретные сроки.

Сроки исполнения

устанавливаются в соответствии с:

- требованиями законодательства, нормативно-правовых актов и организационно-распорядительных документов по вопросам ДОУ;

- резолюцией (решением) должностного лица, уполномоченного устанавливать порядок исполнения и, в том числе, сроки исполнения тех или иных документов.

Однако контроль должен распространяться на все исполняемые организацией документы.

При этом в качестве основных объектов контроля исполнения документов следует рассматривать:

- сроки исполнения документов;

- объемы исполнения документов;

- соответствие исполненных документов установленным требованиям, в том числе к содержанию, структуре, стилю изложения и оформлению.

Контроль исполнения документов в организации могут осуществлять

- руководитель организации;

- служба ДОУ и (или) должностные лиц ответственное за документационное обеспечение управления в организации;

- руководители структурных подразделений, как непосредственные руководители ответственных исполнителей (исполнителей);

Указанный орган (должностное лицо) могут осуществлять свои полномочия в составе службы ДОУ или вне ее, подчиняясь непосредственно руководителю организации или одному из его заместителей – например, заместителю по управлению (последнее наиболее характерно для малых предприятий с численностью работников до 100 чел.). Определенными полномочиями по контролю исполнения наиболее важных и срочных документов, как правило, наделяется и секретариат (секретарь) руководителя организации.

В конечном счете контрольная деятельность всех перечисленных структурных подразделений (должностных лиц) должна обеспечивать своевременное и качественное исполнение документов.

Контроль исполнения документа

включает

- постановку документа на контроль;

- проверку своевременного доведения документа (содержания поручения) до сведения исполнителя (ответственного исполнителя);

- предварительную проверку и регулирование хода исполнения документа;

- в необходимых случаях – пересмотр сроков исполнения документа (уточнение общего порядка исполнения документа);

- учет и обобщение результатов контроля исполнения документов (за период времени, а также по основным видам документов);

- информирование руководителя организации, других должностных лиц, ответственных за организацию работы с документами, о результатах контроля.

В рамках контроля исполнения документов соответствующими структурными подразделениями (должностными лицами) организации осуществляются:

- формирование картотеки (базы данных) документов организации, подлежащих контролю;

- направление экземпляра регистрационно-контрольной формы (РКФ) документа, подлежащего контролю, соответствующему исполнителю (ответственному исполнителю);

- фиксация сведений об исполнителе (ответственном исполнителе) документа (фамилия, инициалы, должность, подразделение, номер контактного телефона, адрес электронной почты и т. п.);

- регулярное получение информации о ходе и результатах исполнения документа, выявленных при проведении контрольных мероприятий;

- фиксация результатов контроля;

- периодическое информирование руководителя организации о состоянии исполнения документов и результатах контроля исполнения;

- снятие документов с контроля (после их надлежащего исполнения);

- формирование и ведение картотеки исполненных документов организации.

Рассмотрим вышеперечисленные мероприятия более подробнее.

При постановке документа на контроль в его контрольном экземпляре и регистрационной форме (например, РКК), заполняемой при регистрации документов проставляется отметка о постановке документа на контроль. А из РКК всех поставленных на контроль документов формируется картотека (база данных) документов организации, подлежащих контролю.

РКК контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.

При формировании сроковой контрольной картотеки целесообразно предусмотреть как минимум 33 раздела (ячейки): 1-31 ячейки заполняются РКК со сроками исполнения документов по числам текущего месяца; в 32 ячейку помещают РКК документов, не исполненных в установленный срок (просроченных); после определения нового срока их исполнения РКК переносятся в соответствии с этим сроком в одну из ячеек с 1 по 31; в 33 ячейку помещают РКК на документы, срок исполнения которых приходится на следующие месяцы.

Экземпляр РКК документа, подлежащего контролю, передается соответствующему исполнителю (ответственному исполнителю). Сведений об исполнителе (ответственном исполнителе) документа (фамилия, инициалы, должность, подразделение, номер контактного телефона, адрес электронной почты и т. п.); фиксируются в карточке.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях для внутренних документов с даты подписания (утверждения) документа, а для входящих – начиная с даты их регистрации и определяются в соответствии с резолюцией (решением) руководителя организации (иного должностного лица, в полномочия которого входит установление сроков исполнения тех или иных документов). При этом следует различать типовые и индивидуальные и сроки исполнения документов.

Типовые сроки исполнения документов – это сроки, устанавливаемые в отношении определенных категорий (видов) документов законодательными или нормативно-правовыми актами органов федерального, территориального, ведомственного или местного управления. В настоящее время типовые сроки исполнения основных категорий (видов) документов установлены Типовой инструкцией по делопроизводству.

В соответствии с данной инструкцией документы организации (если иное не определено содержанием соответствующего документа) подлежат исполнению в сроки, представленные в таблице 2. Типовые сроки исполнения документов организации, как правило, фиксируются в Табеле исполнения документов и в Инструкции по документационному обеспечению управления организации.

Индивидуальные сроки исполнения документов устанавливаются руководителем организации (в резолюции), если срок не указан в тексте документа исходя из типовых сроков, предусмотренных для исполнения соответствующих категорий (видов) документов в соответствии с законодательными и нормативно-правовыми актами органов управления и зафиксированных в Табеле исполнения документов и Инструкции по документационному обеспечению управления организации. При определении срока исполнения документа руководитель организации или иное должностное лицо, уполномоченное определять сроки исполнения, должен, кроме того, принимать во внимание необходимость своевременного исполнения других документов, а также реальные возможности соответствующих исполнителей.

Дата исполнения документа, указанная в резолюции (решении) руководителя организации (иного должностного лица с соответствующими служебными полномочиями), в обязательном порядке фиксируется в регистрационно-контрольной форме (карточке, журнале, книге и т. п.). Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

Категории документов, подлежащих исполнению. Типовые сроки исполнения

Документы без указания конкретной даты исполнения, но имеющие в тексте, пометку «срочно» - 3 дня

Документы без указания конкретной даты исполнения, но имеющие в тексте пометку «оперативно» - 10 дней

Прочие документы без указания конкретной даты исполнения - 30 дней

Документы, подлежащие исполнению по запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы - 30 дней

Документы, подлежащие исполнению по поручениям Правительства РФ, данным федеральным органам исполнительной власти по доработке проектов постановлений и распоряжений, рассмотренных на заседании Правительства РФ, а также по проектам постановлений и распоряжений Правительства РФ, поступившим от ответственного исполнителя на согласование - 10 дней

Документы, подлежащие исполнению по письмам Министерства иностранных дел РФ (без согласования с другими организациями) - 15 дней

То же, с согласованием - 30 дней

Документы, подлежащие исполнению в связи с обращениями граждан, не требующие дополнительного изучения и проверки - 15 дней

То же, требующие дополнительного изучения и проверки - 30 дней

Предварительная проверка и регулирование хода исполнения документа осуществляется на всех этапах до истечения срока, например, в следующем порядке: заданий последующих лет – ежеквартально; заданий последующих месяцев текущего года – ежемесячно; заданий текущего месяца – каждые 10 дней, а в последнюю декаду – за пять дней и за три дня до истечения срока исполнения документа.

Служба ДОУ должна вести не только формально-сроковый, но и предупредительный контроль, т.е. не только напоминать исполнителям о приближении сроков исполнения, но и выяснять состояние исполнения, выявлять причины возможного срыва и принимать меры по их устранению, информируя руководителя и помогая организовать исполнение документа.

Особого внимания в ходе исполнения требуют сложные по составу текста документы, включающие комплекс заданий по решению определенной проблемы (например, приказы руководителя организации по основной деятельности). В работе с такими документами нередко принимают участие специалисты нескольких структурных подразделений организации, а сроки исполнения отдельных заданий, как правило, различны. В подобных ситуациях на каждый контролируемый документ временно оформляется «контрольное» дело, в которое собираются все материалы, относящиеся к исполнению данного документа: справки, отчеты, докладные записки, объяснительные записки и т.п., отражающие ход исполнения и результаты проверок.

После снятия документа с контроля эти дела расформировываются, а содержавшиеся в них документы помещаются в другие дела, которые заводятся в соответствии с номенклатурой дел организации.

Пересмотр сроков исполнения документа производится в исключительных случаях (например по просьбе исполнителя, изложенной в докладной записке исполнителя содержащей мотивированные уважительные причины) с разрешения руководителя организации (иного должностного лица), установившего первоначальный срок исполнения документа. Решение о переносе срока исполнения отражается в резолюции руководителя и переносится в контрольную карточку.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и должностным лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются в контрольной карточке и на самом исполненном документе (отметка об исполнении документа и направлении его в дело).