Файл: Понятие и содержание документирования информации и организации делопроизводств.pdf

Введение

Предприятие – сложный механизм, который требует контроля над каждым его сектором. Ведение делопроизводства является важной частью управления организацией.

Тема документооборота и делопроизводства имеет большую актуальность, так как от правильного выбора технологии работы зависит успех любого предприятия.

Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления предприятием. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учета, его нельзя рассматривать в отрыве от специфических бизнес-процессов конкретного предприятия.

Целью данной работы является анализ понятие и содержание документирования информации и организации делопроизводства.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

• рассмотреть понятие документирования информации
• проанализировать организацию делопроизводства;
• охарактеризовать электронный документооборот.

Объектом работы выступает документы. Предметом – содержание документирования информации и организации делопроизводств.

Теоретической базой написания работы послужили труды таких авторов, как Т.А. Казакевич, И.Н. Кузнецов, Е.П. Смирнова, а также источники сети Интернет.

В работе использовались методы теоретического анализа литературы по исследуемой проблеме, методы изучения, обобщения и анализа.

Структура работы состоит из введения, трех глав, заключения и списка использованных источников.

1. Понятие документирования информации

Любая организация, независимо от формы собственности и особенностей, создает в процессе своей деятельности самые разные бумаги. Это могут быть и приказы, и письма, и протоколы. Все они относятся к организационно-распорядительной документации.

Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» в ст. 5 указывает: «Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы» [2].

Документирование информации – это обязательная процедура при включении информации в информационные ресурсы. Документ, который был продублирован из информационной системы, получает юридическую силу после его подписания должностным лицом [7, с. 21].

---

Документы, которые находятся в информационной системе, могут быть подписаны электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи подтверждается, если в информационной системе есть программно-техническое средство, которое обеспечивает идентификацию подписи. Право идентифицировать подпись разрешается только на основе лицензии. Идентификация не лицензионными средствами электронно-цифровой подписи создает проблемы защиты информации в сетях и угрозы информационной безопасности.

Информационные ресурсы могут быть государственными или негосударственными. Информационные процессы – это средства сбора, накопления, обработки, хранения распространения и поиска информации.

Информационная система – организационно сгруппированное множество документов и информационных технологий с использованием методов вычислительной связи и техники, которые реализуют информационные процессы. Все аспекты должны быть описаны в политике безопасности предприятия.

Юридические и физические лица есть собственниками тех документов, которые реализованы на их средства, получены по методу подарка или наследства. Государство может выкупить документированную информацию, у юридических и физических лиц, если эта информация относится к государственной тайне. Хозяин информационных ресурсов с государственными тайнами, может распоряжаться только при наличии разрешения органов государственной власти. Они не теряют право на эту информацию, им нужно согласовывать действия по поводу этой информации [7, с. 22].

Информационные ресурсы могут быть как товар, только в тех случаях, которые предусмотрены законом. Право на обработку информации не реализует право собственности на эту информацию. Информация, которая обрабатывается в порядке предоставления услуг или при совместном использовании ее, принадлежит хозяину. Все аспекты использование должны быть прописаны в договорах или в соответствующих законах.

Метод документирования – метод организации информации на определенном носителе, который разрешает со временем считать информацию.

Техническое документирование – еще называют запечатлением технической мысли. Технические документы – общее название тех документов, которые отображают результат технологического и строительного конструирования, проектирования и других работ по строительству зданий. Такие документы ведут записи процессов труда (чертежи, графики, расчеты и т.д.). Такая документация связанная также с картографией, геодезией, гидрометеослужбой [6].

---

Текстовое документирование – вид документа, который содержит звуковую информацию, зафиксированную любым типом письма. Такой тип документирование имеет самое больше распространение.

Фотодокумент – вид документа, реализованный фотографическим методом. Особенность такого документа, они записывают момент события и имеют высокую точность. С помощью микрофотокопирования реализуют копии документов. Кинодокумент – аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим методом.

Такой документ отображает события относительно некоторого промежутка времени. Фотодокумент – документ, который имеет звуковые данные, зафиксированные на протяжении некоторого времени.

Электронное документирование – на специальных материальных носителях, информация записывается специальным обозначениями, и такую форму чтения разбирают только машины. На сегодня материалами для документирования могут быть: бумага, диски, цифровые устройства, пленки, магнитные и электрические носители [6].

Новейшее документирование – определяет вид документирование, при котором чтение информации возможно только с помощью специальных технических средств. Такими могут выступать, магнитные карты, диски, USB-флеш-накопитель и т.д.

Документированная информация отбирается, составляется, обрабатывается и обеспечивается определенными реквизитами с учетом формы, источника и назначения носителя. Документированная информация может быть в виде электронного документа или быть зафиксированной на носителе.

Документирование информации – это обязательная процедура включения информации в государственные информационные ресурсы. Физические и юридические лица обязаны в определенном порядке предоставить документированную информацию в определенные государственные органы для создания государственных информационных ресурсов.

Владельцы и собственники информационных ресурсам в пределах своих правовых рамках должны принимать нужные меры для защиты документированной информации.

Документированная информация с ограниченным доступом.

Делится на информацию государственной тайны и конфиденциальной информации. Запрещено относить информацию с ограниченным доступом [6]:

• законы, акты, нормы
• документы имеющие данные о критических ситуациях (эпидемия и т.д.)
• документы о деятельности гос. органов
• документы из открытых архивов и библиотек.

Итак, документированная информация – это зафиксированные на материальном носителе сведения. Для идентификации данных или их источника используются определенные реквизиты.

---

2. Организация делопроизводства

Делопроизводством называют вид деятельности, которая обеспечивает создание официальных документов, а также организует работу с ними. В свою очередь под документооборотом понимают вид деятельности, которая направлена на организацию движения документов в компании с того момента, как их создали или получили, до момента завершения работы с ними (отправка адресату, сдача в архив).

Часто для делопроизводства организация выделяет одного или нескольких сотрудников, которые контролируют процесс.

Ни одно предприятие не может существовать независимо от законодательства. Именно оно регламентирует делопроизводство и документооборот. Вопросы в данных сферах решают секретари, архивариусы и работники отдела кадров.

Учитывая форму и особенность работы, делопроизводство можно разделить на [5, с. 39]:

• Централизованное. Весь секретариат находится в одном отделе и подчиняется единому начальнику. Это может быть старший секретарь или делопроизводитель.
• Децентрализованное. Секретари, а также те сотрудники, которые могут выполнять их обязанности, работают в разных подразделениях компании и находятся в подчинении у разных начальников.
• Смешанное. Часто встречается на крупных предприятиях. Организация делопроизводства будет напрямую зависеть от того, какой вид секретариата принят.

В небольших организациях функцию делопроизводителя может выполнять любой сотрудник, на кого возложена данная обязанность, либо сам руководитель. Если данные функции не прописаны у сотрудника в трудовом договоре, то для их исполнения необходимо издать дополнительное соглашение, где они будут указаны, а также следует указать размер денежного вознаграждения за исполнение обязанностей делопроизводителя.

Независимо от размеров компании и ее формы руководитель не должен пренебрегать наличием инструкции по делопроизводству.

Инструкция – это не только нормативный акт, позволяющий наладить делопроизводство. Это внутренний документ компании, который утверждается приказом руководства, не имеющий сроков действия.

Здесь прописываются основные этапы движения документов, дается перечень должностных лиц, имеющих право подписи на тот или иной документ, приведены образцы заполнения и оформления бланков [5, с. 40].

Кадровое делопроизводство. Под кадровым делопроизводством понимают движение особых документов, связанных с трудовой деятельностью гражданина. В частых случаях ведение такого рода документации возлагается на работников отдела кадров. Они должны принять документы от сотрудника, обработать и хранить их по регламентированным правилам Инструкции. Кроме этого, в их обязанности входит обработка персональных данных, в том числе секретных.

---

Кадровое делопроизводство ведется отдельно от общего, с соблюдением правил конфиденциальности.

В век высоких технологий и компьютеризации есть немало предприятий, причем не малых, которые продолжают вести бумажный документооборот. Документы делопроизводства по-прежнему регистрируются в обычных журналах, а письма отправляются по почте.

Работа с документами в организации делится на этапы [6].

• прием и первичная обработка;
• предварительное рассмотрение делопроизводителем;
• регистрация;
• рассмотрение руководством организации и направление на исполнение;
• обработка, исполнение, подготовка ответов;
• контроль исполнения.
• разработка, оформление;
• регистрация;
• отправка.
• разработка, оформление;
• регистрация;
• обработка, исполнение, подготовка ответов;
• контроль исполнения.
• учет и анализ объемов документооборота;
• хранение.

Требования, предъявляемые к оформлению официальных документов в настоящее время, сформулированы в национальном стандарте Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу [3]. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Он сменил государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003.

3. Электронный документооборот

Электронный документооборот – это обмен электронными документами через локальную сеть, Интернет или другие каналы. Электронный документооборот может происходить как внутри организации, так и между компаниями. ЭДО позволяет не только обмениваться документами, но и организовывать работу без использования бумажных носителей: поиск документов, составление отчетов, ведение архива и многое другое.

Электронный документооборот осуществляется через систему оператора ЭДО, включенного в сеть доверия ФНС России. Одна компания отправляет другой электронный документ. Адресат получает его в течение нескольких секунд на своем ПК. В это время оператор проводит автоматическую проверку электронной подписи, которой завизирован документ, и соответствует ли формат документа требованиям законодательства. С помощью статусов отправитель может посмотреть, как двигается документ [4, с. 159].

Организовать систему электронного документооборота можно двумя способами. Во-первых, можно заключить с контрагентами соглашение об электронном документообороте и обмениваться документами, которые будут подписаны электронной подписью через электронную почту.

---