Файл: Понятие и содержание документирования информации и организации делопроизводств.pdf

Во-вторых, можно организовать ЭДО через специального оператора. В этом случае нужно присоединится к регламенту обмена электронными документами. После этого доступен обмен с контрагентами как формализованными документами, так и неформализованными.

Для того, чтобы внедрить электронный документооборот, нужно разработать и утвердить порядок электронного документооборота; назвать ответственных за его ведение; организовать электронный архив получаемых и отправляемых документов; прописать в учетной политике правила создания, получения и хранения электронных документов; назначить ответственных за формирование и подписание электронных документов.

Все работники, которые наделены правом подписи документов, должны иметь электронную подпись.

Примерный алгоритм действий [4, с. 160]:

• разрабатывается техническое задание;
• выбирается IT-решение;
• описываются бизнес-процессы;
• составляются сметы, графики, списки необходимых ресурсов и общего плана работ;
• внедряется ЭДО;
• тестируется программа;
• запускается система электронного документооборота;
• контролируется использование системы.

Система электронного документооборота

Любая система ЭДО может содержать свойства перечисленных ниже категорий, однако, большая часть имеет конкретную ориентацию, связанную с позиционированием продукта.

1. Электронный архив – это система ЭДО, которая направлена на эффективное хранение и поиск данных.

2. Системы электронного документооборота с развитыми средствами workflow – обеспечивают движение некоторых объектов по определенному пути, который задан заранее. На каждом этапе объект может меняться, отчего его называют общим словом “работа”. К работе привязаны документы, однако, они не являются здесь главными объектами. Благодаря этим системам организовывается определенная работа.

3. Системы ЭДО, которые ориентированы на поддержку управления организацией и накопление знаний. Это системы, которые объединяют в себе свойства описанных выше систем. Здесь базовый элемент может быть любым – работа или документ. Этими системами пользуются государственные органы, большие компании, где имеются определенные правила и процедуры движения документов.

4. Системы ЭДО, которые ориентированы на поддержку совместной работы – такие системы отличаются от предыдущих и не имеют четкой иерархии в организации и формализации потока работ. Задача таких ЭДО – обеспечение работы сотрудников в компании, где бы они не находились, и сохранение результатов проделанной работы.

5. Системы ЭДО, которые имеют развитые дополнительные сервисы. Яркий пример – сервис управления связями с клиентами (CRM). Такого рода сервисы разнообразны и могут включать различные наборы услуг [4, с. 161].

Благодаря принятым поправкам в Гражданский кодекс РФ россияне смогут подписывать электронные договоры, отправлять юридически значимые уведомления и заочно голосовать на собраниях. Выражать свое мнение в электронном виде можно будет уже с октября 2019 года [8].

В качестве простой письменной формы сделки будут рассматривать изъявление гражданином своей воли с помощью технических средств. Это так называемые смарт-контракты, закрепляющие автоматическое исполнение гражданско-правового договора, например, купли-продажи или подряда.

До конца года Минкомсвязи РФ планирует начать внедрение цифрового профиля гражданина. Для этого создают новую инфраструктуру. Она будет аккумулировать в себе персональную информацию, включая паспортные данные, сведения о месте проживания и собственности россиянина. Все эти изменения описаны в проекте закона.

В рамках эксперимента планируют создать единую систему идентификации и аутентификации лиц, которая обеспечит доступ к сведениям о гражданах в базах госорганов и обеспечит им юридически значимый характер. Благодаря цифровому профилю россияне смогут контролировать свои данные, а юридические лица будут автоматически получать эти сведения в рамках «единого окна». Ожидается, что новая услуга повысит эффективность бизнес-процессов и сократит издержки, связанные с бумажным документооборотом [8].

Федеральное казначейство займется разработкой единых форматов обмена данными на основе расширяемого языка разметки (XML). В последующем формирование и размещение электронных документов в Единой информационной системе и иных системах в сфере закупок будут осуществляться с использованием этих форматов. Соответствующие изменения утверждены Постановлением Правительства РФ от 11.04.2019 № 424.

Согласно статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 года № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" первичный учетный документ отражает факты хозяйственной деятельности и может быть подписан любым видом электронной подписи (ЭП) [1]. Об этом напоминает Минфин России в письме от 04.04.2019 №03-03-06/1/23591.

При этом использование простой и неквалифицированной ЭП возможно только при наличии соглашения между участниками электронного взаимодействия.

Корректировочный счет-фактура оформляется как в случае возврата некачественных товаров, так и при возврате продукции надлежащего качества. Соответствующие разъяснения дала ФНС России в Письме от 23.10.2018 №СД-4-3/20667@ с 1 января 2019 года. А с 1 апреля внесены правки в Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 №1137.

При этом не поменялся порядок оформления и налогообложения так называемой «обратной реализации» – когда товар передается обратно в рамках самостоятельной сделки купли-продажи. В этом случае НДС новому продавцу (бывшему покупателю) нужно начислить так же, как и при обычной реализации, и выставить счет-фактуру [8].

Датой подписания универсального передаточного документа является день, когда фактически это произошло.

Форма универсального передаточного документа закреплена в Письме ФНС РФ от 21.10.2013 №ММВ-20-3/96@. Она носит рекомендательный характер, и поэтому компании самостоятельно могут вносить в нее дополнительные показатели. Главное, чтобы УПД содержал все обязательные реквизиты первичного документа (ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011) и счета-фактуры (ст. 169 НК РФ). И тогда проблем с ним не будет ни у продавца, ни у покупателя.

Такая позиция ФНС России отражена в Письме от 22.04.2019 №ЕД-4-15/7638.

Итак, электронный документооборот - это система процессов по обработке документов в электронном виде. Большинство современных бухгалтерских и кадровых программ умеют формировать электронные документы в стандартном установленном на законодательном уровне формате. Но чтобы такой документ обладал юридическим весом, он должен быть подписан обеими сторонами электронной подписью.

Заключение

Документооборот – важнейшая часть жизнедеятельности любой компании. Это процесс передвижения документов, начиная от составления и заканчивая получением и отправкой их в архив.

Средство документирования – это инструмент, с помощью которого происходит запись информации на носителе. Например, шариковая ручка, пишущая машинка или компьютер.

Способ документирования – это действия, с помощью которых информация фиксируется на носителе. Например, запись от руки, машинопись или ввод данных с клавиатуры компьютера.

С 1 июля 2018 года вступил в силу новый национальный стандарт документирования и оформления документов - ГОСТ Р 7.0.97-2016. Он определят состав реквизитов документов, правила оформления деловых бумаг, виды бланков и набор реквизитов в них, а также регламентирует правила создания документов.

Организация современного делопроизводства не стоит на месте. Постоянное развитие в этой сфере – залог «здорового» функционирования предприятия. Появление новых форм, бланков, документации, новые правила оформления, передачи и хранения заставляет ответственное лицо постоянно совершенствоваться, познавать новое.