Файл: Правовая защита информации.pdf

В настоящее время в отрасли систем электронного документооборота (СЭД) и управления контентом аналитиками выделяются следующие ключевые проблемы: высокие темпы роста объёмов электронных документов, которые создаются и хранятся в информационных системах предприятия, трудности, связанные с их нахождением, извлечением предоставления необходимой информации.

Общие проблемы внедрения систем документооборота

Человеческий фактор

Консерватизм сотрудников

Системы электронного документооборота (СЭД) имеют некую особенность: система либо должна быть внедрена повсеместно, на всех рабочих местах, связанных с созданием, редактированием и хранением информации, либо эффективность от ее использования будет минимальной. Такая постановка вопроса сразу выявляет одну из основных проблем внедрения: в любой организации найдутся люди, стремящиеся избежать чего-либо нового. Консерватизм персонала обычно обусловлен нежеланием обучаться и переобучаться, а также, возможно, низкой образованностью. Эта проблема может завести в тупик весь процесс внедрения. В особенности это касается организаций, в которых сама кадровая политика очень консервативна и никто, даже руководитель, не свободен в перемещении или обновлении кадров.

Как разрешать эту проблему? Работа с людьми ? это всегда политика на уровне всей организации и психология на уровне конкретных людей. Во многих случаях требуется индивидуальный подход к каждому человеку, учет его особенностей ? как возрастных, так и профессиональных и личных. Надо понимать, что люди годами привыкали к одному способу работы, а вы предлагаете резко переключиться на другой, совершенно им непривычный, причем не снижая нагрузку. Что можно сделать, чтобы облегчить людям этот переход?

Во-первых, переход можно сделать постепенным. Например, сначала внедрить только электронную почту. Модель работы электронной почты достаточно понятна, люди легко к ней привыкают. Затем можно построить несложную интернет-систему и постепенно приучать сотрудников организации искать необходимые им справочные материалы (номера внутренних телефонов, даты и повестки совещаний, протоколы, приказы, распоряжения, внутренние нормативные документы и т. п.) на внутреннем интернет-сервере. Благодаря этому люди понемногу привыкнут читать документы с экрана, работать с электронными документами, распечатывать только то, что нужно. Такой подход в любом случае сократит тиражирование бумажных документов, облегчит их обновление. Очень желательно (но, к сожалению, не всегда возможно), чтобы средства электронной почты и доступа к информации изначально являлись частями будущей системы документооборота. В этом смысле определенное преимущество предоставляет среда Lotus Notes, в которой указанные компоненты содержатся в базовой поставке. Если же вы установите, к примеру, почту на основе Outlook Express и SMTP/POP3-сервера, а потом  систему документооборота, в которой имеется интегрированный клиент, работающий по протоколу MAPI, то придется приучать людей к другому клиентскому ПО с его особенностями, переносить все существующие почтовые ящики из одной системы в другую и т. д.

Во-вторых, на этапе подготовительной работы надо попытаться найти сторонников-энтузиастов, которые будут помогать ?отстающим? осваивать новую безбумажную технологию работы. Это должны быть дружелюбные люди, мотивированные не стремлением показать свое превосходство над окружающими, а, наоборот, желанием помочь другим легче освоить то, что сами они уже знают. В соответствии с этим принципом должны быть организованы курсы обучения. Очень полезно, чтобы изначально курсы были практически добровольными. Сотрудники, пришедшие на курсы по своей воле, при правильном подходе к их организации, будут достаточно увлечены, чтобы стать вашими верными сторонниками. Затем, при массовом внедрении, обучение должно стать обязательным, однако к тому времени у людей уже возникнет интерес и появится определенная информация, которую они получили от тех, кто первым прошел обучение.

Объективные факторы

Ниже приведены действительно объективные факторы, в отличие от тех, которые обычно принято заключать в кавычки и на которые ссылаются в попытке оправдать провал дела. Эти перечисленные факторы должны быть учтены на этапе планирования внедрения, иначе в дальнейшем они могут стать непреодолимыми.

Структурная чехарда

Одним из сложных для преодоления факторов являются постоянные структурные изменения в организации и, как следствие, слабая формализация бизнес-процессов. Интересно, что уже внедренная система электронного документооборота способна существенно упростить реализацию этих структурных изменений. Наличие СЭД позволяет избежать сложностей, возникающих при передаче массивов информации на бумаге из одного подразделения в другое, например во вновь образованное (все, кто сталкивался с подобным, знают, какая это тяжелая работа), потери знаний, неизбежно сопровождающей любые структурные и кадровые перестановки и т. д. Но внедрение СЭД в живую, постоянно меняющуюся среду напоминают попытку надеть узду на скачущую лошадь.

Однако сказанное не значит, что внедрение системы электронного документооборота в таких случаях невозможно вообще. Просто необходимо внедрять только те компоненты СЭД, которые адекватны данному состоянию организации. Например, даже при наличии достаточно неформализованной структуры организации можно построить вполне эффективный электронный архив, который позволит упорядочить хранение документов, версий документов, доступ к ним различных сотрудников и создать дополнительные возможности, как то: удаленный доступ к документам, экономию дискового пространства за счет миграции устаревших документов на более дешевые носители и т. д. На более поздних этапах можно начинать формализацию документооборота в тех подразделениях, которые максимально устоялись. При указанном подходе очень важно найти компанию?партнера по внедрению системы, которая ориентирована на долгосрочную работу, а не на одномоментный контракт с максимальной суммой. Кроме того, выбранная система должна быть модульной, допускающей наращивание функционала в процессе эксплуатации.

Отсутствие документооборота

А что делать, если в организации отсутствует документооборот как таковой, даже бумажный? В такой ситуации есть свои преимущества. В первую очередь это отсутствие необходимости кого-либо переучивать. Кроме того, есть объективные предпосылки к тому, чтобы убедить руководство внедрять систему документооборота. Понятно, что, если вы предоставите выбор: внедрять архаичную бумажную систему или современную электронную, вполне вероятно, что будет выбрано второе. Серьезная проблема заключается в том, что если большая организация не имеет вообще никакого формализованного документооборота, то в ней постоянно возникает множество проблем, и руководство не всегда понимает, что их источником является именно отсутствие формализованной схемы ведения дел. В результате на руководителей постоянно валится ворох проблем и им не до ?каких-то там систем документооборота?. Ситуация эта очень тяжелая, но, как показывает опыт, не всегда безнадежная.

Решение в этом случае простое. Необходимо запустить пилотный проект. Для этого нужно проанализировать деятельность организации и выявить проблемные участки, которые более всего страдают от отсутствия формализации в ведении дел. Затем, когда пилотный проект успешно внедрен и вы имеете поддержку руководителей подразделений, проблемы которых решены (заметьте, не вы их разрешили, а они, благодаря внедрению системы), можно смело настаивать на проведении совещания по этому вопросу. Когда известно, что делать, есть явно удовлетворенные работой с системой руководители подразделений и составлена разумная смета расходов на реализацию системы в целом по организации, даже очень занятое руководство найдет время для принятия решения. Руководителям всегда приятно участвовать в совещаниях, которые проходят под флагом доклада об успехах, и легко поддерживать начинания, которые, как им кажется, имеют достаточно сторонников, а значит, будут реализованы без существенных усилий со стороны руководителя.

Во всём мире наблюдается увеличение масштабов использования электронного документооборота, данная тенденция объясняется тем, что растут технологические возможности обработки электронного контента, расширяются виды документов, которые поступают в электронные системы хранения и, конечно, увеличивается размер самих документов. В связи с этим увеличивается количество самих участников электронного документооборота.

Параллельно усложняются процедуры обработки документов, формат, в котором предоставляются документы пользователю, способы хранения электронного контента. Среди всего многообразия операции, связанных с электронным контентом, большое значение имеют процессы, которые связаны с защитой информации. Ключевой принцип защиты информации состоит в том, чтобы права доступа к документам должны определяться на уровне не только баз данных, но и на уровне документа. В зависимости от происходящих изменении в компании списки управления доступам должны часто пересчитываться.

Можно выделить ряд факторов, влияющих на эксплуатационные характеристики систем. Практика реализации множественных, разнородных, часто даже противоречивых требовании к СЭД, обращения большого количества пользователей с самыми разными запросами к масштабным массивам данных и возрастание внутренней активности информационной системы приводит к нагрузке на систему и падению её производительности. В результате возникновения определённых соотношений технических и эксплуатационных характеристик система перестает быть масштабируемой. СЭД приходит к грани, где начинается интенсивная нагрузка, за которой система не может нормально функционировать. В крупных организациях возрастает вероятность достижения этой грани.

С увеличением массового подключения к СЭД представителей бизнес-среды нарастает проблема удобства работы различных категорий пользователей в системе. То, на сколько удобна система в эксплуатации, можно оценить с двух позиций. Первая позиция определяется быстродействием в системе, на сколько быстро по времени система откликается на запросы пользователя. Вторая позиция оценки удобства системы заключается в том, насколько удобно и эффективно пользователь может сформулировать запросы к системе. Однако в связи с тем, что пользователи СЭД из разных сфер деятельности, критерии удобства и комфортности тоже отличаются.

Особенно ощутимей проблемы производительности системы и удовлетворённости ею пользователями становятся в условиях территориальной и организационной распределённости.

3. Пути решения проблем

Для достижения высокой производительности системы обычно применяют централизованный и децентрализованный подходы к построению системы.

Децентрализованный подход подразумевает создание множества независимых локальных контуров документооборота, между которыми организован обмен документов, средств электронных коммуникаций. При децентрализованном подходе обязательно происходит дублирование документов при передаче между контурами документооборота. Этот подход обеспечивает высокую автономность и самостоятельность подразделений и является одним из простых способов организации документооборота. Недостатком данного подхода является то, что повышаются затраты, которые связаны с двойной регистрацией документов, большим почтовым трафиком, возможностью потери документов из-за неорганизованности их доставки. Более того при использовании децентрализованного подхода задача построения процессов “сквозного” типа реализуется очень плохо, также возникают проблемы с неэффективным расходованием ресурсов и администрированием независимых контуров системы.

Централизованный подход в свою очередь предусматривает жёсткие требования к надёжности скорости каналов связи, которые характеризуются высоким сетевым трафиком и ограничениями по доступности удалённых оргединиц к информации. Но стремление наиболее эффективно использовать ИТ-ресурсы на сегодняшний день является основным мотивом их централизации и виртуализации.

Перспективным подходом является федеративная архитектура, которая реализует децентрализованное хранилище с возможностью использовать репликации данных в качестве механизма обмена данными между узлами системы. Благодаря этому обеспечивается гарантированная доставка информации и качественная обработка документов. Подход на основе федеративной архитектуры создаёт условия для централизованного создания, хранения и поддержки общего контента, локального создания и поддержки внутреннего контента организации и быстрой доступности контента. Более того таким образом достигается высокая интегральная производительность системы и ресурсы используются более эффективно.

Давно замечено, что характерной особенностью больших корпоративных хранилищ контента массового пользования является то, что каждый пользователь имеет дело с ограниченным набором документов, составляющих крайне незначительную долю общего объема данных хранилища. Но каждый раз, когда пользователю требуется конкретный документ, его предоставление осуществляется на общих принципах. Система тем или иным способом (навигацией, поиском) находит документ среди всей массы документов, вычисляет права доступа и предоставляет его пользователю.

Федеративная архитектура СЭД позволяет справиться с этой проблемой за счет создания распределенной системы динамических персональных коллекций документов (ПКД).

Суть ПКД заключается в том, что для каждого участника документооборота формируется база индивидуального пользования, которая наполняется облегченными копиями документов из всего множества баз данных СЭД. Эти облегченные копии — документы-посредники (ДП) — жестко связаны с оригиналами, и их главная задача — обеспечить ссылку на исходный документ. При этом ДП должен содержать достаточно информации об исходном документе, чтобы можно было легко и удобно найти и идентифицировать его среди прочих ДП в ПКД.

По большей части ДП создаются автоматически во всех процессах первого предоставления исходного документа пользователю (по адресации, по подписке, другим событиям, возникающим в системе, а также в результате поиска и инициативного создания документа владельцем). Насколько быстро ДП может появиться в персональной коллекции, настолько же быстро он может быть удален и добавлен повторно. Поэтому коллекция является динамической и, по сути, отражает текущие актуальные интересы ее владельца. Характерной особенностью является то, что права доступа к исходному документу вычисляются однократно до создания ДП, поэтому ДП вообще не содержит полей с информацией о правах доступа.