Файл: Правовая защита информации.pdf

Поскольку ПКД содержатся в персональных базах данных, создаются реальные предпосылки для персонализации рабочих мест участников документооборота. 

Персонал, относящийся к «управляющим документами» (делопроизводители, секретари подразделений и руководителей, работники архивов, другие владельцы документоцентрированных процессов), должен иметь возможность работы с большими массивами документов. Привычный для них подход в работе с документами — журнальный или картотечный. Поэтому их пользовательский интерфейс должен отражать эту специфику и представлять собой отсортированные списки документов, по которым осуществляются навигация и/или параметрический поиск и из которых открываются карточки документов. 

С большими массивами документов также имеют дело руководители высшего уровня. Однако здесь требуется особая «разреженная атмосфера» представления информации. Часто через руководителя проходят такие большие объемы документов, что он не может обойтись без помощников. Поэтому является целесообразным предусмотреть для рабочего места руководителя среду его взаимодействия с помощником(ами). Значительная часть документов руководителя предназначена для обеспечения управленческой деятельности, в частности распорядительной. Поэтому руководитель должен иметь удобные средства контроля. 

Для других категорий участников документооборота (линейные руководители, менеджмент разных уровней, бизнес-специалисты) применяемые ими способы работы с документами трудно перечислить. Более того, в различных контекстах работы могут использоваться разные подходы и разные инструменты. Чаще всего документы создаются в офисных приложениях и распространяются средствами электронной почты. В этом случае ПКД может использоваться вместо локальной файловой системы, а различные функции документооборота — предоставляться пользователю в виде сервисов, доступных из привычных для него приложений. 

К сервисам, которые предоставляют современные системы электронного документооборота и управления контентом и которые могут быть вызваны из других приложений, можно отнести: 

• регистрацию документа (без участия пользователя); 
• создание поручения по документу; 
• создание поручения по поручению по документу; 
• передачу в СЭД проекта документа и его согласование (запуск процесса согласования в СЭД и возврат статуса его завершения); 
• согласование документа из внешнего приложения; 
• фиксацию факта исполнения поручения; 
• постановку на контроль поручения; 
• снятие с контроля поручения; 
• создание и доставку внутреннего документа по внешнему документу; 
• запрос о состоянии документа/процесса; 
• публикацию документа; 
• передачу документа в архивный модуль. 

Необходимое атрибутирование документов, без которого СЭД превращается в электронную «свалку», не должно быть трудоемким для пользователя и должно максимально «читать» информацию из текущего контекста. Когда человеку (в силу его должностных обязанностей, меняющихся предпочтений или степени вовлеченности в документооборот) не достает простых сервисов СЭД, он может использовать рабочее место СЭД, адресованное массовому пользователю. Здесь документоориентированные функции заметно шире, а дополнительные возможности могут подключаться постепенно по мере их востребованности. 

Таким образом создаются условия для все более полного и качественного документирования деятельности организации в соответствии с контекстно-ориентированным принципом. 

Контекстное документированное электронное взаимодействие 

Подобно тому как оргструктуры, подразделения, рабочие группы могут взаимодействовать друг с другом посредством реплик общих документов, люди могут взаимодействовать за счет формирования индивидуальных коллекций указателей на совместно используемые ресурсы. 

В ходе развития СЭД происходит слияние процессов электронного взаимодействия (в рамках которого рождается и потребляется большая часть электронного контента и в которое может быть вовлечено большое количество сотрудников) и электронного документирования (которое делает электронную информацию точной, доступной и достоверной и обеспечивает ее целостность, аутентичность, значимость). Эти два процесса тесно связаны, и функции их участников пересекаются. Российский рынок СЭД имеет развитые традиции в плане дисциплины электронного документирования. При этом проблема вовлечения персонала, деятельность которого связана только с созданием и потреблением документов, в процесс документирования становится все более значимой. 

Документированное электронное взаимодействие позволяет в единых информационном пространстве, правилах доступа, интерфейсах, организации справочников, поиска и т. д. объединить две составляющие: 

• формальные бизнес-процессы, использующие документоориентированную схему; 
• свободное «электронное» взаимодействие людей с помощью универсальных, единых для всех, средств коммуникации. 

По сравнению с сильно формализованными процессами документационного обеспечения, характерными для крупных оргструктур, документированное электронное взаимодействие является более демократичным и приближенным к бизнесу. Такой подход позволяет людям, проектным группам и целым оргструктурам, с одной стороны, свободно взаимодействовать для решения любых вопросов, с другой, — оставлять следы любого взаимодействия в виде документов в системе. При этом документирование деятельности осуществляется не в рамках чуждого, недружественного процесса документационного обеспечения, а в контексте основных бизнес-процессов. 

Документированное электронное взаимодействие позволяет объединить современные технологии электронного документооборота и управления контентом со средствами электронного взаимодействия и распределенной коллективной работы нового поколения. Интерфейс пользователя может включать: встроенную среду обмена мгновенными сообщениями и отображения присутствия, средства создания документов (создание текстов, электронных таблиц, презентаций), средства web 2.0 и др. Доступ к информации может предоставляться независимо от местоположения сотрудников организации с помощью Web-браузера, мобильных устройств, а также при использовании встроенных средств репликации (тиражирования и синхронизации), серверных и локальных баз данных. 

В отличие от других подходов к управлению электронными документами документированное электронное взаимодействие использует не документоцентрированную схему, а структуру, в центре которой находится человек. Поэтому важное значение приобретают не только контент и контекст, в которых осуществляются и взаимодействие, и документирование, но и особая «атмосфера» представления информации, соответствующая бизнес-окружению и предпочтениям конкретного пользователя. 

Заключение

Правовое регулирование института электронного документооборота  по сравнению с другими правовыми институтами гражданского права находится на начальном этапе своего развития, и соглашения о применении ЭД не имеют столь широкого распространения, как, например, договоры купли-продажи или кредита. В связи с этим проблемы и вопросы, которые были предметом анализа настоящего исследования, не исчерпывают полностью всю область применения ЭД, регулирования гражданских прав и обязанностей субъектов отношений по использованию ЭД. 

Электронный документ, подписанный ЭЦП, в гражданском праве приравнивается по своему статусу к письменным документам, что обеспечивает возможность судебной защиты прав лиц, использующих ЭЦП. Способность выступать в судебном процессе в качестве доказательства является необходимым качеством электронного документа, подписанного ЭЦП. Электронный документ можно признать обладающим юридической силой тогда и только тогда, когда его можно признать доказательством в суде, и, следовательно, такой документ способен обеспечить защиту законных прав и интересов лиц, участников электронного документооборота. 

Электронный документ, подписанный ЭЦП, по своей юридической силе соответствует письменному документу, подписанному собственноручной подписью, обладает основными свойствами письменного документа (в том числе возможностью предоставления копий электронного документа) и обеспечивает лицам, применяющим такие документы, реализацию всех тех прав, что и документ на бумажном носителе, в том числе и права на защиту. 

Каждый участник гражданско-правовых отношений может с полной уверенностью в защищенности своих гражданских прав применять электронные документы и ЭЦП. Гражданское право в области защиты прав лиц, применяющих ЭЦП, полностью соответствует тенденциям развития международного права при условии соблюдения процесса использования электронной подписи. 

Несмотря на то, что законодательство России в области регулирования информационных технологий еще далеко до совершенства, можно с полной уверенностью говорить о становлении в России полноценных условий для полноценного применения электронного документа. Участники гражданско-правовых отношений в области применения электронного документа находятся в равных отношениям с субъектами, строящими свои отношения на основе документов на бумажном носителе. Применение ЭЦП предоставляет участникам ряд преимуществ, при этом сохраняя основные права, в том числе и возможность защиты своих гражданских прав. Немаловажную роль в становлении правового института электронной цифровой подписи играет и судебная практика, пока не обширная, но имеющая устойчивую тенденцию к расширению. Обширность применения ЭЦП при исполнении обязательств по договорам, заключенным в рамках присоединения к ним, придает суду и судебному решению статус гаранта, обеспечивающего охрану прав и интересов участников электронного документооборота. Ввиду новизны института ЭЦП недостаточная разработанность правового регулирования порядка ее применения повышает роль суда в защите гражданских прав участников электронного документооборота.