Файл: Развитие унификации и стандартизации документов (Понятие унификации и стандартизации документов.).pdf

Рисунок 1 - Этапы стандартизации делопроизводства в России

В 2012 г. разработан стандарт ИСО 14641 «Управление электронными документами», содержащий технические требования по разработке и функционированию информационной системы электронного хранения информации. Также он описывает ряд технических спецификаций и организационных мер, которые следует реализовать для обеспечения ввода в систему, архивации и доступа к электронным документам, а также читаемости, целостности и отслеживаемости этих документов в течение всего срока их хранения и использования.

Технический отчет 13028–2010 «Информация и документация – Руководство по организации оцифровки документов» дает рекомендации по созданию и поддержанию документов на электронном носителе после перевода бумажных документов в электронный вид путем оцифровки и других средств.

Про обеспечение долговременной сохранности и возможности воспроизведения электронных документов в случаях, когда срок хранения превышает расчетный срок использования технологии, с чьей помощью создаются и поддерживаются эти документы, описывается в ИСО 18492-2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов».

Таким образом, значение международной организации по стандартизации с каждым годом растет. Это объясняется тем, что она разрабатывает огромное количество необходимых в современном мире стандартов, распространяющихся на разные сферы деятельности людей, большинство из которых тесно связаны с делопроизводством и работой с документацией. В настоящее время происходит новый этап развития стандартизации, который будет характеризоваться отказом от прямого применения стандартов ИСО и возвращению к практике разработки своих национальных стандартов, учитывающих передовой международный опыт. Одновременно с этим, необходимо актуализировать ГСДОУ с учетом современных реалий и существующей практики работы в СЭД, т.е. разработать что-то вроде е-ГСДОУ и связать ее с МЭДО и СМЭВ. Безусловно, эту масштабную задачу невозможно решить, не имея государственной поддержки и специальной программы, которая может стать элементом «Цифровой экономики» России, и стандартизация здесь может сыграть ключевую роль.

Управление документами играет важнейшую роль в осуществлении управления организацией любой формы собственности и организационно правовой формы. Однако, регулирование этих процессов в РФ пока нельзя признать достаточным, т.к. незначительное количество нормативных актов адресованы специалистам службы документационного обеспечения управления федеральных органов исполнительной власти (ФОИВ)[2]. Вопросы регламентации документационного обеспечения управления (ДОУ) в других государственных организациях и тем более в организациях, работающих в коммерческом секторе, в принципе отсутствует. В связи с этим, национальные стандарты являются единственным регулирующими документами этой сферы, несмотря на то, что они утратили статус обязательных нормативных документов в 2004 году. Федеральный закон от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании» закрепил принцип добровольности применения стандартов в РФ. В настоящее время действует в редакции от 29.07.17 № 216-ФЗ[1].

---

С 2007 года, с момента принятия ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, сложилась практика разработки национальных стандартов, используемых в сфере управления документами в целом и ДОУ в частности путем прямого применения международных стандартов ИСО.

Ярким примером взвешенного подхода к внедрению международных стандартов в качестве национальных служит перевод МЭК 82045-1:2001 - одного из важнейших международных стандартов, вышедшего одновременно с ИСО 15489-1:2001 и регулирующего ту же предметную область, что и последний, но с точки зрения процессного подхода. Внедрение его в качестве национального внесло бы путаницу в слаженную и годами выстроенную систему делопроизводства и вступило бы в конфликт с положениями ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Однако наличие официального перевода позволило многим производственным компаниям усовершенствовать работу с документами в рамках их основной деятельности.

Сегодня международные стандарты ИСО являются широко применимыми документами, стандартизирующими основные принципы создания и использования информационных технологий в управлении документами, опережающими нормативно-правые акты, регламентирующие эту сферу деятельности. В связи с этим их использование крайне важно для актуализации нормативной базы ДОУ.

Международные стандарты ИСО серии 30300 под общим названием «Информация и документация. Системы управления документами» закладывают методологическую базу для формирования, внедрения, оценки и сертификации систем управления документами. Это стандарты нового поколения, в основе которых лежит комплексный подход к решению проблем сферы управления документацией на международном уровне с одной стороны, и применимый в любой стране, включая Россию, с другой.

В рамках процессов оценки и сертификации систем управления документами возникает вопрос конкурентной борьбы со специалистами системы менеджмента качества от исхода которой во многом зависит статус и полномочия специалистов сферы документационного обеспечения управления. Роль международных стандартов в отечественной системе стандартизации становится все более значительной. Знание и применение международных и национальных стандартов по работе с документами сегодня особенно необходимы, поскольку существует множество организаций, взаимодействующих с зарубежными партнерами. Применение стандартов серии ИСО не является обязательным, однако в современных условиях следование международным стандартам является средством повышения конкурентоспособности, гарантией надёжности и качества. Поэтому крайне важно разработать и внедрить национальные стандарты – аналоги международных стандартов ИСО серии 30300 через терминологическую систему документоведов и в рамках их методологии работы с документами.

---

Диапазон применения термина «работа с документами» за последние несколько лет существенно расширился: на смену привычному «получил зарегистрировал расписал исполнил сдал в архив – забыл» пришла деятельность по типу работы со знаниями (Knowledge Work), когда документы являются не способом общения сотрудников друг с другом, а имеют ценное в контексте работы компании содержание. И на смену функционалу по атрибуции и маршрутизации приходят совсем другие запросы полнотекстовый поиск, организация хранения и разделения доступа (причем в сторону упрощения процедур получения доступа), способы совместной работы над документами, вовлечение экспертов по предметным областям в работу и т.д. Системы становятся комплексными, полнофункциональными, происходит «ECM'зация СЭД» У рынка СЭД/ECM отличные перспективы. Растет число пользователей, к бизнесу добавляются госорганы. СЭД получили официальный статус; федеральные органы исполнительной власти должны иметь системы электронного взаимодействия. На рынке действуют мощные разработчики (и не только отечественные). Это означает, что нас ожидает новый уровень автоматизации государственных и муниципальных услуг, улучшение юзабилити и пользовательского интерфейса продуктов. Новые разработки будет отличать кроссплатформенность, возможность интеграции с различными информационными системами и, конечно, известная триада: «мобилизация, социализация и виртуализация» – активное развитие мобильных решений, взаимодействие сотрудников между собой, миграция документооборота в «облака». Использование электронной подписи делает документооборот юридически значимым, а бизнес-процессы более эффективными. Будущее индустрии и рынка СЭД за мобильными технологиями, средствами совместной работы и большей ориентированностью на контент, а не на процессы документооборота.

Заключение

Внедрение стандартизации в управленческую документацию обусловлено необоснованным многообразием видов и форм документов, фиксирующих выполнение идентичных управленческих действий.

Объектом унификации и стандартизации документа должны быть как его форма, так и состав включаемых в него реквизитов.

Основные задачи совершенствования содержания документа:

1) при унификации:

отбор реквизитов, соответствующих назначению документа и методам его обработки;

2) при стандартизации:

установление единых требований к реквизитам, включаемым в документ.

---