Файл: Развитие унификации и стандартизации документов (Понятие унификации и стандартизации документов.).pdf

Введение

В современных экономических условиях унификации и стандартизации документов уделяется все большее внимания. Возрастает роль в жизни государства, коммерческих и некоммерческих структур и общества в целом, возрастает по экспоненте. Научные достижения способствуют тому, что путем стандартизации выявляются и используются наиболее оптимальные методы решения управленческих, производственных, экономических и прочих задач. К сожалению, в Российской Федерации процессы унификации и стандартизации идут крайне медленно, это касается даже адаптированных и опробованных международных стандартов. Истории стандартизации делопроизводства в России берет свое начало в 1920—1921 гг., когда процесс унификации и стандартизации документов начал приобретать организованный и системный характер. Постепенно стандартизация, как вид деятельности государства приобрела исключительно централизованный характер и черты современной организационной структуры. Деятельность по созданию новых необходимых стандартов является сложным процессом. Нельзя представить современную жизнь без существующих стандартов. Под унификацией в широком теоретическом смысле понимается оптимальное сокра­щение числа элементов объектов, составляющих какой-либо комплекс или систему. Основ­ная цель унификации и стандартизации управленческой документации - создание сис­темы документов, которая может дать экономический эффект. Использование унифициро­ванных документов должно способствовать росту творческих элементов в управленческом труде, повышению его культуры. Экономическая эффективность унификации и стандартиза­ции документов достигается в результате снижения затрат на составление, изготовление и оформление документов, их передачу, обработку, хранение, уничтожение. Кроме того, мо­жет быть получен косвенный эффект за счет совершенствования системы управления, выра­жающийся в повышении оперативности управления путем сокращения времени на все виды работы с документами и приближении принимаемых решений к оптимальным вариантам в результате повышения качества документов. Следовательно, унификация документов бу­дет представлять собой решение задач по совершенствованию их содержания и формы.

Понятие унификации и стандартизации документов.

---

Первые системы электронного документооборота (СЭД) появились в середине 1990-х. Тогда они по существу представляли собой электронные журналы регистрации бумажных документов и предназначались канцеляриям крупных предприятий и организаций госсектора. Долгое время считалось, что сфера применения СЭД исчерпывается вопросами организационно-распорядительного документооборота, т.е. делопроизводства. Службы документационного обеспечения организаций требовали предоставления документов в соответствии с установленными правилами и заполнения всех необходимых атрибутов, не особо вникая, что за документы им передаются и в каком объеме. В последующие годы в электронный вид переводится всё больше делопроизводственных функций. Понятие СЭД стало охватывать не только задачи регистрации бумажных документов, но и электронное согласование, электронные резолюции, электронные копии бумажных документов, контроль исполнительской дисциплины; появляются электронные регламенты. В поле деятельности СЭД попадают договоры, заседания коллегиальных органов, кадровое делопроизводство. Появляются попытки перехода на полностью электронный документооборот для отдельных видов внутренних документов, создаются предпосылки для организации сквозного электронного документооборота между структурами территориально распределенных организаций. В связи с этим расширяется круг пользователей таких систем. Из инструмента работников канцелярий и архивов они превращаются в необходимый атрибут рабочего места специалистов, занимающихся коллективной работой с содержанием документов, использованием структурированных библиотек электронных документов. Важную категорию потребителей составляют бизнес-аналитики и руководители, принимающие управляющие решения. Западный путь развития систем управления документами и контентом был изначально нацелен на поиск, интеграцию и максимально продуктивное использование знаний и ценностей, содержащихся в корпоративной информации и распределенных по различным информационным массивам. Это находит отражение и в названии таких систем: Enterprise Content Management Systems – ECM (системы управления корпоративным контентом). Сейчас практически все ведущие СЭД-продукты (как российские, так и зарубежные) уже по своим возможностям могут рассматриваться как инструменты или платформы класса ECM. Круг потребителей СЭД расширяется за счет федеральных и муниципальных органов власти и управления, которые должны обеспечить предоставление электронных госуслуг и организацию межведомственного взаимодействия. 

---

Содержание документа, применяемого в управлении, определяется составом и значени­ем реквизитов, которые в него входят. Реквизиты могут быть разными, что не исключает возможности предъявления к ним общих требований. Многие реквизиты, входящие в широ­кий круг документов, бывают одинаковы.

Особое значение в настоящее время имеет качество документа как носителя управленческой информации. На первый план выходит требование повышения информативности документов, их унификации по форме и содержанию. Эта задача решается методом стандартизации.

Существо термина «стандартизация» характеризуется тремя основными моментами:

1) стандартизация – это устанавливаемые на длительный промежуток времени общегосударственные общеобязательные нормы создания документов. При этом она не только вводит нормы, но и гарантирует их соблюдение;

2) стандартизация – это унификация свойств и качеств документа, введение единых размеров форм, правил, требований для всех документов;

3) стандартизация – это закрепление и распространение лишь тех свойств, качеств документа, которые имеют наибольшую функциональную оправданность, обеспечивают наибольший управленческий эффект.

Унификация и стандартизация документов тесно связаны.

Унификация и стандартизация документов имеют достаточно долгую историю. Уже в период ВКЛ отбираются типовые образцы документов. В Главном архиве древних актов в Варшаве находится книга Польской коронной канцелярии, содержащая образцы разных формуляров (Formularium).

В Российской империи регламентация делопроизводства достигла высочайшего уровня. Были установлены формы различных журналов, сформулированы требования к написанию целого ряда документов.

Однако на серьезной научной основе работы по стандартизации и унификации доку­ментов начались только в СССР. В первой половине 1920-х годов началась практическая деятельность по унификации и стандартизации документов:

1) упорядочение форматов бумаг;

2) разработка форм и бланков документов (основное внимание уделялось письмам как наиболее массовому виду документов. В середине 1920-х годов в ряде ведомств разрабатывались единые бланки писем. Попытки создать устойчивые формуляры дру­гих наиболее распространенных в управленческой деятельности видов документов (протокола, извещения, командировочного удостоверения). Большую работу в этом направлении проделали НК РКИ и Институт техники управления (в начале 1930-х годов закрыт, а работники репрессированы). Проектируя формы документов, они учитывали способ и последовательность их заполнения и применения при обработке документов средствами механизации, несмотря на незначительность их распростра­нения в те годы. В 1929-1930 гг. утверждены первые общесоюзные стандарты на ряд форм документов: ОСТы «Письма деловые», «Телефонограммы», «Протокол засе­дания», «Извещение о заседании» и др. Часть из ОСТов действовала до 1941 г. и была отменена в силу изменившихся условий);

---

3) выработка трафаретов текстов документов и попытка установления отдельных разно­видностей документов (в ведомствах типизировали письма, разрабатывали структу­ру планов, отдельных разновидностей протоколов и т.д.).

Качественно новый этап в оптимизации управленческой деятельности начался в сере­дине 1960-х годов. Основное направление совершенствования документации с конца 1960-х годов - унификация и стандартизация, которые рассматривались как общегосударственная проблема. Начинаются работы по стандартизации внешнеторговой, первично-учетной и ор­ганизационно-распорядительной документации. Они проводятся рядом крупных мини­стерств, ведомств, НИИ. Методика унификации и стандартизации складывается на базе на­копленного отечественного и зарубежного опыта.

Под влиянием практики международной стандартизации получает распространение ме­тод стандартизации и унификации документов на основе построения графической модели -формуляра-образца. Единый формуляр-образец облегчал не только обработку документов, но и визуальный поиск реквизитов на одном листе. Однако теоретическая не разработанность документоведческих проблем приводит к выбору объектов стандартизации, исходя из массо­вости распространения того или иного документа в практике управления. Разработан ком­плекс проектов ГОСТов на отдельные виды ОРД. Но уже в начале 1970-х гг. происходит раз­работка основных принципиальных положений системного подхода к стандартизации и унификации управленческих документов. Внедрение системных исследований приводит к выработке понятия «система документации», которая начинает рассматриваться как объект унификации.

Часто унификация рассматривается как один из методов стандартизации. Унификация может проводиться самостоятельно (без стандартизации).

Стандартизация имеет огромную значимость для экономики и общества в целом, без нее ни одно государство не может построить взаимовыгодные отношения с другими государствами. Говоря о стандартах, в которых оглашаются требования к ведению документации, важно упомянуть стандарты серии ИСО 9000. Это первые международные стандарты, которые заявили о важном значении делопроизводства и документооборота в деятельности организаций. После выпуска этих стандартов многие предприятия и учреждения начали обращать внимание на организацию работы с документами, т. к. это стали проверять в ходе сертификации [1]. Митченко О. Ю., Рысков О. И. Требования к документации в стандартах ИСО серии 9000.// Секретарское дело.

---

При появлении стандартов серии 14000 по управлению окружающей среды, в которые также включили разделы по работе с документами, от организаций потребовали разрабатывать правила работы с документами, в т. ч. вопросы защиты, поиска, хранения и уничтожения документов.

Постепенно появились стандарты по информационной безопасности, к которым в первую очередь необходимо отнести стандарт ИСО 17799-2000 «Информационные технологии – Практическое руководство по управлению информационной безопасностью». Сюда были включены требования по защите документов организации, которые объясняли, что информационную безопасность можно обеспечить лишь при условии единой системы управления документами.

1. В2001 г. впервые в истории международной организации издали стандарт по делопроизводству и документообороту ИСО 15489, который содержит общие требования и методологию управления документами на всех видах носителей и во всех форматах, а также описывает процедуру разработки и внедрения систем документооборота [2]. Храмцовская Н. А. Международные стандарты по делопроизводству // Секретарь-референт. 2006. №12.

Стандарт ИСО 15489-2001 «Информация и документация – Управление документами» состоит из двух частей. Вторая часть освещает процедуры управления документами организации согласно принципам, стандартизированным в первой части. Этот документ ИСО отнесла к информационным, т. е. он не имеет статуса стандарта. Он был разработан как предложение одной из методологий внедрения систем управления документами. На основе данного документа в России был разработан идентичный стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» [3]. Варламова Л. Н. Новый стандарт в области делопроизводства. // Секретарь-референт. 2007. №6. После первого в мире стандарта по делопроизводству и документоведению этот процесс не останавливался, и с каждым годом мы видим все больше подобных стандартов.

Этапы стандартизации делопроизводства в России.

В2011 г. международной организацией было принято два стандарта, дополняющие друг друга. Это ИСО 30300 «Информация и документация – Системы менеджмента документов – Основные положения и словарь» и ИСО 30301 «Информация и документация – Системы менеджмента документов – Требования». Здесь предлагается методология, которая обеспечивает системный подход к созданию и управлению документами с помощью системы менеджмента, что способствует экономической эффективности хранения, поиска и извлечения информации, повторного использования информации и др. [4]. Храмцовская Н. А. Стандарты ИСО в области управления документами. // Information management. 2013. №2

---