Файл: Базы данных МУ ЛР.pdf

6 

Прежде  чем  создавать  таблицы,  необходимо  создать  базу  данных 

(БД), в которой будут храниться таблицы и другие объекты MS Access. 

Создание базы данных 

Создание новой БД можно осуществлять двумя способами: создание 

готовой БД на основе шаблона и создание пустой БД, в которой все объекты 

будут создаваться вручную. Для выполнения первой лабораторной работы 

необходимо воспользоваться вторым способом, не забыв задать имя новой 

базы данных. 

Создание таблиц 

Для создания новых объектов в MS Access есть вкладка «Создание», 

перейдя  к  которой  можно  будет  создавать  произвольные  объекты  MS 

Access. 

Создавать таблицы также можно несколькими способами. Для выпол-

нения данной лабораторной работы необходимо будет использовать пункт 

«Конструктор таблиц». 

Для каждого поля таблицы обязательно необходимо заполнить поля 

«Имя поля» и «Тип данных», поле «Описание» заполнять необязательно. 

При  этом  следует  помнить,  что  имена  полей  могут  иметь  длину 

не больше 64 символов (может содержать пробелы и не может начинаться 

с пробела),  и  желательно  применять  короткие  имена,  т. к.  по  умолчанию 

имена полей используются как метки полей в формах и как заголовки столб-

цов в отчетах. 

Выбор типов данных 

o 

Текстовые поля могут содержать до 255 символов (50 по умолчанию). 

o 

Числовые поля (кроме денежных сумм) обычно содержат значения, 

над которыми впоследствии выполняются вычисления. 

7 

o 

Даты/время: над значениями таких полей тоже можно выполнять 

вычисления. Проверка правильности дат и времени осуществляется автома-

тически. 

o 

Денежный тип используется для хранения числовых значений де-

нежных сумм. 

o 

Счетчик используется для автоматической нумерации добавляемой 

записи. После добавления записи значения этих полей изменить нельзя. 

o 

Логический тип используется для хранения логических величин, ко-

торые могут принимать только два возможных значения: «да» или «нет». 

o 

Поле объектов OLE. Для вставки объекта OLE (документ тексто-

вого процессора, электронную таблицу, звуковые или видеоклипы) можно 

использовать операцию копирования или команду «Правка» – «Вставить» – 

«Объект». 

Свойства  полей  устанавливаются  в  режиме  конструктора  таблицы 

в разделе Свойства поля.  

Пример  структуры  таблицы,  созданной  в  конструкторе,  приведен 

на рисунке 1.1. 

Рис. 1.1 – Конструктор таблиц 

Отметим также, что любые таблицы можно использовать в двух режи-

мах: в режиме «Конструктор», позволяющем управлять структурой таблицы, 

8 

и в режиме «Таблица», когда пользователь управляет строками таблицы (про-

смотр, добавление, изменение или удаление). 

Простейшие инструменты связывания таблиц 

Во многих ситуациях для некоторых полей таблиц целесообразно ис-

пользовать не простое текстовое поле для внесения новых данных, а «Поле 

со списком», которое настраивается в разделе «Свойства поля» – «Подста-

новка» –  «Тип  элемента  управления».  В  том  случае,  если  выбрана  опция 

«Поле со списком», для пользователя открывается возможность дополни-

тельной настройки поля, в которых необходимо указать, из какого источ-

ника будет взята информация для построения списка. В большинстве слу-

чаев здесь нужно указать «Таблица или запрос» и далее отметить таблицу, 

из которой будут взяты данные. После подобной настройки поля у пользо-

вателя появится возможность не вносить данные в поле, а выбирать один 

из предложенных  вариантов  с  помощью  выпадающего  списка,  как  приве-

дено на рисунке 1.2. 

Рис. 1.2 – Выпадающий список в таблице 

Данная  настройка  полей  позволит  выбирать  данные  из  одной  таб-

лицы, связанные с данными другой таблицы. 

1.2 

Пример создания базы данных и таблиц в MS Access 

В  качестве  примера  рассмотрим  процесс  создания  таблиц  согласно 

следующему заданию. 

9 

Задание 

1. Создайте таблицу «Продажи» по образцу. 

Дата 

продажи 

Покупатель 

Товар 

Цена 

Кол-во 

11.01.18 

ТОО «Союз» 

Стул 14К 

1 500 

5 

14.01.18 

ИП Иванов 

Диван 43М 

8 500 

3 

26.01.18 

ТОО « Союз» 

Стол 12А 

3 500 

10 

14.02.18 

ООО « Свет» 

Диван 43М 

8 500 

2 

16.02.18 

ИП Иванов 

Стул 14К 

1 500 

10 

2.  Создайте  дополнительную  таблицу  «Покупатель»  с  первичным 

ключом «Покупатель» и внесите в неё данные из первой таблицы. Для поля 

«Покупатель» в исходной таблице с помощью раздела «Подстановка» в кон-

структоре таблицы настройте возможность выбора покупателя из списка. 

Для выполнения задания предварительно необходимо создать новую 

базу данных и дать ей название. Далее с помощью панели «Создание» выбрать 

пункт «Конструктор таблиц» и создать необходимую структуру таблицы, за-

дав для каждого поля имя и тип данных, как приведено на рисунке 1.3. 

Рис. 1.3 – Создание новой таблицы с помощью конструктора 

10 

Далее  необходимо  произвести  сохранение  таблицы  и  заполнить  её 

строками согласно заданию. Ключевые поля на данном этапе создавать не-

обязательно. Этот процесс не должен вызвать особых затруднений. Таким 

образом, будет получена итоговая заполненная таблица, приведенная на ри-

сунке 1.4. 

Рис. 1.4 – Заполнение таблицы 

Для  создания  дополнительной  таблицы  из  задания  2  необходимо 

снова проделать аналогичные действия. При настройке поля «Покупатель» 

нужно нажать на значок ключа в области меню, что будет означать, что поле 

«Покупатель» – это первичный ключ таблицы «Покупатель». 

Следующим  шагом  будет  настройка  поля  «Покупатель»  в  таблице 

«Продажи» с целью упрощения занесения данных на основе выпадающего 

списка. Для этого необходимо использовать в конструкторе раздел «Подста-

новка». В поле «Тип управления» выбрать пункт «Поле со списком», в поле 

«Тип источника строк» – «Таблица или запрос», в поле «Источник строк» 

выбрать таблицу «Покупатель» (рис. 1.5).