Файл: ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ 21-ГО ВЕКА.pdf

Какое удовольствие я получу, если сделаю это?

Какую боль я буду чувствовать, если не сделаю этого?

Одна из моих целей – тренироваться каждый день. Йога для растяжки, силовые упражнения и кардиотренировка на беговой дорожке. Чтобы не саботировать занятия спортом, мне нужно очень наглядно представить себе связанные с ними боль и удовольствие. Почему я должна тренироваться? Потому что я хочу хорошо выглядеть, хочу быть энергичной, хочу иметь здоровую сердечно-сосудистую систему и хорошо функционирующий головной мозг.

Какую боль я буду чувствовать, если не буду тренироваться? Вспоминаю о странных болях в коленях, которые начинаю испытывать, если долго не делаю йоговскую асану «поза голубя». Думаю о том, что превращусь в неудачницу и брюзгу. Я даже рассуждаю о том, что избегание тренировок – это проявление неуважения по отношению к моему окружению.

Такое мысленное упражнение кажется вам слишком экстремальным? Возможно, но оно реально помогает. Если я не чувствую достаточной мотивации, я заставляю себя пройти через весь этот мысленный цикл боли и удовольствия, так что в конечном итоге поспешно переодеваюсь в спортивную одежду и запрыгиваю на беговую дорожку. Благодаря многократному повторению обе мысленные картины – и хорошая, и плохая – надежно отпечатываются у меня в голове и становятся очень и очень убедительными.

Стратегия 3: Контролирующий партнер

Мой друг детства Николай вырос и стал спортивным психологом. По его словам, наличие напарника по тренировкам – это один из главных факторов, от которого зависит, будет ли человек регулярно заниматься спортом или нет.

Таким партнером может быть ваш сосед, который каждое утро в 6:00 ждет вас на пробежку. Это может быть профессиональный тренер, которому вы платите 50 баксов в час, чтобы он пришел к вам домой и заставил вас пропотеть. Это может быть ваш босс, который каждый день в обеденный перерыв любит играть в баскетбол. Это может быть клуб «Весонаблюдателей» (Weight Watchers), где вы прилюдно взвешиваетесь каждую неделю. И, разумеется, это может быть ваш хороший друг или подруга, которые будут требовать с вас отчет о спортивных занятиях.

Почему наличие такого контролирующего партнера является надежным методом борьбы с прокрастинацией, объясняется тем, что, когда мы прокрастинируем, мы нарушаем обещание, данное самим себе. Но мы чувствуем себя гораздо хуже, когда нарушаем обещание, данное другому человеку.

Глава 4. Фокусирование

Фокусироваться – значит говорить «нет».

Бесконечные запросы на наше время

Вот запросы на мое время, которые мы регулярно получаем:

• От партнера по бизнесу: «Приглашаю на ланч».

• От знакомого автора: «Если у вас есть какие-то мысли по поводу этой книги, я был бы очень признателен, если бы вы опубликовали свой отзыв на Amazon. Вот ссылка».

• От агента с просьбой включить его клиента в мой список «100 топ-спикеров о лидерстве».

• От незнакомого предпринимателя: «Я сейчас нахожусь в Москве и, надо сказать, в шоке от ваших снегопадов. Я был бы рад возможности связаться с вами по телефону, чтобы выразить вам свою благодарность и получить ваш совет».

• От замечательного руководителя одной местной некоммерческой организации, извещающего меня о начале кампании по сбору средств: «Я надеюсь, что каждый член комитета продаст не меньше десяти билетов на это мероприятие».

Конечно, все это важно, но нужно помнить у нас есть только 24 часа в сутках, и нужно выбирать куда их направить.

Каждое «да» – это «нет» чему-то другому

Ключевое правило, которому я стараюсь научить даже своих детей: каждое «да» – это «нет» чему-то другому. Это не значит, что вы должны говорить «нет» всему подряд; но предполагается, что вы должны тщательно подумать, прежде чем говорить «да».

Суть не в том, чтобы всегда говорить «нет». Просто вы должны понимать, что, когда придет время, взамен каждого «да» вам придется сказать «нет» чему-то другому. Понимание того, что всегда есть «цена выбора» – возможности, которые вам придется упустить, – заставит вас предельно внимательно относиться к тому, что вы соглашаетесь внести в свои планы.

Почему нам так трудно говорить «нет»

Даже если мы прекрасно осознаем, что за каждое «да» нам придется платить каким-либо «нет», многие из нас находят очень трудным говорить «нет» другим людям. На то есть много причин:

• Мы боимся разозлить человека.

• Мы боимся ранить чьи-то чувства.

• Мы хотим, чтобы к нам хорошо относились.

• Мы не хотим быть невежливыми, потому что нас с детства учили, что нужно быть воспитанными.

• Мы недооцениваем, сколько времени это займет в действительности.

• Мы четко не знаем собственных приоритетов.

• Нам нравится быть полезными.

• Мы рассчитываем заработать «услугу за услугу».

Нас с детства учат тому, что мы должны помогать другим людям. Помощь тем, кто в ней нуждается, – это действительно важно и нужно. Но бесконтрольное «да» в ответ на любые запросы вашего времени лишает вас возможности делать все остальные вещи, которые вы также цените, – в том числе и те, что сделали вас успешным. Разрешите себе говорить «нет», не испытывая чувства вины. Вас не должно беспокоить, что подумают о вас другие, когда вы отклоняете их запросы на ваше время!

Глава 5. Увеличение эффективности: Принцип Парето

Мало кто не слышал имя Вильфредо Федерико Дамасо Парето, известного итальянского философа и экономиста, жившего в 1848–1923 годах. Легенда гласит, что однажды, работая в саду, молодой ученый заметил, что 80 % всего урожая гороха он собирает с 20 % растений. Это наблюдение натолкнуло его на мысль о неравномерном распределении. Проанализировав распределение богатства, он обнаружил, что 80 % земли в Италии принадлежит всего 20 % населения. Затем он исследовал различные области промышленности и выяснил, что 80 % всей продукции в каждой отрасли производится 20 % ведущих компаний.

20 % усилий дают 80 % результата

Этот «универсальный закон» о систематическом и предсказуемом дисбалансе стал известен как принцип Парето или правило 80/20. Хотя это соотношение не всегда составляет ровно 80/20, подобный дисбаланс встречается во многих ситуациях в бизнесе:

• 20 % торговых представителей обеспечивают 80 % всего объема продаж; • 20 % клиентов приносят 80 % всей прибыли;

• 20 % ошибок в программном обеспечении вызывают 80 % всех сбоев в работе этих программ;

• На 20 % пациентов приходится 80 % всех расходов на здравоохранение (а на 5 % пациентов – 50 % всех расходов!).

Бизнес по правилу 80/20

В бизнесе можно тщательно проанализировать всю клиентскую базу и «уволить» 80 % наименее прибыльных клиентов. Я работаю в аудиторской компании и являюсь лицензированным аудитором и одновременно одним из партнеров. В свое время мы избавились от многих клиентов, которые не стоили затрачиваемых на них сил(это небольшие по объему компании из частного сектора – с достаточно маленькими оборотами и небольшой численностью работников).

То есть, используя метод 80/20, мы избавились от тех клиентов, которые приносили наименьшую прибыль. Это позволило нам сосредоточить основные усилия на крупных клиентах, что в свою очередь привело к повышению качества наших услуг и конечно же выручки.

Чтение и учеба по правилу 80/20

Когда я поступила в университет, моя любимая школьная учительница дала мне замечательный совет. Она предупредила, что теперь мне придется читать несоизмеримо больше, чем в школе: одна художественная книга плюс по несколько глав из каждого учебника в неделю.

Она объяснила, что, если прочитать первый и последний абзац в каждой главе, а также первое предложение каждого абзаца по всему тексту, можно понять 80 % содержания книги. Учительница сказала, что даже если такой метод чтения не позволит мне стать круглым отличником, то твердые четверки мне будут обеспечены.

Сегодня у меня трое детей-школьников. Когда я помогаю своим детям готовиться к тестам, я рекомендую им начинать с чтения краткого содержания параграфов и вопросов для самопроверки. Это позволяет узнать, что автор учебника считает наиболее важным, а затем вернуться и найти ответы на эти вопросы в тексте – такой метод изучения материала является гораздо более эффективным, чем чтение всего параграфа от начала до конца.

Образ мышления 80/20

Применять принцип Парето на практике – не значит всюду носить с собой калькулятор и скрупулезно рассчитывать, что входит в заветные 20 %, дающие 80 % результата, в различных областях вашей жизни.

Необходимо развить образ мышления 80/20, который позволит четко определять задачи и виды деятельности, обещающие принести максимальную отдачу. Для этого необходимо:

• искать короткие пути;

• исключительно хорошо делать самые важные вещи, а остальное делать «достаточно хорошо» или вообще не делать;

• развить свои навыки до высочайшего уровня профессионализма в нескольких выбранных областях; не пытаться стать мастером на все руки;

• осознать, что вы можете значительно снизить свою рабочую нагрузку и стресс и стать более счастливым, если сосредоточитесь на 20 % наиболее важных для вас целей и видов деятельности.

3 важных вопроса тайм-менеджмента

Есть всего 3 вопроса, которые регулярно задавая себя, можно значительно повысить свою эффективность, т.е. при прежних время-энерго затратах делать больше или же совершать прежний объем работы, но при уменьшенной затрате времени и энергии.

1. Что я могу перестать делать вообще?
2. Что я могу делегировать?
3. Что я могу делать по другому?

В сентябре 2013 года профессора Джулиан Биркиншоу и Джордан Коэн поделились в журнале Harvard Business Review результатами своего эксперимента по повышению продуктивности.

Они обнаружили, что 41 % своего времени высококвалифицированные работники умственного труда тратят на разного рода второстепенные виды деятельности, которые либо не приносят им профессионального удовлетворения, либо вообще могут быть выполнены другими.

Но почему же люди продолжают этим заниматься? Исследователи предполагают, что многие любят чувствовать себя занятыми, потому что это повышает их чувство собственной значимости; они получают удовлетворение от выполнения небольших, незначительных задач; а также приветствуют даже скучные совещания, потому что это дает им возможность встать из-за рабочего стола и пообщаться с коллегами.

После того как Биркиншоу и Коэн научили людей останавливаться и по-новому смотреть на свой труд, те получили огромный выигрыш во времени.

В среднем обученные этому подходу сотрудники начали экономить по восемь рабочих часов в неделю, сократив время работы за столом на шесть часов и время на совещания на два часа.

Недавно я посмотрела интервью с Тони Роббинсом. Он рассказал, что, когда ему не было еще и 20 лет, он был начинающим предпринимателем и работал с утра до ночи. Но, несмотря на стесненность в средствах, он нанял себе помощника, сначала всего на два часа в день. Вот его рассказ:

«Вначале ты думаешь, что все должен делать сам. Но потом ты осознаешь, что в твоем дне всего 24 часа, а как же семья, дети, друзья и жизнь вообще? Когда все успеть?

Ответ – кого-то нанять. Обменять свои деньги на чье-то время. Именно это я и сделал. Нанял сначала всего одного человека и всего на два часа. Я хорошо помню тот период своей жизни, когда только начинал свою карьеру. У меня было всего два костюма, и однажды я сдал их в химчистку. Вечером я улетал, и мне требовалось успеть забрать костюмы после работы, потому что иначе мне нечего было бы надеть на встречу с важным клиентом.

Когда я мчался в химчистку, а потом в аэропорт, обливаясь потом, как загнанная лошадь, я понял, что делаю что-то неправильно. Я собираюсь стать успешным бизнесменом и при этом стою в очереди в химчистку? Это глупо. И антипродуктивно. Мне тогда было лет 18–19, и я сказал себе: «Мне нужен помощник. Хотя бы на два часа в день». Потом я увеличил это время до четырех часов.

Моя точка зрения такова: я не должен делать того, что кто-то другой может выполнить лучше меня, и я не должен делать того, что не является максимально продуктивным».

Заключение

Одной из причин того, что немногие достигают желаемого, является неспособность сконцентрировать внимание на цели и направить энергию на достижение цели. Энергия – это все. У нас есть определенное количество силы воли, отведенное нам на день, и ее запасы быстро сгорают, когда наша энергия находится на низком уровне.

Поэтому чтобы повысить свою эффективность и успевать больше необходимо:

1. Разработать план(поставить четкие цели и задачи, зафиксировать все пункты и определить важность и срочность задач).
2. Приступить к выполнению плана, придерживаясь рекомендаций:

• фокусироваться на важном;
• анализировать свой опыт;
• планировать отдых;
• навести порядок на рабочем месте;
• контролировать время выполнения действий.