Файл: ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ 21-ГО ВЕКА.pdf

Введение

Сегодня мир здорово изменился – вырос в масштабах, количество информации умножается в 2 раза, каждые 18 месяцев, а количество в сутках константно. И как же обрабатывать большие объемы информации, вести свой бизнес, расти как специалист, заниматься спортом и проводить время с семьей?

Ответ: Тайм – менеджмент(ТМ)

В этом реферате я рассматриваю несколько составляющих ТМ:

• Важность приоритетов
• Прокрастинация
• Фокусирование
• Принцип Парето
• Вопросы высвобождения времени и энергии

Глава 1. Тайм-менеджмент что это?

Что такое ТМ?

Тайм-менеджмент- эффективное планирование рабочего времени для достижения целей, нахождение временных ресурсов, расстановка приоритетов и контроль выполнения запланированного. Его основная задача — больше успевать в единицу времени и эффективно расходовать собственные ресурсы.

Принципы ТМ

Тайм-менеджмент основан на четырех основных принципах:
- умение работать с целями; 
- распределение приоритетов; 
- знание инструментов планирования; 
- наработка привычек. 

Обращаясь к целеполаганию, следует понять, что цель должна быть реальной, конкретной, измеримой и иметь срок реализации. Если цель не обладает одним из этих параметров, то она перестает быть целью.

Умение расставить приоритеты — основная часть тайм-менеджмента, т.к. если каждое дело или работу считать неотложными и наиболее важными, то эффективно спланировать время не удастся.

Ассортимент инструментов планирования достаточно широк и разнообразен, главное – выбрать из них наиболее удобный. Это могут быть записи в ежедневнике или календаре, специально составленный план дел на определенный период времени, который должен постоянно корректироваться, пополняться новыми задачами.

Привычки являются показателем того, что искусство тайм-менеджмента освоено. Они будет проявляться в развитом чувстве времени, которое поможет выполнять все дела в срок и повысить личную эффективность.

Этапы ТМ

Выполнение планов, основанное на принципах тайм-менеджмента происходит в четыре этапа:

1. Постановка целей. Определение и формирование целей.
2. Планирование и расстановка приоритетов. Разработка плана достижения поставленных целей и выделение приоритетных задач для выполнения.
3. Реализация, то есть конкретные шаги и действия в соответствии с намеченным планом и порядок достижения цели.
4. Контроль достижения цели и выполнения плана.

Использование принципов тайм-менеджмента имеет следующие безусловные плюсы:
- возможность способа планирования рабочего времени и контроль над результатами;
- возможность сконцентрироваться на выполнении первоочередных задач.

Некоторой сложностью в применении метода является то, что не все умеют объективно оценивать свою деятельность и переадресовывать часть дела коллегам или подчиненным.

Как развивался ТМ

Этап 1: Сначала были просто списки, состоящие из дел и человек выполнял пункт за пунктом, не беря в расчет ничего.

Этап 2: Далее, люди поняли, что делать все подряд, это, как минимум неэффективно и появились приоритеты и квадрат Стивена Кови.

Этап 3: Сегодня люди пошли еще дальше, теперь вопрос, который задает человек звучит: «Что я могу сделать сейчас, что завтра даст мне наибольший возврат на инвестиции моего времени?» и здесь одним из инструментов является «focus fuunel»

Глава 2. Важность правильных приоритетов

До последнего времени слово приоритет использовалось только в единственном числе – главное всегда одно. И только с недавних пор люди стали говорить приоритеты. Что не есть эффективно. Прочитайте проверенные временем советы:

• «Делать два дела одновременно – значит не сделать ни одного». – Римский поэт Публий Сир

• «За двумя зайцами погонишься, ни одного не поймаешь». – Русская пословица

• «Наиболее важные дела никогда не должны подчиняться наименее важным». – Немецкий поэт и мыслитель Гете

• «Только те, кто умеет сосредоточиться на одной цели, достигают успеха в этом мире». – Американский писатель и «гуру продаж» Ог Мандино

• «Примите решение и сделайте все, чтобы воплотить его в жизнь». – Американский генерал Джордж Паттон

• «Важнее делать правильные вещи, чем делать вещи правильно». – Американский теоретик менеджмента Питер Друкер

• «Успех требует целеустремленности». – Известный американский футболист и тренер Винс Ломбарди

Определите вашу самую важную задачу (СВЗ)

Тереза Макан, профессор из Университета штата Миссури в Сент-Луисе, провела новаторские исследования в области управления временем, продуктивности и стресса и установила, что двумя ключевыми факторами успеха являются правильные приоритеты и механика (механика применения техник и тактик управления временем). Проще говоря, самое важное – знать, что нужно сделать, и как это сделать. Я называю это «знать свою самую важную задачу» (коротко СВЗ).

Исследования показывают…

Помимо повышения продуктивности, наличие ежедневной самой важной задачи позволяет повысить уровень энергии и счастья. (Источник: The Kruse Group, 2015) На тему постановки целей написаны отдельные книги, но в конечном итоге все сводится к пониманию того, что является для вас наиболее важным, и какие действия с вашей стороны помогут вам этого достичь.

Большинство людей ставят перед собой цели, связанные со здоровьем, богатством и отношениями. Другие добавляют такие вещи, как духовное развитие, благотворительность и отдых.

К чему бы вы ни стремились, здравый смысл подсказывает, что ваша цель должна быть конкретной и измеримой. Например, вместо цели «экономить деньги» нужно поставить перед собой цель, скажем, «сэкономить 5000 долларов к концу года». А вместо цели «сбросить лишний вес» необходимо конкретно указать «сбросить десять килограммов за десять недель».

После того как вы определились с главной целью, вы должны определить, какие действия приведут вас к ее достижению и какая деятельность является наиболее важной на данный момент.

Если вы не можете точно сформулировать свою главную цель, не зацикливайтесь на этом и не опускайте руки. На самом деле некоторые эксперты, такие как консультант руководителей Питер Брегман, считают, что у конкретных целей есть недостатки. Вместо этого Брегман предлагает определять «области фокусировки».

Например, на момент написания этой книги я знаю, что в этом году я хочу увеличить свой пассивный доход. Но я не держу в голове конкретную сумму в долларах, и, поскольку у меня достаточно денег, у меня нет необходимости ее определять.

Но я также знаю, что для того, чтобы увеличить свой пассивный доход, я должен создавать такие вещи, как книги, лекции и программы онлайн-обучения. Поэтому я задаю себе вопрос:

«Что является для меня самой важной задачей (СВЗ) на данный момент, позволяющей приблизиться к моей главной цели?»

Я знаю, что это работа над этой книгой. Когда она будет закончена, моей самой важной задачей станет создание вспомогательного контента. Когда я накоплю достаточно материала для продажи, моей следующей самой важной задачей станет разработка маркетинговых материалов или вебинаров, чтобы распространить информацию. Но сейчас я знаю, что моя СВЗ – написать эту книгу.

Ваша собственная самая важная задача зависит от ваших профессиональных и личных целей. У торгового представителя текущей СВЗ может быть обзвон потенциальных клиентов, чтобы выполнить план по продажам. У разработчика программного обеспечения – отладка конкретного модуля, чтобы закончить проект в срок. У руководителя IT-отдела – наем команды программистов, чтобы разработать новое приложение. У директора стартапа самой важной текущей задачей может быть создание презентации, которая позволит ему привлечь венчурный капитал. У студента это может быть поиск репетитора, чтобы хорошо сдать предстоящий экзамен. А у мамы-домохозяйки – резервирование места в палаточном лагере в местном национальном парке, чтобы семья могла провести замечательные летние каникулы.

Глава 3. Прокрастинация

Прокрастинация – откладывание дел, и на первый взгляд кажется негативным фактором, но часто это сигнал нашего мозга о усталости, неверном подходе к работе и т.п.

В своем интервью в журнале Американской психологической ассоциации профессор психологии Джозеф Феррари поделился некоторыми результатами своих исследований:

«Мы все иногда откладываем дела на потом, но проведенное мной исследование показало, что 20 % американцев обоих полов являются хроническими прокрастинаторами. Они медлят всегда и везде – дома, в школе, на работе, в отношениях. Они превращают прокрастинацию в образ жизни. Но 20 % населения – это очень много. Это больше, чем количество людей с такими распространенными психическими расстройствами, как клиническая депрессия или фобии».

Чтобы победить прокрастинацию раз и навсегда, необходимо понять ее причины. Вы откладываете дела и не держите свои обещаний, не потому что вы ленивы. Вы делаете это, потому что:

1. вам не хватает мотивации

и/или

2) когда вы ставите цель или принимаете решение, вы недооцениваете силу привычек – силу «будущего себя» по сравнению с «настоящим собой».

Стратегии борьбы с прокрастинацией

Стратегия 1: Путешествие во времени

Это одна из самых эффективных стратегий борьбы с прокрастинацией. Она позволяет преодолеть присущую всем нам проблему, которую психологи называют временнóй непоследовательностью.

Например, мы решаем, что должны есть больше овощей, и закупаем салат на неделю вперед. В результате через две недели мы обнаруживаем склизкие, полусгнившие листья салата в нижнем ящике нашего холодильника.

Или мы добавляем документальные и независимые фильмы в список для просмотра на Netflix, но так никогда и не добираемся даже до номера один, потому что предпочитаем любимые комедии с Уиллом Ферреллом.

И именно поэтому я продолжаю покупать все новые тренажеры, фитнес-браслеты, напольные весы и книги о здоровой пище, но до сих пор так и не приобрела заветные шесть кубиков на животе.

Наши представления о будущем всегда искажены. В психологии это называется искажением настоящего момента. Мы строим великие планы на будущее, решаем внести радикальные изменения в нашу жизнь, стать новым человеком, но, когда будущее наступает и превращается в настоящее, мы продолжаем выбирать сладости, комедии, Facebook и видеоролики с котиками. Это гораздо проще и веселее. А изменить свою жизнь можно и после обеда, или в понедельник, или вообще с 1 января!

Мы всегда недооцениваем, насколько трудно быть идеальной версией себя в настоящем моменте.

Чтобы преодолеть эту временнýю непоследовательность, нам нужно победить «будущего себя» – того, кто будет саботировать наше решение, когда будущее станет настоящим. Наше «будущее я» является врагом нашего «лучшего я».

Мне нравится представлять это сражение как путешествие во времени, которое я совершаю для того, чтобы победить «будущего себя». Например, когда я ставлю цели, связанные со здоровьем и физической активностью (как вы помните, это мое слабое место!), я всегда думаю: как я буду саботировать эти цели в будущем? Что я могу сделать, чтобы предотвратить это?

• Я знаю, что мое «будущее я» станет уговаривать меня перекусить нездоровой пищей. Чтобы не допустить этого, мое «настоящее я» идет на кухню, выбрасывает из шкафов всю вредную еду и запрещает себе покупать и держать ее дома. Вместо этого я приобретаю морковку, яблоки и хумус.

• Мое «будущее я» примется саботировать тренировки, убеждая меня в том, что я слишком занят и у меня есть дела поважнее. Чтобы исключить возможность такого саботажа, мое «настоящее я» выделяет под занятия спортом самый первый утренний блок времени в дневном расписании. Пока я не потренируюсь, мое «сегодняшнее я» запрещает мне даже проверять электронную почту.

• Мое «будущее я» также будет пытаться саботировать тренировки, уверяя меня в том, что я и без них вполне здорова и выгляжу куда лучше большинства своих сверстниц, к тому же мое давление и холестерин находятся в норме. В результате в те дни, когда я буду пренебрегать беговой дорожкой, мое «настоящее я» разрешает моей подруге больно ущипнуть меня за жировую складку на животе.

Одна моя знакомая идет на крайние меры, чтобы победить свое «будущее я» через пять минут! Поставив перед собой цель правильно питаться, она высыпает в тарелку всю соль, всякий раз, когда ей приносят в качестве гарнира картофель фри. Она научилась не доверять своей силе воли в этом деле. Она знает, что через пять минут ее «будущее я» скажет: «Я только попробую…» – ну и так далее, пока тарелка не опустеет. Все мы в курсе, как это происходит. Так как вы решите бороться с вашим «будущим я»?

Стратегия 2: Боль и удовольствие

В конце концов, если мы не выпрыгиваем утром из постели в радостном возбуждении, чтобы как можно быстрее взяться за очередной проект, то только лишь потому, что наши мечты не являются достаточно убедительными. Они недостаточно нас мотивируют. А мотивация сводится к боли и удовольствию. Когда вам необходимо выполнить трудную задачу из разряда тех, с которыми вы склонны медлить, подумайте (и даже четко визуализируйте), какая боль и какое удовольствие могут за ней стоять.