Добавлен: 07.07.2023
Просмотров: 751
Скачиваний: 2
После Октябрьской революции взамен существовавшего государственного аппарата создается новый. Уже в 1917 г. был разработан проект декрета об улучшении «письмоводства» и сокращения переписки, в 1918 г. — постановление Совета Рабочей и Крестьянской обороны «О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты».
Проекты декретов по вопросам упрощения делопроизводства, в советских учреждениях, были подготовлены в конце 1918г. — начале 1919 г.. В 1927 г. состоялась 1 Всероссийская конференция по научной организации труда и производства, на которой наряду с вопросами НОТ в производстве впервые были поставлены вопросы научной организации управленческого труда и работы с документами, а также создания органов, координирующих и направляющих эту работу. Руководство этой работой было возложено на отдел нормализации Народного комиссариата рабоче-крестьянской инспекции, созданный в 1922 г. В состав советского государственного аппарата вошла должность «секретарь». Секретарям было предоставлено право разбираться во всех вопросах, готовить материалы к совещаниям, напоминать о сроках исполнения государственных директив. Секретари руководящих работников советских учреждений в основном выполняли творческие функции, были консультантами директоров, следили за качеством подготовки служебных документов, помогали руководителям в приеме посетителей.
Совершенствованию делопроизводства уделяла внимание и советская власть: в 1918 году вышло постановление "О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты". В 1918 году была введена единая форма бланков делового письма.
В 1931 г. вышли "Общие правила документации и документооборота", в 1963 году - "Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР".
Однако расцвет секретарского труда был недолгим. В 1925 г. секретарей включили в канцелярско-техническую группу специалистов и уравняли их с машинистками, рассыльщиками, конторщиками и архивариусами. В 1926 г. коллегия Народного комиссариата рабоче-крестьянской инспекции пыталась навести порядок в секретарских должностях, предложив считать секретарей помощниками руководителей. Но эти предложения остались на бумаге, а в жизнь вошло принятое в 1932 г. волевое решение — разделение секретарей на две неравноценные (по должностным обязанностям и окладам) группы. Первые стали называться помощниками и референтами, а вторые — машинистками-секретарями 1-й и 2-й категорий. На вторых были возложены чисто механические функции: печатание, простые канцелярские работы, оформление документов.
Вначале 60-х гг. секретари получили новые должности — секретарь-машинистка и секретарь-стенографистка. Им были переданы все административные и технические функции, которые раньше выполняли помощники и референты.
25 июля 1963 г. было принято Постановление Совета Министров СССР № 829 «О мерах по улучшению архивного дела в СССР». Оно ввело в действие «Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов», подготовленные Главархивом СССР. Была поставлена задача разработки Единой государственной системы делопроизводства для предприятий, организаций и учреждений.
В 1966 г. в системе Главного архивного управления СССР был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), одной из основных задач которого было создание Единой государственной системы делопроизводства - (ЕГСД).
С 1972 г. в стране начали действовать единые правила подготовки и оформления организационно-распорядительных документов и единые правила работы с документами. Началась активная разработка отраслевых стандартов и стандартов предприятий, содержащих требования к документам. Постановлением от 4 сентября 1973 г. № 435 Госкомитетом СССР по науке и технике введены в действие основные положения ЕГСД. В 1984—1986 гг. ВНИИДАД разработал систему документационного обеспечения управления, получившую название «Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ)».
Единая Государственная Система Делопроизводства - комплекс правил и рекомендаций по ведению документационного обеспечения управления от момента создания документа до сдачи его в архив. В 70-80-х годах сложился блок ГОСТов (государственных стандартов) на управленческие документы.
В конце 70-х появились персональные компьютеры, снабженные текстовыми редакторами. С тех пор идет процесс перехода на компьютерные технологии работы с документами. Для того чтобы понять, как развивался компьютерный документооборот, мы кратко рассмотрим этапы изменения используемых в бизнесе информационных технологий (ИТ) и эволюцию офисного программного обеспечения.
В XX веке унификация (единообразие) документов принимает необратимый характер, разрабатываются особые правила ведения служебной документации.
Основные базовые понятия и термины
Термин «документ» происходит от латинского слова documentum - доказательство, свидетельство. Этим словом обозначают любые письменные источники, соответствующим образом оформленные и поэтому имеющие юридическую силу.
В словаре русского языка С.И. Ожегова даются различные толкования понятия «документ»:
1) деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-либо (расходные документы, проездные документы);
2) то, что официально удостоверяет личность предъявителя (паспорт, справка, удостоверение);
3) письменное свидетельство о чем-нибудь (пр.: древнерусские грамоты являются историческими документами, договор свидетельствует о заключении соглашения в сфере услуг или производства и т.д.)[1].
Термин «делопроизводство» в России возник во второй половине XVIII века. С этого времени его употребление фиксируют лингвистические словари. Термин был образован от сочетания слов «производство дела». Вначале он означал решение судебного или административного вопроса и понимался как деятельность, связанная с принятием решений, т. е. с производством дел. Именно это и было заложено в основу понятия «делопроизводство». Значение дела как собрания документов, относящихся к какому-либо вопросу, - более позднего происхождения по сравнению с первым значением.
Современную терминологию делопроизводства регламентирует ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», в котором «делопроизводство» определяется следующим образом: отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Наряду с термином «делопроизводство» в последние годы употребляется синонимичный ему термин «документационное обеспечение управления» (ДОУ). Его возникновение обусловлено изменением организационно-технической базы делопроизводства в связи с внедрением в ДОУ компьютеров, современных информационных технологий создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и использования информации.
Информационные ресурсы – отдельные документы и отдельные массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных и др.)
Делопроизводство базируется на документировании, под которым понимается регламентированный процесс записи информации на различных носителях с соблюдением определенных норм, установленных правовыми и нормативными актами РФ.
Результатом документирования является документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами. Реквизит - это отдельно взятый обязательный элемент любого документа (печать, подпись, дата, номер и т.д.). Совокупность таких элементов позволяет опознать документ, т.е. идентифицировать.
Формуляр документа - это совокупность реквизитов документа и схема их расположения на стандартном листе бумаге. Наличие формуляра, установленного государственным стандартом, обеспечивает единство документирования и документации как в рамках одного учреждения, так и в целом по стране. Формуляр, характерный для определенного вида документов, называют типовым формуляром.
В качестве носителя выступает материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации. Носитель - это всегда результат технических достижений эпохи. В древности в качестве материального носителя для создания документов использовались различные материалы: в Месопотамии - глиняные таблички, в Египте - папирус, в странах Малой Азии, в Европе и на Руси - пергамент - особым образом выделанная бычья или телячья кожа, получившая на Руси название «хартия» или «телятина». В Древнем Новгороде, как известно, применялись береста, доска.
В течение многих веков и до настоящего времени наиболее распространенным носителем документной информации во всем мире является бумага.
Наряду с бумагой в наши дни широко используются и новые носители: магнитные ленты, диски.
Соблюдение определенных правил записи информации придает документам юридическую силу. Юридическая сила - это свойство официального документа, передаваемое ему действующим законодательством РФ, правомочностью организации издавшего его, определенным комплексом реквизитов и установленным порядком его оформления.
Обеспечение документирования - это лишь одна составляющая делопроизводства, вторая его составляющая - это организация работы с документами, которая предполагает весь спектр действий по созданию и обработке документов.
Организация работы с документами предполагает проектирование документооборота учреждения, т. е. движения документов с момента их создания или получения до определения их на архивное хранение или уничтожение, а также рациональное и оперативное использование их в текущей деятельности учреждения.
В обществе документы являются основными носителями различной (управленческой, научной, технической, статистической) социально значимой информации. Документы - носители первичной информации. В них информация фиксируется впервые, в то время как книги, газеты, журналы и др. содержат переработанную, вторичную информацию.
Возможность сохранения информации во времени позволяет различать документы как носители оперативной и ретроспективной информации.
Нормативная база делопроизводства - это законы и иные правовые акты, которые регламентируют создание и продвижение документов, описывают структуру и функции служб делопроизводства.
Составляющие нормативной базы делопроизводства показаны на рис. 1.2.
К законодательным и правовым актам в сфере информации и документации относятся законы, указы и распоряжения Президента ПМР, постановления ВС ПМР и различных органов государственной и исполнительной власти.
Например, Гражданский кодекс ПМР устанавливает виды документов, создаваемых для фиксации актов гражданских взаимоотношений, подтверждения правоотношений и др. Закон ПМР "Об Архивном фонде и архивах" регулирует правила хранения документов, их учет, использование архивных фондов и управление ими. Закон ПМР "О стандартизации" устанавливает порядок стандартизации, осуществление государственного контроля соблюдения стандартов и определяет ответственность за их нарушение.
Как уже говорилось, для учета, хранения и придания юридической силы документам, созданным разными организациями, необходимо соблюдение определенных требований не только к содержательной части документа, но и к его оформлению. Оформление служебных документов регламентировано стандартами.
Современное общество справедливо называют «информационным». Объясняется это тем фактом, что достигнутый прогресс, дальнейшее развитие практически всех сфер жизнедеятельности человека зиждутся на информации, информационных технологиях.
Социально-экономическая информация на практике более известна под названием управленческая информация. Управленческую информацию можно определить как совокупность сведений о процессах производственной, коммерческой, финансовой хозяйственной деятельности людей, используемой для руководства этой деятельностью.
Служебная документация в практике управления широко известна под названием управленческая документация. Документированная документация – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Основой управленческой деятельности является - информация, а сам процесс управления представляет собой непрерывный процесс сбора, обработки и передачи информации. Наиболее распространенным носителем информации в современном государственном аппарате является бумага.
Информация, зафиксированная на бумаге и снабженная необходимым реквизитом (гриф, исходящий номер и др.) становится документом.