Добавлен: 07.07.2023
Просмотров: 755
Скачиваний: 2
Документ — материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. Осуществление функций любого органа управления связана с составлением, получением, направлением различных документов. Вот почему, эффективность их управленческой (как внутриорганизационной, так и внешней) деятельности связана с вопросами документирования и организации работы с документами.
Анализ функциональных обязанностей сотрудников организации или предприятия показывает, что в числе профессиональных навыков, которые необходимы для их выполнения, важнейшими (до 80% времени сотрудников уходит на работу с документами) являются навыки по составлению, оформлению и изготовлению документов. Обладание сотрудниками такими навыками, знание ими основ делопроизводства — важнейшие условия сокращения затрат времени и сил на работу с документами.
Состояние делопроизводства в организации во многом отражает уровень профессионализма его сотрудников, сложившийся стиль его работы. Одновременно оно оказывает позитивное или негативное воздействие на функционирование самой организации или предприятия. Нерациональное документационное обеспечение управления образует большие экономические и организационные издержки.
Стремление к рационализации информационного и документационного обеспечения управления породило необходимость создания Государственной системы делопроизводства.
В настоящее время сложилась система основных нормативно-методических, документов межотраслевого характера, с помощью которой обеспечивается правильное документирование управленческой деятельности. В нее входят: Государственная система стандартизации (ГСС), Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), ГОСТы и другие.
Государственная система стандартизации (ГСС) — это система правил и положений, которые определяют порядок приведения работ по стандартизации в республике во всех отраслях народного хозяйства, на всех уровнях управления.
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) - представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности, организации работы с документами, механизации и автоматизации работы с документами.
В соответствии с ГСДОУ общие требования к документам и службам документационного обеспечения - распространяются на все системы документации органов государственного управления, суда, прокуратуры, внутренних дел, арбитража, учреждений, организаций и предприятий. Документационное обеспечение деятельности организаций, действующих на основе специальных положений, а также порядок работы с секретными документами и документами «ДСП» устанавливается еще и специальными инструкциями.
Основные положения ГСДОУ и ГОСТа формулируют понятие делопроизводства.
Под делопроизводством понимается деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций.
Содержание данного вида деятельности может быть представлено тремя основными составляющими:
- документирование сведений (сообщений, данных) о фактах, событиях, явлениях частной и общественной жизни людей;
- организация и технология работы с документами в учреждении, на предприятии, фирме, именуемые термином «документооборот»;
- хранение документов после окончания работы с ними как особая сфера деятельности, обозначаемая термином «архивное дело».
В структуре этой деятельности выделяются два элемента: документирование и документооборот.
Документирование включает в себя составление, оформление и изготовление документов, документооборот— движение документа внутри организации или предприятия, то есть совершение технических операций по получению, регистрации, хранению документов и т.п.
Деятельность организации или предприятия по документированию и осуществлению документооборота, регламентирована множеством нормативных актов. В их числе можно выделить группу специальных актов, изданных для регулирования делопроизводства и группу нормативных актов, основным предметом регулирования которых являются различные общественные отношения, не связанные с осуществлением делопроизводства.
К группе специальных источников нормативного регулирования делопроизводства относится, прежде всего, Типовая инструкция по делопроизводству, которая подготовлена и утверждена архивной службой ПМР (Госархивом). Типовая инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в министерствах и ведомствах ПМР.
Министерства и ведомства организуют и ведут делопроизводство на основании самостоятельно разрабатываемых индивидуальных инструкций и других нормативно-методических документов, не противоречащих Типовой инструкции.
Важная роль в ведомственном нормативном регулировании делопроизводства принадлежит Инструкции по делопроизводству, которая должна быть разработана в каждом учреждении, организации или предприятии.
Инструкция по делопроизводству должна устанавливать порядок построения и деятельности делопроизводственного подразделения органа, определять лиц, ответственных за определенные участки делопроизводства, функциональные обязанности сотрудников по осуществлению делопроизводства, порядок взаимоотношений делопроизводственного подразделения с другими службами. Кроме того, с учетом основных положений ГСДОУ Типовая инструкция регламентирует общий порядок подготовки, размножения, приема, рассылки документов, организацию контроля за исполнением документов, устанавливает правила систематизации и хранения документов и др.
Вторую группу источников составляют нормативные (законодательные и подзаконные, в том числе и ведомственные) акты, которые, наряду с регулированием различных сторон деятельности регламентируют и некоторые аспекты делопроизводства.
Управление любым предприятием - это информационный процесс, в котором информация принимается, обрабатывается, вырабатывается решение, решение доводится до исполнителей, действия которых контролируются (рис. 1.3).
Рис. 1.3. Схема документационного обеспечения управления
Процесс организации работы с документами, включая их создание, регистрацию, контроль, продвижение, систематизацию и хранение, называют делопроизводством.
Любой документ, доставленный в организацию, должен быть зарегистрирован и обработан. Обработка входящих документов должна включать регистрацию в специальном журнале. После рассмотрения руководителем и регистрации документы передаются исполнителям. Документ находится у исполнителя до окончательного решения вопроса. После исполнения документ должен подшиваться к делу.
Дело - это совокупность документов, относящихся к определенному вопросу (папка или картотека), внутри которой документы расположены в определенном порядке. По истечении установленного срока дела передаются на хранение в архив.
Документооборот - это движение документов от момента их создания до момента окончания работы с ними.
Организация документооборота имеет много общего с организацией механического конвейера (рис. 3.12). В свое время введение конвейерной сборки наряду с типизацией продукции и стандартизацией деталей привело к значительному росту производительности труда, снижению стоимости процесса производства и положило начало массовому производству. Правда, при этом ритм, задаваемый конвейером, привел к увеличению интенсивности труда и нервного напряжения работников.
Рис. 1.4. Документооборот на предприятии
Организация документооборота основана на тех же принципах, что и механический конвейер: движение документов должно иметь минимальные возвраты на предыдущие ступени, документы должны направляться исполнителям в соответствии с их обязанностями, чтобы избежать дублирования операций.
Схема документооборота показана на рис. 1.5.
Различают внешний и внутренний контуры документооборота. Внешний контур начинается с входящих (внешних) документов, которые поступают на предприятие извне. Это могут быть распоряжения вышестоящих органов, приказы, постановления, письма от партнеров заказчиков и т.п. Полученные документы регистрируются секретарями и затем поступают на исполнение.