Файл: Способы документирования и их развитие (Документооборот в управлении).pdf
Добавлен: 07.07.2023
Просмотров: 250
Скачиваний: 2
Введение
Основу деятельности любой организации или предприятия составляет работа с информацией – ее получение, обработка, принятие каких-либо решений и их исполнение.
Понятие "информация" теснейшим образом связано с понятием "документ", т.к. он является её основным носителем и предназначен для её передачи во времени и пространстве.
Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин, поэтому содержание понятия "документ" многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется.
Основная функция документа – зафиксировать информацию так, чтобы в дальнейшем ее можно было обрабатывать, хранить, передавать и использовать.
Фиксирование информации на различных носителях называется документированием. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» в ст. 5 указывает: «Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы». Документирование ведется на естественном или на искусственном языке. В первом случае мы имеем дело с текстовыми документами, во втором — с электронными. Средство документирования — это инструмент, с помощью которого происходит запись информации на носителе. В зависимости от того, какое средство документирования используется, различают способы документирования.
Способ документирования — это действия, с помощью которых информация фиксируется на носителе.
Текстовое документирование
Исторически первым способом фиксации информации был предметный способ. Первой попыткой фиксации сообщения стало использование шнуров с узлами. Такой способ передачи информации называют семиотическим или знаковым. Использование знаков вместо звуковых слов стало первым опытом документирования.
Рис. 1 Предметный способ «кипу»
Дальнейшим развитием предметного способа передачи сообщений стал начертательный способ закрепления и передачи информации - начертательное письмо, т.е. письмо с использованием графических знаков (картинок, букв, цифр) для фиксации и передачи звуковой информации. В своём развитии это письмо прошло ряд этапов, в результате которых сменилось несколько типов письма:
- пиктографическое;
- идеографическое (информация фиксируется дословно);
- словесно-слоговое (каждый графический знак обозначает слог);
- буквенно-звуковое (алфавитное, где каждый знак имеет отдельный звук).
По способу изложения принято выделять 3 вида текстов официальных документов:
- Повествование
- Описание (характеристика какого либо явления, предмета события)
- Рассуждение.
Тексты официального документа включают, как правило, несколько элементов, главным из которых является тот, что содержит основную информацию. Основной элемент текста может состоять:
- введение, в котором излагаются цели задачи причины составления документа
- изложение, где приводятся цифры, факты, доводы
- заключение, содержащие суть вопроса, т. е предложение, распоряжение или просьбу.
Помимо этого, в числе элементов текста входят также заголовок и приложение. Заголовок – это максимальное краткое обозначение его содержания. Многие служебные документы имеют приложения, дополняющие разъясняющие или детализирующие те или иные вопросы текста. По содержанию тексты бывают простыми и сложными в зависимости от количества затронутых вопросов.
Пиктографическое письмо (от лат. «pictus» -писанный красками, рисованный) – рисунок какого-либо функционального действия или рисуночное письмо. Иногда пиктограммы рассчитаны на людей, не знающих языка: например, в гостиницах для иностранцев у кнопок звонков в номере – изображение уборщицы, официанта и т.д.
Достоинства: доступность, не связано с конкретным языком и может быть расшифровано (прочитано) на любом языке. Недостатки: одна и та же пиктограмма может быть по-разному истолкована, с помощью пиктографии невозможно передавать информацию, содержащую отвлечённые, абстрактные понятия.
В настоящее время: знаки дорожного движения, гербы, условные обозначения на вокзалах, в аэропортах, в магазинах, иконки компьютерных программ и т.п.
Рис. 2 Пиктограммы
Пиктографическое письмо встречается у народов, не имеющих собственной письменности
Идеографическое письмо (от греч. "idea" - понятие и "grapho" – пишу) - информация фиксируется дословно. Идеограмма (письменный знак):
1) знак, символ или буква, заменяющая и передающая целое слово.
2) условное сокращение часто встречающегося словосочетания. Примеры логограмм в русском языке — и т. д., и т. п., т. е.
Рис. 3 Идеограммы
Слоговое, или силлабическое письмо - вид фонетической письменности, знаки которой обозначают отдельные слоги (символов).
Появилось в Индии, Китае, Японии. Было очень
громоздким, так как в нем смешивались словесные
и слоговые знаки.
Преимущества словесно-слогового письма: международный характер логограмм, меньшее число знаков на одинаковый отрезок текста по сравнению с буквенным письмом. Поэтому логограммы применяются в составе вспомогательных подсистем письма. Недостатки: многочисленность знаков в системе, трудность (громоздкость) при освоении.
Рис. 4 Словесно-слоговое письмо
Буквенно-звуковое (алфавитное) письмо появилось во втором тысячелетии до н. э. В нем знаки означали отдельные звуки (фонемы). Причем знаки в зависимости от произношения могли по-разному передавать звуковые особенности языка. В буквенно-звуковом письме с помощью графических знаков можно было передавать человеческую речь. С течением времени графические знаки усовершенствовались, на смену одним приходили другие, более простые по форме, передающие новое значение. Появившаяся буквенно-звуковая система стала основой для письменности многих народов мира, языковая специфика которых нашла отражение и в фонографическом составе их алфавитов. Каждый язык стабилизировался на определенном количестве знаков, составляющих алфавит. Первых алфавитов дошло до нашего времени немного.
Первым алфавитом в Европе был буквенно-звуковой алфавит, который появился около XI века до н. э. Он был создан финикийцами и явился прообразом многих алфавитов мира. От финикийцев алфавитное письмо перешло к грекам (VII - VIII вв. до н. э.). Предполагается, что структура графем исторически связана с иероглифическими изображениями, что подтверждается также исходными наименованиями некоторых букв греческого алфавита.
Рис. 5 Финикийский алфавит Рис. 6 Алфавит Древней Греции
Одновременно с появлением письменности возникла проблема ускорения записи человеческой речи, поскольку скорость произнесения слов примерно в 5-6 раз быстрее их письменного изображения. Обычным письмом можно записать 15-20 слов в минуту, тогда как живая речь может произноситься со скоростью около 100 слов в минуту и выше. Не случайно ещё в древности стали предприниматься небезуспешные попытки приблизить скорость письма к устной речи. Так возникла стенография. В Древней Греции она была известна уже в 350 г. до Р.Х. Однако первое известное в истории применение стенографии относится к 63 г. до Р.Х., когда скоростным письмом была произведена запись речи римского сенатора Катона. Изобретателем латинского стенографического письма стал Тирон - раб знаменитого римского оратора Цицерона, исполнявший обязанности его литературного секретаря. В честь изобретателя латинская стенография получила название "тироновых нот".
На первых порах стенография была словной, т.е. каждому слову соответствовал свой знак, который нужно было запомнить. Первоначально число таких знаков составляло около 5 тыс., а в дальнейшем достигло 13 тыс., что весьма затрудняло практическое использование стенографии.
Выход был найден в изобретении в начале 17 в. буквенной системы, автором которой стал англичанин Уиллис. На протяжении нескольких столетий было создано множество разновидностей этой системы, которые в конечном счёте сводятся к двум основным - геометрической и курсивной.
В России скоростное письмо было известно также достаточно давно: Однако первая оригинальная алфавитная система стенографии, построенная с учётом особенностей русского языка, появилась лишь в 1858 г.
Таким образом, история создания текстового документирования тесно связана с развитием письменности. Наскальные рисунки были первыми сообщениями, передававшими информацию от одного человека к другому. В разное время материальными носителями документа были клинописные таблички и папирус, берестяные грамоты и пергамент. Документ проделал большой путь в развитии, пока основным материалом его создания не стала бумага. Сначала все документы писались от руки. Письмо стало устойчивым средством запечатления и передачи информации. Текстовое документирование получило самое широкое распространение. С его помощью документируется деятельность государственных учреждений, предприятий, общественных организаций, коммерческих фирм, частных предприятий и отдельных лиц.
Но среди огромного количества документов, создаваемых в процессе деятельности человека, в связи с бурным развитием научно-технического прогресса, все большее место начинают занимать другие виды документирования.
Техническое документирование
Ни одно действие на предприятии и в промышленности не может осуществляться верно без документального обоснования. Для решения проблемы технического обоснования выполнения различных производственных операций разрабатывают технические документы. Разработка этих документов позволяет оптимизировать и документально обосновать работу всех подразделений любого предприятия.
Фактически сразу с возникновением письма еще в глубокой древности, появилось техническое документирование.
Множество из наскальных рисунков тех времен уже содержали производственную тематику.
В Древнем Египте и Вавилоне по изображениям создавались дворцы и храмы. Там же возникли технические описания на папирусе, камне и глине впоследствии которые стали расширяться экономическими расчетами и сметами.
Рис. 7 Техническое описание Древнего Египта
Изменения в техническом документировании произошли при переходе от сельскохозяйственного общества к промышленному.
В этот период важным техническим документом становится чертёж, т.е. изображение предмета, выполненное с помощью линий и черт на плоскости по определённым правилам.
Рис. 8 Чертёж
В 18 веке зародилось проекционное черчение, которое разработал французский инженер Гаспар Монж. Расширение технического документирования в дальнейшие времена происходило благодаря улучшению старых его направлений.
В техническом документировании применяются прежде всего изобразительные средства, такие как: чертежи, рисунки, схема, диаграммы, графики, так как с помощью письма трудно или невозможно передать точную конкретную информацию об объекте, предмете и явлении.
Наиболее известными видами технического документирования является конструкторская, проектная, технологическая и научно – исследовательская документация.
Технологическая документация - совокупность графических и текстовых технических документов, которые отдельно или в комплексе определяют процесс изготовления изделий промышленного производства или процесс сооружения объектов капитального строительства.
В технологической документации отражены способы изготовления деталей, сборки промышленных изделий, строительства, эксплуатации и ремонта сооружений, способы организации производственного процесса. К этой документации относятся технологические карты, заводские регламенты, чертежи приспособлений, оборудования и инструмента, графики работы цехов и бригад, технические условия, схемы технологического процесса и другие нормативные материалы по составлению технологии.
Для изготовления изделия промышленного производства разрабатывается конструкторская документация.
Стандарты определяют виды и комплектность конструкторских документов на изделия всех отраслей промышленности. Устанавливает следующие виды конструкторских документов: чертеж - детали, сборочный, общего вида, теоретический, габаритный, монтажный; чертеж-схема; спецификация, техническое описание, ведомости, пояснительная записка и др. Текстовые конструкторские документы могут содержать сплошной текст (технические описания, паспорта, расчеты, пояснительные записки, инструкции и т. п.) и текст, разбитый на графы (спецификации, ведомости, таблицы и др.).