Файл: Способы документирования и их развитие (Документооборот в управлении).pdf

Проектно-сметная документация создается при решении вопроса о возведении, реконструкции и ремонте объектов капитального строительства.

Проектная документация для строительства характеризует вид строительства, внешний вид и технико-экономические показатели объекта, архитектурные и технологические решения, стоимость работ.

Проектная документация для строительства подразделяется на проектную документацию по планировке и застройке городов, поселков, промышленных комплексов, сельских и других населенных пунктов; по жилищно-гражданскому, промышленному и сельскохозяйственному, энергетическому и гидротехническому, транспортному строительству. В процессе проектирования объектов капитального строительства создаются индивидуальные, экспериментальные, типовые проекты, проекты-эталоны, проекты-привязки и проекты малых архитектурных форм.

Основные виды проектной документации - генеральный план, чертежи фасадов, планов, разрезов здания, паспорта проектов, рисунки, пояснительные записки, эскизы, расчеты, схемы, картографические документы, сметы.

Научно-исследовательская документация создается в процессе проведения научных исследований в различных отраслях техники и выполнения теоретических и прикладных научно-технических разработок, отображает теоретическое и практическое решение научно-технических проблем, внедрение их результатов в производство. Основными видами научно-исследовательской документации являются:

1) итоговые и этапные отчеты по научно-исследовательским (НИР), опытно-конструкторским (ОКР), опытно-технологическим (ОТР) и экспериментально-проектным (ЭПР) работам;

2) технические отчеты о НИР, ОКР, ОТР, ЭПР с приложениями; заключения, отзывы и рецензии о НИР, ОКР, ОТР, ЭПР;

3) аннотации на научно-исследовательские работы; паспорта, регламенты на научно-исследовательские работы;

4) монографии, диссертации и отзывы на них.

В процессе деятельности научно-исследовательских, проектных, конструкторских, технологических организаций, научно-производственных объединений, а также промышленных предприятий образуется большое количество научно-исследовательской и технической документации (НТД).

В зависимости от состава и количества документов и государственных обязанностей по осуществлению ведомственного хранения НТД в учреждениях, организациях и на предприятиях могут создаваться следующего вида службы научно-технической документации (СНТД): отделы, бюро, группы технической документации, технические архивы. СНТД организуется на правах самостоятельного структурного подразделения учреждения, организации и предприятия и подчиняется непосредственно их руководителю или заместителю руководителя, главному инженеру. С целью закрепления правильной постановки работы в СНТД разрабатывается положение о ней, которое согласовывается с архивными органами и утверждается руководством учреждения, организации, предприятия. Согласно существующим правилам, все имеющиеся в учреждениях, организациях и на предприятиях подлинники, дубликаты и копии научно-исследовательских и технических документов подлежат ᴨȇредаче на хранение в СНТД.

---

Технические документы сохраняют свое практическое значение и после окончания строительства или снятия изделия с серийного производства и выполнения других работ. Так, технические документы по строительству необходимы для эксплуатации построенных по этим проектам объектов, различного рода перестроек и т. д. Старые технические документы используются при утверждении новых проектов в качестве сравнения и для различного рода справок. Для эксплуатации машин и агрегатов также оказывается необходимым наличие технической документации. До недавних пор техническое документирование осуществлялось преимущественно в традиционной (аналоговой) форме - в виде уже рассматривавшихся выше чертежей, карт и т.п. В настоящее время всё большее распространение получают цифровые средства и методы представления научно-технической информации. В частности, создаются электронные карты и атласы, позволяющие эффективно управлять картографической информацией, наглядно отображать местность, производить необходимые расчёты.

Фото-, фоно-, кино-и видеодокументирование

Аудиовизуальные документы содержат изобразительную и звуковую информацию, воспроизведение которой требует соответствующего оборудования. Такие документы находятся в едином комплексе, так как схожи по: по организации хранения, по способу кодирования, технике создания и воспроизведения, по характеру информации. К таким документам относятся: фотодокументы, кинодокументы, видеодокументы, видеофонограммы, фонодокументы, документы на микроформах.

Способ закрепления изображения – фотографию и фотографический процесс, названный дагерротипией, изобрел в 1839 г. французский художник-декоратор Луи Жак Манде Дагер.

Фотодокумент - изобразительный документ, созданный фотографическим способом. Фотодокументы отличаются существенной особенностью - этот вид документа возникает в момент событий и на месте событий. Эта особенность придает фотодокументам большую ценность. Фотодокументы наглядны, точны, благодаря чему они нашли широкое применение во многих отраслях деятельности человека: в науке, искусстве, технике и т. д. Например, рентгеновские снимки в медицине, фотографии в судебной практике, фото- и микрофотокопирование для получения копий документов и т.д.

Рис. 9 Фотодокументы

Фотографическая запись - оптическая, осуществляемая при помощи фотографического процесса изменением оптической плотности носителя записи соответственно сигналам записываемой информации. Разновидность фотографической записи является электронно-фотографическая запись, осуществляемая электронным пучком. Использование микрографической техники расширило сферу использования фотодокументов. В результате появились документы на микроформах. Это фотодокументы на пленочных или другом носителе, которые для изготовления и использования требуют соответствующего увеличения при помощи микрографической техники. К числу таких документов относятся:

---

• Микрокарта - документ в виде микроформы на непрозрачном форматном материале, полученный копированием на фотобумагу или микроофсетной печатью.
• Микрофильм - микроформа на рулонной светочувствительной пленке с последовательным расположением кадров в один или два ряда.
• Микрофиша - микроформа на прозрачной форматной пленке с последовательным расположением кадров в несколько рядов.
• Ультрамикрофиша - микрофиша, содержащая копии изображений предметов с уменьшением более чем в 90 раз. К примеру, емкость ультрамикрофиши размером 75х125 мм составляет 936 страниц книжного формата

В последнее время в фотодокументировании стал применяться цифровой фотографический процесс.

В 1899 г. в России появилась первая звукозапись.

Фонодокументы - документы, содержащие звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи. Такие документы содержат интонационные, тембровые, ритмические и иные характеристики, дающие весьма важную информацию о каком-либо событии, явлении, человеке и т.д.

Рис. 10 Системы звукозаписи

В настоящее время фоно (аудио)документирование используется едва ли не во всех областях человеческой деятельности: для записи хода различных совещаний, заседаний, деловых встреч, телефонных переговоров, деловых писем, устных распоряжений и указаний с целью последующего их перепечатывания. Звукозапись используется в современных телекоммуникационных системах в качестве голосового почтового ящика; в промышленном, политическом, бытовом шпионаже; с целью фиксации кризисных ситуаций («черные ящики» в авиации) и др.

С фотодокументированием тесно связано кинодокументирование, появившееся благодаря изобретению фотографии и, естественно, позднее. Кино - это по существу динамическая фотография. Родословная кино также уходит в глубь столетий. Еще древнегреческий ученый Птолемей обратил внимание на способность человеческого глаза задерживать в течение нескольких мгновений зрительные впечатления. Он обнаружил, что если быстро вращать черепок, окрашенный с одной стороны в красный, а с другой стороны - в белый цвет, черепок кажется розовым. Этот эффект впоследствии был назван инерцией зрения или памятью зрения. Другой предпосылкой стало изобретение так называемого «волшебного фонаря», принцип действия которого был известен еще древнеегипетским жрецам и оказался востребован в середине XIX в. В основу его конструкции положен вращающийся круг с нанесенными рисунками. С помощью зеркал можно было передать изображение на экран. Однако решающими стали успехи в различных областях науки и техники, достигнутые к концу XIX в.:

---

• Изобретение хронографии, т.е. покадровой съемки последовательных фаз непрерывного движения.
• Использование ленточного перфорированного носителя изображения.
• Осуществление проекции изображения непрерывного движения на экран.
• Создание механизма прерывистого движения светочувствительной пленки в процессе съемки и при кинопроекции.

В результате уже в 1880-е гг. были изобретены первые киносистемы. Кинематограф был изобретен во Франции братьями Люмьерами в 1895 г., и одновременно в Германии - Складановским, в России - Самарским и Акимовым. 

Рис. 11 Кинодокументирование

В процессе кинодокументирования, т.е. кинематографическим способом, создаются изобразительные или аудиовизуальные документы, получившие название кинодокументы. К ним относят: документальные фильмы - объединяют события и факты общностью идей, обобщений; киножурналы - периодические выпуски, в которых отражаются происходящие события; кинолетопись - документация, повседневно, регулярно фиксирующая важнейшие события.

В кинодокументах находят широкое отражение самые различные события и факты реальной действительности.

Однако в последние десятилетия кинодокументирование уступает место видеодокументированию. Первые попытки видеозаписи были предприняты еще в 1927 г. англичанином Бэрдом для записи видеосигналов механического телевидения (телевидения с механической разверткой изображения). В 1950-е гг. с распространением электронного телевидения для видеозаписи первоначально также использовались методы записи звука. К тому времени количество этих методов достигло уже трех: механический (на грампластинках), фотографический (в кинофильмах) и магнитный (в магнитофонах). Однако наиболее перспективным оказался разработанный в 1956 г. в США принцип поперечно-строчной записи на магнитную ленту. В конце 20 века появились цифровые и твердотельные видеомагнитофоны.

В процессе видеодокументирования получается видеодокумент, видеофонограмма - аудиовизуальный документ на ленточном или дисковом носителе, содержащий информацию, зафиксированную на нём посредством видеозвукозаписи.

Один из самых распространенных видов видеодокументирования - видеонаблюдение. Чаще всего видеонаблюдение применяется в торговых организациях (магазинах, на складах - для недопущения краж), в исправительных учреждениях (на КПП - для недопущения проникновения или побега, а также для обеспечения пропускного режима), в финансово-кредитных учреждениях (в кассах), в детских учреждениях (в целях недопущения нарушения прав ребенка), в медицинских учреждениях (в целях обеспечения режима и борьбы с терроризмом), в офисах различных организаций (для контролем за рабочим временем сотрудников и охраны имущества работодателя и его сотрудников). С помощью видеонаблюдения выявляются: хищение и присвоение имущества, иные преступления (например, распространение наркотических средств в зданиях школ, медицинских учреждений), нарушение трудового порядка (в том числе нарушение режима рабочего времени), аморальное поведение и жестокое обращение с детьми, нелояльное отношение сотрудников (которое теоретически может вылиться в дела о защите чести и достоинства).

---

Электронное документирование

Документирование практически не подвергается изменениям в связи с перестраиванием на электронное производство. Предпочтительно, документ формируется в электронном виде. С перестраиванием на электронное делопроизводство, документ создается в офисном приложении, а сохраняется в системе электронного документооборота, что облегчит задачу поиска документа. В системе электронного документооборота существуют различные шаблоны, для различного вида документов, что значительно упрощает работу оформления документа.

Рис. 12 Электронное документирование

Электронный документ – это документ, в котором информация представлена в цифровой форме, подготовленный и оформленный в установленном порядке. К электронным документам можно отнести:

— собственно электронные документы, жизненный цикл которых протекает только в электронном виде;

— электронные копии бумажных и других аналоговых документов;

— базы данных в виде сложных документов (реестры, кадастры и др.);

— интернет-документы (документация социальных сетей, сайтов и др.).

Структурно электронный документ состоит из следующих элементов.

1. Носитель (в том числе физические поля), который содержит информацию, устанавливающую или удостоверяющую юридические факты, и способен сохранять се в течение достаточно длительного периода времени, — коммуникативный компонент.

2. Форма — структурный компонент (совокупность как обязательных, так и необязательных элементов - реквизитов электронного документа).

3. Содержание (содержательный компонент электронного документа является его функциональной характеристикой). В широком смысле электронный документ представляет собой сочетание определенного материала (электронного носителя), формы (воплощаемой в реквизитах) и содержания.

Заключение

Системы документирования тесно связаны с четырьмя основными способами документирования:

• 1. Текстовое документирование. Исторически первым способом фиксации информации был предметный способ. Первой попыткой фиксации сообщения стало использование шнуров с узлами. Такой способ передачи информации называют семиотическим или знаковым. Использование знаков вместо звуковых слов стало первым опытом документирования. Дальнейшим развитием предметного способа передачи сообщений стал начертательный способ, когда для фиксации информации о количестве предметов используется их символическое изображение. Перечисленные способы и особенности документирования стали предпосылками развития письменности и текстового документирования.

---