Файл: Контроль за исполнением документов (Виды контроля).pdf

Первый этап контрольных операций завершается расстановкой карт в картотеках. На втором этапе производится запись в регистрационные карты в соответствии с содержанием работы по исполнению документов. Результаты проверок заносятся на карту. Необходимо отмечать все существенные моменты хода исполнения, а также рекомендованные исполнителю предложения.

В службе документационного обеспечения управления организации (ДОУ) формируется общая контрольно-справочная картотека, в подразделении – контрольно-справочная картотека подразделения.

Исполненные документы снимаются с контроля. На копии документа проставляется отметка об исполнении документа и направлении в дело, включающая краткие сведения об исполнении или ссылку на документ-ответ (дата и номер), отметку "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дату и подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

В регистрационно-контрольную форму также вносятся сведения об исполнении, ставится подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), и дата. Копия исполненного документа помещается в дело в соответствии с отметкой об исполнении.

Для обобщения данных о контроле исполнения документов используются различные формы сводок (справок, отчётов), в которых указываются общее количество документов, находящихся на исполнении, количество исполненных в срок документов, количество неисполненных документов или исполненных с превышением срока, причины задержек исполнения документов.

После подписи руководителем службы ДОУ данные о контроле исполнения документов представляются руководству организации.

Заключение

Руководство крупной компании выпускает множество поручений и распоряжений ежедневно. Отследить, все ли они выполняются в срок — крайне сложная задача. Для этого необходимо организовать контроль исполнения документов.

Также важно отметить, что централизация контроля исполнения документов является важным фактором его эффективной постановки.

Система контроля исполнения документов позволяет обеспечить своевременное и качественное выполнение поручений, содержащихся в документах, получить аналитическую информацию, необходимую для оценки деятельности подразделений и отдельных исполнителей.

Контроль за исполнением принятых управленческих решений, в том числе и зафиксированных в документной форме, — важная функция управления организацией. Без контроля за исполнением документов сложно представить качественную и своевременную подготовку, обработку, а также отправку важной документации.