Файл: Контроль за исполнением документов (Виды контроля).pdf

Система контроля нужна для обеспечения качественного исполнения поручений, содержащихся в документах, в установленные сроки, а также для получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности подразделений и отдельных исполнителей.

В настоящее время любая управленческая структура старается выполнять функции контроля, который способствует усилению исполнительской дисциплины и повышения ответственности за исполнением документов.

Впервые контроль исполнения документов был нормативно закреплен как типовая делопроизводственная функция за службами делопроизводства в Основных положениях Eдиной Государственной Системы Делопроизводства в 1974 г.

Общие принципы организации контроля движения и использования документов установлены Национальным стандартом РФ ГОСТ Р ИСО 15489-1–2007 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования", утвержденным приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии № 28-ст (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007).

1. Виды контроля

В соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 в системе управления документами их движение и использование необходимо контролировать для того, чтобы обеспечивать поиск документов, предотвращать случаи их утраты, выявлять случаи невыполнения обязательных действий, вести мониторинг использования системы управления документами в целях сохранения и защиты содержащейся в ней информации, а также в целях сохранения записей о произведенных с документами операциях.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 выделяет два вида контроля: контроль действий и контроль местонахождения документа.

Контроль действий в системе управления документами применяется для процессов (операций), в которых действия ограничены временными рамками, устанавливаемыми организацией или для организации. Контроль действий может эффективно применяться только в том случае, если документ зарегистрирован в системе управления документами прежде, чем он будет направлен исполнителям.

Контроль местонахождения документа осуществляется в случаях, когда документ выдается сотрудникам для использования в работе, изымается из системы для уничтожения или передачи на архивное хранение. В ходе контроля местонахождения отслеживаются факты выдачи документов сотрудникам, передачи их между работниками или подразделениями, даты перемещений документа и возврата документов на место их расположения или хранения.

В традиционно сложившейся у нас системе ДОУ применяются оба видя контроля. В процессе исполнения документа особое значение имеет контроль за исполнением документа, относящийся, в соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, к контролю действий, поскольку основывается на отслеживании сроков исполнения, или, иначе говоря, действий, ограниченных временными параметрами.

2. Организация контроля за исполнением документов

Обязательному контролю подлежат:

- все без исключения поручения Президента РФ, в т.ч. содержащиеся в указах и распоряжениях;

- все постановления и распоряжения Правительства РФ;

- все служебные документы по линии руководства субъектов РФ;

- подготовка проектов записок и иных документов на имя Президента РФ и председателя правительства РФ;

- подготовка проектов приказов, докладов, предложений, заключений, разрабатываемы в соответствии с установленным порядком учета и отчетности (ежемесячно, ежеквартально, ежегодно);

- исполнение всех указаний по входящим документам.

Контроль исполнения документов (поручений) в любой организации обычно ведут руководитель организации, руководители подразделений и ответственные исполнители, а контроль за сроками исполнения ведет служба делопроизводства. В небольших организациях контроль может осуществляться одним специалистом, например, референтом руководителя организации.

Если в организации имеется система электронного документооборота, то контроль исполнения документов (поручений) осуществляется с помощью системы, так как для контроля за сроками исполнения документов (поручений) используются регистрационно-учетные данные о документах, которые вводятся в систему (в электронную карточку документа) в процессе регистрации документа и его рассмотрения руководством, однако базовые положения по организации контроля исполнения документов (поручений) не зависят от применяемой технологии.

Основным нормативным документом, регламентирующим организацию контроля исполнения документов в делопроизводстве, является инструкция по документационному обеспечению (делопроизводству) организации. Инструкция должна определять: кем (имеется в виду подразделение или специалист) осуществляется контроль исполнения документов в организации и в структурных подразделениях; какие документы ставятся на контроль; этапы контроля исполнения документов; типовые сроки исполнения документов; формирование и использование массива данных, необходимых для контроля; отражение данных о контроле в регистрационно-контрольных карточках (электронных карточках, если используется СЭД); ведение (основные этапы) контроля исполнения документов; порядок работы исполнителя с документами; обобщение и анализ данных о результатах контроля исполнения документов (поручений).

От того, насколько детально и полно прописана система контроля исполнения документов в инструкции, зависит организация этой работы и ее результаты, которые, несомненно, скажутся и на всей деятельности организации.

3. Постановка документа на контроль

На контроль ставятся документы, требующие исполнения, то есть содержащие просьбы, запросы, поручения вышестоящих органов и руководства организации и др. Как правило, это поступившие в организацию (входящие) документы и внутренние документы (приказы, распоряжения, протоколы и др.). Постановка документа на контроль проводится в соответствии с действующими законодательными или нормативными актами, а также в соответствии с управленческим решением органа управления (действующего на основе коллегиальности или единоначалия), которое оформляется, как правило, в виде поручения (резолюции или пункта распорядительного документа).

Постановка на контроль совпадает с моментом регистрации поступивших или созданных в организации документов.

4. Сроки исполнения документов

Принципиальным вопросом в организации контроля является сроки исполнения документа. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:

- внутренних – с даты подписания (утверждения) документа;

- поступивших из других организаций – с даты их поступления.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ должен быть исполнен не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными.

Типовые сроки устанавливаются законодательными или иными нормативными правовыми актами. Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, его имеет право ставить на контроль служба делопроизводства сразу при регистрации. Входящие документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции определяет конкретный срок.

Типовой срок основной массы документов составляет 10-15 дней, если же срок не указан в документе или резолюции, такой типовой срок не должен превышать 15 дней. Такие документы подлежат последующему контролю.

Индивидуальные сроки устанавливаются для наиболее важных документов.

Типовой срок исполнения документа может быть изменен руководителем организации только в сторону его уменьшения.

Перечень типовых сроков исполнения документов включается в Инструкцию по делопроизводству организации. Индивидуальные сроки исполнения документов указываются в тексте документа или в резолюции руководителя.

При постановке документа на контроль устанавливаются определенные параметры:

- срок исполнения;

- исполнители (должностные лица или структурные подразделения, которым поручается исполнение поставленной задачи);

- излагается (формулируется) текст поручения.

Допускается постановка на контроль постоянных заданий (вытекающих из рабочих программ, планов).

На особый контроль могут браться устные указания руководителя. Документ, содержащий сложный вопрос решается, как правило, в течение 2 дней. Начало контрольных операций должно совпадать с моментом регистрации документа. Если по каким-то объективным причинам документ не может быть исполнен в срок, необходимо заранее (за 2-3 дня) согласовать вопрос с руководителем об установлении более реального срока исполнения документа. Отпуск, командировка не являются уважительной причиной исполнения. В этом случае неисполненные документы должны быть переданы другому исполнителю.

Для документов, требующих более длительной работы по исполнению, срок может быть увеличен (за 2-3 дня) не более чем в 2 раза первоначально установленного срока.

После того как документ был исполнен, он снимается с контроля руководителем или, по его поручению службой делопроизводства. Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело.

5. Технология организации контроля исполнения документов

Технология организации контроля исполнения документов включает следующие этапы:

1. Постановка документов на контроль.

2. Проверка своевременности доведения документов до исполнителей.

3. Предварительная проверка и регулирование хода исполнения.

4. Снятие документа с контроля.

5. Направление исполненного документа в дело.

6. Учёт, обобщение и анализ результатов контроля исполнения документов.

7. Информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов.

Контроль исполнения документов может осуществляться посредством электронного журнала (например, MS Excel) или регистрационно-контрольных карточек (РКК), составляющих контрольно-справочную картотеку. Для осуществления контроля исполнения документов в регистрационную форму вводятся необходимые сведения о документе (автор документа, наименование вида, дата и регистрационный номер (дата поступления и регистрационный номер поступления) документа, заголовок к тексту, резолюция, срок исполнения, отметка об исполнении и номер дела, в котором будет храниться документ).

Технология и техника контроля исполнения документов во многом определяются принятой системой регистрации документов.

Наиболее распространенным является карточный способ контроля. Начало контрольных операций совпадает с моментом регистрации поступившей в учреждение корреспонденции.

На контрольные документы заполняются дополнительные карты. Количество экземпляров карт определяется для каждой организации или предприятия индивидуально. В крупных организациях, например, необходимо заполнять три-четыре экземпляра карт. Первый экземпляр помещают в общем массиве справочной картотеки, второй — в контрольном органе при руководителе организации, третий — в первичной контрольной ячейке структурного подразделения, а четвертый экземпляр проходит с документом весь его путь и находится у исполнителя до исполнения им документа.

На каждом документе, исполнение которого взято на контроль, а также на карточках ставится специальный штамп «Контроль» или буква «К». После выполнения этой операции документы направляются исполнителям.

Из экземпляров регистрационных карт, предназначенных для целей контроля, формируются контрольные картотеки по срокам исполнения, структурным подразделениям и исполнителям, содержанию документов и т. д.

Чаще всего в практике применяется расположение карт по срокам исполнения. Для этой цели используются специальные «сроковые» картотеки из 33 отделений, по числу дней в месяце и двух дополнительных отделений — нулевого для карт на документы, исполнение которых первоначально намечалось в предыдущем месяце, и тридцать третьего — для документов, исполнение которых намечено на следующий месяц или на другой длительный срок. Контролёр ежедневно просматривает массив карт и подготавливает на следующий день те карты и материалы к ним, которые по срокам или в соответствии с программой проверки исполнения должны быть проверены.