Файл: Развитие ECM-технологий.pdf

Концепции электрического документооборота, возникнув сравнительно не так давно, в наше время основательно взяли собственное место в информативной текстуре компании. Поначалу в их задачу входила только легкое автоматизирование документооборота, то есть помощь делопроизводителям, но ни вкакой мере никак не смена документных потоков, циркулирующих в компании.

Многое поменялось в то время, когда производители СЭД стали не попросту повторять движения компаний, обеспечивающие перемещение бумажных документов, однако принимать во внимание задачи, встающие равно как пред данными действиями в частности, так и перед всем документооборотом в целом.

Понимание того, что документооборот компании рассчитанный для помощи его системы управления, пришло в СЭД далеко не сразу. Более того, многочисленные инновационные федерационные и городские аппараты правительства и на данный период применяют простые СЭД, в задачи каковых входит только повторение бумажного документооборота, однако никак не смена его и никак не самооптимизация и помощь структуры управления.

Разделяя последовательно рубежи развития концепций электрического документооборота, необходимо отметить 1-ый из них, возникнувший в 80-х годах XX столетия и длившийся, по сути, вплоть до его окончания. Данный промежуток свойственен разрозненностью заключений, что возникла из‑за того, что компании, управление каковых ранее подразумевало потребность автоматизации документооборота, ещё никак не обладали унифицированным инвентарем, необходимым для решения проблем подобного семейства.

Причины, которые привели к необходимости автоматизировать документооборот.

В заключительной четверти двадцатого столетия размеры административной документации компаний ещё никак не добились опасных характеристик, но существующая территориальная несогласованность структурных подразделений подводила к этому, операции согласования начальниками разных степеней имели возможность протекать месяцами и в единичных вариантах даже месяцами. Внедрение в подобных фирмах отраслей кольцевой почты позволило улучшить только лишь механизмы последовательного согласования, веерное же, или как его именуют в настоящее время, параллельное согласование, требовало весьма крупных временных расходов, из‑за чего его применение сводилось к минимальному количеству и использовалось, согласно способности, только пределах 1-го сооружения.

Когда же в многочисленных больших индустриальных фирмах и органах правительству размеры документооборота начали приступать к критическим значениям, стало очевидно, то, что движения документооборота необходимо подвергнуть кардинальной перестройке, при сохранении общих условий к результатам процессов, сами движения обязаны были быть оптимизированы и, как результат, их прохождение обязано было занимать существенно меньше времени.

Создание первых СЭД.

Первоначальные СЭД существовали целиком индивидуализированы, разрабатывались напрямую в фирмах, с целью которых формировались мощностями внутренних ресурсов. Явные плюсы подобного подхода (точное соотношение выстроенной СЭД фактическим регламентированным действиям документооборота, единая интегрированность в информативную инфраструктуру компании) были с лихвой компенсированы одним принципиальным минусом: подобная концепция, созданная в самой компании, как правило существовала немасштабируемой, а поменять структуру автоматизируемых действий было почти нереально, что приносило к неосуществимости развития такого рода системы. А так как приобретенная подобным способом СЭД была неразделимо связана с моделью управления системой, в таком случае подходил период, развитие фирмы целиком становилось из‑за того, что используемая система электронного документооборота сама тормозила то, что должна была совершенствовать: эфективность принятой в организации системы управления начинала быстро падать и компания была вынуждена прикладывать усилия для того, чтобы создать адекватную СЭД, которая бы смогла поддержать управление и сделать развитие компании более эффективным. Решение данных проблем взяли в себе в то же время ряд фирм, сформированных в половине 90‑х лет: они стали формировать многоцелевые СЭД, такие просто масштабировались около потребности различных клиентов, а самостоятельно методика формирования окончательного постановления СЭД начала двухэтапной: в первоначальный стадии фирма формировала унифицированноеоснование СЭД, в 2‑ой стадии совершалось введение подгон действий около потребности определенного клиента.

Такого рода подход предоставил уменьшить цену окончательных заключений, а находясь в то же время существенно наиболее многофункциональным, обеспечивал возможности организационного и функционального масштабирования системы.

Автоматизация СЭД.

С конца XX-го века подход к автоматизации документооборота начал изменяться качественно: в Россию пришли новые подходы к управлению, позволившие повысить его эффективность уже методологически. Именно так к нам пришло понятие менеджмента качества, а вместе с ним - процессный подход к управлению. Информационные системы практически сразу отреагировали на эти веяния, как результат в них пришло понятие WorkFlow - потоков работ, представлявших из себя единичные экземпляры деловых документоориентированных процессов.

Современные СЭД и ECM.

Современные СЭД откликнулись на их появление реализацией процессно-ориентированных движков (WorkFlow-engines), которые стали одновременно новым методологическим шагом, позволяющим современным СЭД еще быстрее и эффективнее адаптироваться под нужды быстрорастущих компаний. Приход на российский рынок западных разработчиков (IBM Lotus, Documentum), производивших платформы для этих систем, ввел понятие ECM - enterprise content management (управления информацией предприятия).

Методически СЭД, относящиеся к категории ECM, отличались от остальных тем, что в них появилось четкое разделение: сам документ, его информационная составляющая (контент). ECM-система работала с контентом документов посредством его метаданных - выделенной информации, имеющей определенную важность для организации.

Так, для исходящего письма метаданными могли являться адресат, дата подписания и должностное подписывающее лицо, регистрационный номер и сведения об отправлении и доставке.

Использование workflow позволило уже самим специалистам компаний, эксплуатирующих системы электронного документооборота, обеспечить непрерывное изменение автоматизируемого процесса в целях его максимального соответствия процессам предприятия.

Отличия ECM от СЭД.

В переводе с английского языка, ECM (Enterprise content management) – это система управления цифровым контентом. Как инструмент управления информационными ресурсами компании, ECM используется для сбора, управления, хранения и предоставления доступа к информации пользователям организации.

Виды данных.

Существуют 2 основных типа данных. Каждый день мы имеем дело с различными письмами, документами, картинками, файлами, папками и т.д., - всё это цифровой контент. Таковым можно считать всю информацию, представленную в нашей локально-вычислительной сети, однако некоторые данные являются структурированными, другие же таким свойством не обладают.

Данные бывают:

- Структурированные

Структурированными данными, в контексте жизнедеятельности предприятия, можно назвать документы, файлы и таблицы определенной формы, различные записи, создающиеся и хранящиеся в каких-либо учетных системах (Directum, Excel и т.д.).

Главным условием представления данных в структурированном виде - наличие программного обеспечения, способного создавать и управлять такими данными. Одним словом, структурированными являются данные, которые вводятся в базы данных (СУБД) в определенной форме, с четкой структурой и оформлением. Как правило, с такой информацией проще работать, ее легко извлекать и анализировать.

- Неструктурированные

Неструктурированным контентом, соответственно, принято считать всю информацию, свободно хранящуюся на компьютере и не имеющую определенного порядка. Учет такой информации представляется крайне проблематичным, так как она не сформирована в единую базу данных, и ей сложно управлять. Примером неструктурированных данных могут выступить графические и мультимедийные файлы, папки, сообщения в ICQ, веб-страницы, файлы прикладных программ, и др.

Львиную долю корпоративного контента на предприятии составляют неструктурированные данные, и системы класса ECM призваны организовать информационное пространство компании, дав возможность вести учет таких данных, и обеспечивать совместную работу с ними.

Функции ЕСМ.

В отличие от СЭД, где в качестве управляемых данных выступают организационно-распорядительные документы и бизнес-процессы, ECM системы имеют более гибкий функционал и позволяют работать как со структурированным, так и с неструктурированным контентом. Среди основных функций, которыми должна обладать ECM система, можно выделить:

- Электронный документооборот (СЭД);

- Управление записями (RM) и файлами. Категоризация и упорядочение;

- Управление знаниями (knowledge management). Хранение и предоставление доступа к релевантной для предприятия информации;

- Управление потоками работ (Workflow), автоматизация бизнес-процессов (BPM);

- Управление web-контентом (WCM);

В различных ECM системах, вдобавок к вышеописанному функционалу, прибавляются дополнительные модули управления данными. Так, например, в ECM системе «eDocLib: Актив Бизнес» реализованы функции управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), а также организовано управление заданиями и поручениями (Task management).

Вывод.

ECM, также как и СЭД, отвечает за управление электронными документами. Но в отличие от СЭД, где возможности настройки бизнес-процессов ограничены логикой работы с «классическими» типами документов, ECM обладает более гибкими настройками маршрутов движения документов. Подстраиваясь под бизнес-логику компании, система позволяет автоматизировать нетипичные, уникальные для конкретной организации бизнес-процессы.

И все же, в первую очередь, ECM выполняет роль защищенного хранилища данных организации в удобном, структурированном виде. Для каждого объекта создается регистрационная карточка, в которой заносятся все необходимые атрибуты. Это позволяет структурировать информацию и обеспечить быстрый поиск, доступ к данным и работу с ними. В этом и состоит фундаментальное отличие ECM от системы электронного документооборота.

Также хочется отметить, что ECM система в организации решает более широкий круг задач, чем система электронного документооборота. Она объединяет в себе функции различных учетных систем (СЭД, BPM, WCM и др.), охватывает все бизнес-процессы компании в едином, структурированном информационном поле, именуемым корпоративным порталом.

Перспективы технологии ECM.

Сейчас на этапе становления находятся технологии Web 3.0. Речь идет о семантических технологиях, которые обеспечат интеллектуальность информации и ее доступность с разных мобильных устройств.Web превратится в систему искусственного интеллекта, который способен делать сложные сопоставления контекстов и на этой основе выдавать пользователю информацию с высокой степенью персонализации и релевантности. Важнейшей технологией этой эпохи станет интерфейс для мобильных пользователей, способный обеспечивать любую информацию в любом месте в любое время. Благодаря мобильным средствам сотрудничества человек может работать в любом месте. Менеджер по продажам – типичный пример мобильного работника, ему нужно быть на связи с разными людьми и иметь доступ к необходимой корпоративной информации постоянно. ECM-технологии это обеспечивают. Представьте виртуальное совещание. Мобильный работник может «войти» в переговорную, присоединиться, пригласить других, вместе с остальными посмотреть видеоматериалы, вместе с остальными принять участие в редактировании документа в реальном времени.