Добавлен: 08.07.2023
Просмотров: 31
Скачиваний: 2
УСОСД определяется как система документов, фиксирующих и обеспечивающих государственные и хозяйственные органы статистическими данными о выполнении планов, эффективности производства, научно-техническом прогрессе, росте производительности труда, развитие экономики.
- отчетная бухгалтерская документация;
- регистры бухгалтерского учета;
- первичная учетная документация.
- документация по состоянию рынка труда;
- документация по трудовым отношениям;
- документация по повышению квалификации работников органов по труду;
- документация по охране труда;
- документация по минимальным потребительским бюджетам;
- документация по обращениям в органы по труду.
- документация по учету и распределению средств;
- документация по планово-экономической деятельности;
- документация по контрольно-проверочной деятельности.
- Унифицированная система внешнеторговой документации.
- оперативно-коммерческая документация;
- товаросопроводительная документация;
- расчетная внешнеторговая документация;
- документация, оформляемая при ввозе (вывозе) товара;
- транспортная внешнеторговая документация;
- экспедиторская внешнеторговая документация.
Разработка УСД ведется соответствующими министерствами и ведомствами, которым поручена эта работа.
Для поддержания УСД в актуальном состоянии осуществляется их ведение, предусматривающее внесение изменений и дополнений в контрольный массив унифицированных форм документов по мере необходимости.
Целью стандартизации и унификации документов является рационализация процессов подготовки, исполнения, поиска документов, сокращение документопотоков и создание оптимальных условий для машинной обработки информации, повышение уровня управления предприятием, организацией. Стандартизация и унификация управленческих документов позволяют добиться единообразия в структуре и обработке информации. Стандартизация и унификация способствуют также выработке прогрессивных методов работы с документами.
Внедрение и введение унифицированных систем документации и общесоюзных классификаторов регулируются специальным межведомственным нормативом "Общие методические указания по внедрению унифицированных систем документации и общесоюзных классификаторов технико-экономической информации, используемых в автоматизированных системах управления" РД 50-61 - 82. Этот документ устанавливает, в частности, при использовании унифицированных форм документов в условия традиционного управления простановку кодов по классификаторам лишь в случаях, когда документная информация подлежит последующей обработке средствами вычислительной техники при взаимодействии учреждения с внешними корреспондентами. В учреждениях, применяющих УСД и классификаторы, создаются системы ведения классификаторов и унифицированных форм документов, связанные с отраслевыми или ведомственными системами ведения УСД и классификаторов. Ведение учреждениями УСД и классификаторов осуществляется в тех объемах информации, которая необходима данному учреждению для выполнения задач планирования, учета, материально-технического обеспечения управления.
Наряду со стандартизацией и унификацией документов (при их создании) широко используется и принцип трафаретизации, позволяющий как ускорить создание однотипных документов, так и избежать излишних ошибок.
Трафаретизация - это способ унификации текстов документов, который состоит в том, что вся информация, характерна для документов, условно подразделяется на трафаретную, или постоянную, и индивидуальную, или переменную. Особенно актуальна трафаретизация в работе с корреспонденцией.
Трафаретизация позволяет повысить производительность труда исполнителей, способствует повышению культуры делопроизводства.
Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации
Важными средствами информационного обеспечения, прежде всего в таких видах деятельности, как экономика, статистика, банковское дело, таможенное дело, внешнеэкономическая деятельность и др. являются классификаторы технико-экономической и социальной информации, необходимые для обеспечения интегрированной обработки данных в автоматизированных информационных системах.
Классификаторы технико-экономической и социальной информации являются нормативными документами. Классификатор содержит систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды.
Классификации и кодированию подлежат социальные и экономические объекты и их свойства, информация о которых используется в деятельности органов власти и управления и содержится в унифицированных формах документов. Классификация конкретных форм управленческих документов и их коды устанавливаются Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).
В настоящее время разработано и действует 37 общероссийских и продолжающих действовать общесоюзных классификаторов. Совокупность классификаторов технико-экономической и социальной информации, а также научно-методических и нормативно-технических документов по их разработке, ведению и внедрению, а также служб, осуществляющих работы по классификации и кодированию, составляют Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭИ).
В зависимости от области применения классификаторы подразделяются на: общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий.
Все классификаторы с точки зрения содержания подразделяются на три группы:
1. Классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателях:
- Общероссийский классификатор стандартов (ОКС);
- Общероссийский классификатор продукции (ОКП);
- Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);
- Общероссийский классификатор валют (ОКВ);
- Общероссийский классификатор единиц измерения (ОКЕИ);
- Товарная номенклатура внешнеэкономической деятельности (ТН ВЭД).- и др.
2. Классификаторы информации об организационных структурах:
- Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ);
- Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);
- Общероссийский классификатор экономических районов (ОКЭР);
- Общесоюзный классификатор отраслей народного хозяйства (ОКОНХ);
- Общесоюзный классификатор пунктов погрузки и выгрузки на железнодорожном, речном, морском, воздушном и автомобильном транспорте (ОКППВ) и др.
3. Классификаторы информации о населении и кадрах:
- Общероссийский классификатор информации по социальной защите населения (ОКИСЗН);
- Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО);
- Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР);
- Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН) и др.
Структура и содержание классификатора технико-экономической и социальной информации на примере Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД) выглядят следующим образом.
ОКУД содержит информацию об унифицированных системах документации и формах документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве. Он предназначен для решения следующих задач:
- регистрации форм документов;
- упорядочения информационных потоков в народном хозяйстве;
- сокращения количества применяемых форм;
- исключения из обращения неунифицированных форм документов;
- обеспечения учета и систематизации унифицированных форм
- документов на основе их регистрации;
- контроля за составом документов и исключения дублирования
- информации, применяемой в сфере управления;
- рациональной организации контроля за применением унифицированных форм документов.
Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) Российской Федерации - разработчиками унифицированных систем документации (УСД).
В кодовом обозначении унифицированной формы документа отражены следующие признаки классификации:
- первый и второй знаки (класс форм) - принадлежность унифицированной формы документа к соответствующей унифицированной системе документации;
- третий и четвертый знаки (подкласс форм) - общность содержания множества форм документов и направленность их использования;
- пятый, шестой и седьмой знаки - регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса;
- восьмой знак - контрольное число.
Блок наименований объекта классификации представляет собой запись наименования конкретной унифицированной формы документа.
Кроме того, в Унифицированной системе отчетно-статистической документации (06 класс) помимо кодового обозначения унифицированной формы документа, контрольного числа и наименования формы, содержатся также "индекс" и "периодичность" представления в связи с необходимостью обеспечения преемственности обозначений, сложившихся в органах государственной статистики.