Файл: СЭД «ДЕЛО» – автоматизация работы с документами, задачами и процессами..pdf
Добавлен: 12.07.2023
Просмотров: 76
Скачиваний: 2
«ДЕЛО» – отечественная система документооборота.
Программа «Дело» - система с полным набором инструментов для управления документооборотом и делопроизводством, рассчитанная на максимальные нагрузки.
На первый взгляд программа показалась сложной, а ее оформление примитивным, непривлекательным. Но при более глубоком изучении функционала я понял, что все в СЭД «ДЕЛО» продумано до мелочей. Для реализации одной операции требуется всего несколько кликов. И самое главное, благодаря программе можно получить полную автоматизацию документооборота и рабочих процессов в целом. Неоспоримое преимущество программы в том, что ее один раз настроил и она стабильно работает без какой либо помощи со стороны!
Я выделил множество преимуществ данной программы. Начнем с договорного документооборота.
Реализован полный цикл договорной работы – подготовка проекта, маршрутизация, согласование, совместное редактирование, утверждение, контроль исполнения договорных обязательств. СЭД «ДЕЛО» поддерживает работу с документами на всех этапах жизненного цикла от регистрации до списания в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
Система обеспечивает регистрацию, рассмотрение, выдачу поручений, работу с проектами резолюций, контроль исполнения поручений и мониторинг сроков исполнения, списание документов в дело.
Система обеспечивает регистрацию входящих и исходящих документов организации в соответствии с рекомендациями ГОСТ. «ДЕЛО» предоставляет набор инструментов для подготовки поручений/резолюций и контроля их выполнения. Для экономии времени предусмотрено использование шаблонов поручений и групповой ввод поручений к однотипным документам. Для повторяющихся задач реализована регулярная рассылка поручений по настраиваемому расписанию.
Предусмотрена работа с пунктами резолюции, что обеспечивает быстрый ввод множества поручений с одинаковыми параметрами. Руководителям, работающим с помощником или группой помощников, будет удобна технология работы с проектами поручений, детально проработанная в СЭД «ДЕЛО». Механизм работы с проектами поручений обеспечивает предварительную проработку поручения помощниками и возможность руководителю одним нажатием зафиксировать решение по одному или нескольким проектам поручений.
Система «ДЕЛО» предоставляет удобный интерфейс для ввода отчетов об исполнении, включая возможность указать текущее состояние исполнения и добавления к отчету файлов, в том числе подписанных электронной подписью.
Система имеет все необходимые функции для обеспечения своевременного исполнения документов и поручений руководства. Можно устанавливать стандартные сроки исполнения, утвержденные инструкцией по делопроизводству, либо индивидуальные сроки, назначенные руководителем.
«ДЕЛО» позволяет контролировать сроки исполнения отдельных поручений и документа в целом, отправлять напоминания о приближающихся сроках, а также отслеживать качество исполнения поручений и, при необходимости, отправлять их на доработку. В СЭД «ДЕЛО» реализовано списание исполненных документов в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой.
Информация о сформированных и закрытых делах передается в подсистему «Архивное ДЕЛО» для обеспечения последующего архивного хранения.
CЭД «ДЕЛО» упрощает и автоматизирует подготовку и согласование различных видов проектов документов (приказы, служебные записки и др.)
На этапе подготовки инициатором СЭД «ДЕЛО» обеспечивает использование утвержденного шаблона для выбранного вида документа. При формировании файла необходимые атрибуты будут перенесены в текст. Для быстрого и корректного заполнения карточки проекта документа применяются подстановка из справочников и копирование атрибутов из связанных документов.
Система «ДЕЛО» поддерживает возможности предопределенной, заранее заданной, и свободной, определяемой инициатором, маршрутизации проекта документа. Поддерживаются параллельные, последовательные и смешанные этапы согласования.
В процессе работы с проектом участники могут добавлять в маршрут дополнительных согласующих (подчиненное визирование).
Логика движения и условия перехода на последующие этапы согласования адаптируются в соответствии с принятыми в организации правилами с помощью настроек процесса согласования соответствующей группы документов.
При согласовании проекта документа участник может согласиться с проектом либо отправить на доработку инициатору. Для отслеживания истории изменений в системе «ДЕЛО» поддерживается версионность проектов.
Для эффективного взаимодействия инициатора и участников согласования предусмотрена возможность обсуждения по проекту документа в свободной форме.
При необходимости, виза согласующего может быть подтверждена электронной подписью. После согласования и утверждение проекта договора, предусмотрена возможность контроля исполнения этапов работы с договором стандартными инструментами контроля в СЭД «ДЕЛО», а также отображения информации о наличии необходимых закрывающих документов ( в том числе с помощью получения данных о документах из других учетных систем)
Поддерживается работа с различными видами электронной подписи (как квалифицированной, так и неквалифицированной). Информация о ходе работы с проектом документа, визах согласующих, возникающих замечаниях и предлагаемых исправлениях наглядно отображается в карточке проекта документа. При необходимости информация о ходе согласования, включая информацию о сертификатах электронной подписи (в случае их использования) может быть выведена на печать с выбранным уровнем детализации.
СЭД «ДЕЛО» обеспечивает автоматизацию документационного обеспечения управления на всех этапах жизненного цикла документов -- от регистрации до списания в соответствии с утвержденной номенклатурой дел в соответствии с рекомендациями ГОСТ.
В системе предусмотрены все необходимые инструменты -- регистрация входящих документов из различных источников (как бумажных, так и электронных), работа с резолюциями, включая механизмы подготовки и утверждения проектов резолюций, контроль за исполнением документов и резолюций по документу, списание исполненных документов в дело.
Система обеспечивает обработку как бумажных, так и электронных документов, независимо от канала их поступления в организацию.
Входящие документы, поступающие по электронной почте, могут автоматически регистрироваться в СЭД «ДЕЛО» с сохранением атрибутного состава. Бумажные могут быть переведены в цифровой формат с сохранением в виде изображения или распознанного текста.
Исходящие и внутренние документы, подготовленные в организации, регистрируются в системе после прохождения всех необходимых процедур согласования/визирования проектов. Вся история работы с ними, в том числе не утвержденные версии, сохраняется в СЭД.
В зависимости от правил, установленных для документооборота, утвержденные проекты могут сохраняться только в цифровом виде (электронные подлинники) либо распечатываться с визуализацией подписей и виз. В СЭД «ДЕЛО» реализованы как маршрутизация поступивших документов по умолчанию, так и ручная пересылка документов для рассмотрения/исполнения в соответствующее подразделение или выбранному должностному лицу.
Входящие документы, требующие исполнения или ознакомления, автоматически рассылаются специалистам или организациям, указанным в поручениях, в момент сохранения резолюции. В случае работы руководителя с помощником они поступают исполнителям, когда проект резолюции утверждается.
Внутренние документы рассылаются для исполнения или ознакомления в соответствии с предварительно настроенными списками или путем выбора получателей вручную. СЭД «ДЕЛО» позволяет быстро получить доступ к необходимым документам и истории работы с ними. В системе предусмотрен поиск по штрих-коду, быстрый поиск по номеру, дате, тексту документа, другим параметрам.
Также на рабочем столе пользователя могут отображаться общие, доступные всем сотрудникам и персональные, созданные для пользователя поисковые запросы. Наглядный интерфейс создания поисковых запросов позволяет легко создавать и сохранять для последующего использования требуемый набор поисковых критериев (включая применение составных логических операторов)
Результаты поиска могут быть распечатаны. Необходимые файлы документов могут выгружены из системы либо добавлены в личную папку СЭД «ДЕЛО» пользователя.
Для бумажных документов в карточке также отображается местонахождение бумажного оригинала. Система «ДЕЛО» поддерживает работу с любыми видами электронной подписи в соответствии с 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Электронная подпись может применяться при подписании, а также в процессе регистрации и согласования проектов документов. Информация об электронных подписях может быть наглядно визуализирована в виде штампов подписи.
Поступающие в организацию бумажные документы могут быть отсканированы в ручном или автоматическом режиме, с возможностью распознавания текста.
Поступающие по электронным каналам документы регистрируются с сохранением необходимого атрибутного состава.
Для удобного занесения реквизитов документа в ручном режиме предусмотрена система справочников, механизм автоматической подстановки значений, автозаполнение атрибутов и применение шаблонов. Проверка значений при сохранении обеспечивает большую корректность данных по документу.
Для исходящих документов предусмотрена как отправка по электронным каналам связи, так и печать необходимых форм для отправки в бумажном виде. Поддерживается оформление ф.103 Почты России для партионных почтовых отправлений. Возможность синхронизации с учетными бухгалтерскими системами. Так же очень удобный электронный архив и долговременное хранение документов. Проверенные решения для ведения любых видов электронных архивов - бумажных документов, электронных подлинников, файлов произвольного вида.
СЭД «ДЕЛО» включена в Реестр отечественного ПО в соответствии с Приказом Минкомсвязи России.
СЭД позволяет автоматизировать процесс планирования совещаний/заседаний и контроль исполнения принятых решений. Включая согласование и утверждение повестки, согласование и утверждение протокола, выдачу поручений по протоколу и контроль их исполнения.
Мне очень понравился полнофункциональный веб-клиент с персонифицированным интерфейсом. Мобильные приложения для платформ iOS, Android, Windows.
Очень удобно для тех, кто хочет продолжить работать даже, находясь вне своего рабочего места. С помощью приложений удаленная работа с документами и задачами будет эффективной, простой и понятной.
Ключевыми возможностями являются: персонификация интерфейса и функционала. В мобильной программе можно систематизировать документы по подпапкам
перемещать папки и подпапки (drag&drop), чтобы организовать порядок на вашем рабочем столе как больше нравится
портретный и ландшафтный режим работы
умные уведомления и подсказки, которые не дадут ошибиться или запутаться
можно отключать неиспользуемый функционал (например, можно отключить папку «На визирование» и соответственно её функционал)
Комфортная работа:
поддержка электронной подписи
глобальная синхронизация: начните работу на одном устройстве, а продолжите на другом (например, можно начать создавать поручение в «ДЕЛО-WEB», а закончить над ним работу и направить на исполнение уже из приложения)
работа с документами и задачами даже без интернета (изменения по документам будут переданы в СЭД при восстановлении доступа к сети).
два режима синхронизации: ручной и автоматический
поддержка Apple Pencil и рисования от руки
оповещения о новых документах (push-уведомления)
Поручения и отчеты:
создание многопунктовых поручений – можно создать и отправить разом несколько поручений
просмотр поручений и отчетов благодаря дереву поручений
создание инициативных поручений
создание и редактирование отчетов.
Согласование и подписание:
просмотр дерева согласования
визирование и подписание проекта документа
формирование замечаний: голосовых, текстовых и графических.
Работа с помощником:
(помощник является своеобразным фильтром для всего потока документов, а также готовит проекты поручений для руководителя)
получайте документы на рассмотрение или для ознакомления
рассылайте проекты поручений через помощника
возвращайте проект поручения на доработку помощнику.
В программе эффективные и наглядные инструменты для планирования и постановки задач. Мониторинг актуальных статусов, контроль сроков исполнения поручений и документов. Наглядная визуализация «дерева поручений» с отображением текущих задач и исполнителей.
Инструменты для формирования аналитических отчетов. Наглядные отчеты по исполнительской дисциплине, ходу исполнения документа (диаграмма Ганта), сведения об обработанных документах и т.п. Возможность построения витрин данных и многомерной аналитики.