Файл: СЭД «ДЕЛО» – автоматизация работы с документами, задачами и процессами..pdf
Добавлен: 12.07.2023
Просмотров: 79
Скачиваний: 2
CЭД «ДЕЛО» предоставляет наглядную и актуальную информацию по ходу исполнения задач и документов с необходимым уровнем детализации – от статуса исполнения выбранной резолюции до сводки по исполнительской дисциплине за выбранный период времени.
Информация о выданных поручениях, сроках и отчетах исполнителей наглядно отображается в «дереве поручений» карточки документа, отображающем иерархическую структуру резолюций и актуальное состояние исполнения по каждому из поручений.
В системе предусмотрен набор часто используемых форм отчетов, отображающих общие сведения по документообороту, исполнению документов и работе пользователей.
Cформированные отчеты могут быть распечатаны средствами текстового редактора ( МойОфис.Текст, Microsoft Word ) либо представлены в виде интерактивной таблицы с возможностью семантического зума и выбора необходимого уровня детализации, до конкретного документа и поручения.
Для быстрого доступа к необходимой информации в СЭД «ДЕЛО» предусмотрена возможность добавления на главную страницу пользователя ссылок на списки документов/проектов документов, удовлетворяющих определенному набору критериев. Таким образом, в зависимости от контролируемых пользователем задач, может отображаться список неисполненных поручений по определенному сотруднику и/или подразделению, документы без подготовленных ответов, договоры, по которым не получены закрывающие документы и т.д.
В СЭД «ДЕЛО» предусмотрено визуальное отображение ключевых показателей по документообороту и исполнению поручений в виде набора динамически обновляемых диаграмм ( сводка по исполнению, неисполненные в срок поручения, количество задач по сотрудникам и т.п. )
Удобная подготовка и согласование договоров, пакетов документации по закупочной деятельности, с возможностью размещения на торговых площадках. Контроль сроков согласования и подготовки документов.
Управление проектами на всех стадиях, рассмотрение проектных предложений, паспортов проектов, документационное сопровождение проектного управления, полная поддержка электронного документооборота, электронные коммуникации при работе с проектами: обсуждения и задачи, ведение архива проектов, аналитика и отчеты.
Так же я выделил, что в системе «ДЕЛО» можно быстро и легко найти любой документ, поручение и дополнительные сведения о них.
Необходимая информация по документам, их исполнению и отчетам всегда доступна «на кончиках пальцев.
В интерфейсе СЭД «ДЕЛО» предусмотрен быстрый полнотекстовой и контекстный поиск. Поиск осуществляется как по набору реквизитов документа (например, по регистрационному номеру), так и по тексту прикрепленный файлов. Также реализована возможность поиска по штрих-коду.
Благодаря возможности предварительной настройки параметров, в результатах поиска отображаются наиболее релевантные поиску данные.
Система «ДЕЛО» обеспечивает поиск по всем атрибутам карточки документа, полнотекстовой поиск по прикрепленным файлам. Опционально возможен поиск по синонимам.
Для быстрого доступа к необходимым документам в системе реализованы преднастроенные поисковые запросы по заданному набору критериев. Также, каждый из пользователь может создать собственные поисковые запросы и вывести соответствующие ссылки на главную страницу веб-интерфейса «ДЕЛО».
Для предоставления максимально полной картины по всему происходящему с выбранным документом в СЭД «ДЕЛО» реализован механизм «связывания» карточек документов.
Связь между карточками устанавливается как вручную, так и автоматически при выполнении определенных действий.
Пользователям системы «ДЕЛО» доступна возможность создания собственных папок со ссылками на необходимые документы и проекты документов. При необходимости, доступ к личной папке может быть предоставлен другим пользователям системы.
В программе наглядные инструменты настройки.
Система «ДЕЛО» легко адаптируется к специфике сложившихся в организации процессов. Для пользователей доступна персонализация рабочего пространства – настройки главной страницы, фильтров, поисковых запросов, личных папок. Технологии системы могут легко адаптировать карточки документов и их атрибутный состав в соответствии с потребностями пользователей.
Для максимального быстрого и наглядного доступа к документам, файлам, поручениям и другой информации, каждый пользователь может настроить главную страницу веб-интерфейса «ДЕЛО» в соответствии со своими задачами.
Для пользователя доступно создание произвольных фильтров по документам, проектам и поручениям и выбор набора ссылок, отображаемых на главной странице.
Для эффективной работы с документами в соответствии со сложившимися процессами обработки зачастую требуется дополнить набор атрибутов карточки документов дополнительными реквизитами, в зависимости от типа документов. Необходимые действия в системе «ДЕЛО» могут быть выполнены технологом системы в диалоговом режиме.
С распространением электронных документов все более актуальной становится автоматизация внешнего документооборота, обмен документами между организациями.
Система «ДЕЛО» может поддерживать работу нескольких организаций (например, территориально-распределенных филиалов) в единой базе документооборота.
Обмен документами и информацией об их прохождении между различными организациями возможен по формату, рекомендованному ГОСТ Р, при необходимости – с использованием сервисов операторов ЭДО.
В СЭД «ДЕЛО» реализована возможность работы различных организаций в единой базе СЭД, с сохранением индивидуальных правил номерообразования, видов документов и прав доступа пользователей.
Для удобства администрирования работы СЭД в организации реализована возможность предоставления права управления настройками СЭД в рамках выбранной организации.
Для взаимодействия систем документооборота различных организаций предусмотрена возможность обмена документами и информацией об исполнении документов с помощью модуля СЭВ ( Сервер Электронного Взаимодействия).
Модуль СЭВ обеспечивает обмен документами, поручениями и отчетами. При отправке предусмотрено применение электронной подписи и шифрования. Взаимодействие осуществляется по электронной почте, либо с помощью иной обменной службы ( например по каналам VipNet).
Система электронного документооборота «ДЕЛО» зарекомендовала себя в качестве надежного решения для автоматизации документооборота в органах государственной власти, местного самоуправления и иных государственных структурах. Она полностью соответствует требованиям российского законодательства, ГОСТам и методическим указаниям, обязательным для исполнения в государственном секторе.
СЭД «ДЕЛО» позволяет на 100% закрыть потребности в управлении документами и деловыми процессами в организациях любого масштаба и структуры – от сельских администраций до федеральных министерств.