Добавлен: 13.07.2023
Просмотров: 100
Скачиваний: 2
В условиях кризиса появляется все больше задач, выполнение которых требует проектной формы управления. Повышение сложности проектов, использование новых технологий требуют создания комплексных команд, они состоят из различных специалистов, работающих рядом друг с другом.
У руководителей компании возникают вопросы: как собрать наиболее дееспособную команду, как привести ее к успешному результату?
Начнем с определения, команда проекта - это определенная численность людей, которые работают вместе для достижения общей цели. Команда проекта создается на период реализации проекта и после его завершения распускается. Тема курсовой работы "Формирование, развитие и трансформация проекта" является актуальной, так как команда считается основным элементом структуры проекта, ведь именно она обеспечивает реализацию его замысла.
Цель курсовой работы: анализ команды проекта на примере проектной организации "Медиа Кухня" и повышение его эффективности.
1. Теоретические аспекты формирования, развития и трансформации команды проекта
1.1 Сущность команды проекта и ее формирование
Команда - это группа людей, взаимодополняющих и при необходимости взаимозаменяющих друг друга в ходе достижения поставленных целей, но в проектной деятельности под "командой" понимается организационная структура проекта, создаваемая на период осуществления всего проекта либо одной из стадий его жизненного цикла.
Многие исследователи подтверждают, что около 80% опрошенных выдвигают фактор человеческих отношений на первое место из всех факторов, влияющих на успешное осуществление проекта, поэтому приоритетность этой сферы деятельности не вызывает сомнений.
Команда проекта - одно из главных понятий управления проектами, это группа сотрудников, непосредственно работающих над осуществлением проекта и обеспечивающая реализацию его замысла. Данная группа создается на период реализации проекта и после его завершения распускается.
Очевидно, что количество людей в команде определяется объемом работ, предусмотренным проектом. Как правило, лидеры (менеджеры) функционально и(или) предметно ориентированных групп специалистов и составляют команду управления проектом. Лидеры групп - это руководители, координаторы усилий всех членов группы; члены группы - непосредственные исполнители, которые имеют возможность сосредоточиваться на конкретной работе. Создание профессиональной команды для нового проекта - один из основных обязанностей проект-менеджера на первом этапе его работы, этот процесс требует ряда навыков управления в определении, отборе и объединении в команду специалистов из разных отделов и организаций. Формируя команду, проект-менеджер собирает вместе группу людей, пытаясь объединить их общей целью и единственными задачами.
Взаимоотношения участников проекта внутри команды проекта, создаваемой для управления последним, раскрывает ее организационная структура команды проекта.
Важной задачей управления проектом является формирование команды, которое происходит на таком этапе жизненного цикла проекта, как планирование. Руководителям проекта и функциональных подразделений, участвующих в создании проекта, на этой стадии приходится решать ряд специфических задач, связанных с мотивацией труда, конфликтами, выполнением, контролем, ответственностью, коммуникациями, властью, лидерством, что создает благоприятные условия для работы и помогает преодолеть огромные психические нагрузки.
Процесс формирования команды проекта (командообразование) обычно рассматривают как образование единого, целостного коллектива управленцев, способного эффективно достигать цели проекту. Значение командной работы по реализации проекта заключается в возможности синергетического эффекта от объединения групповых усилий, знаний и выработки групповых управленческих решений, т.е. в достижении "состояния, при котором целое больше суммы его частей".
Существует два основных принципа формирования команды для управления проектом.
1. Ведущие участники проекта - заказчик и подрядчик (кроме них, могут быть и другие участники) создают собственные группы, которые возглавляют руководители проекта, соответственно, от заказчика и подрядчика, эти руководители подчиняются единому руководителю проекта. В зависимости от организационной формы реализации проекта, руководитель от заказчика или от подрядчика может являться руководителем всего проекта.
2. Для управления проектом создается единая команда во главе с руководителем проекта. В команду входят полномочные представители всех участников проекта для осуществления функций согласно принятому распределению зон ответственности.
Стоит отметить, что новизна, уникальность, риск и скоротечность - это черты, присущие новому проекту, но они же определяют трудности при формировании команды, также создание команды для нового проекта затруднено еще и тем, что эти люди не работали вместе, не имеют общих ценностей и норм, но должны работать эффективно и синхронно, поэтому требуется длительное время, чтобы внутри группы возникло командное чувство, чтобы установились общие нормы, стандарты и ценности.
Команда проекта - это группа сотрудников, непосредственно работающих над осуществлением проекта, это группа создается на период реализации проекта и после его завершения распускается, количество людей в команде определяется объемом работ, предусмотренных проектом.
Значение командной работы по реализации проекта укладывается в возможности синергичного эффекта от объединения групповых усилий, знаний и изготовления групповых управленческих решений, то есть в достижении "состояния, при котором целое большее, чем сумма его составных частей". задача руководитель команда навык
Задачей руководителя проекта при формировании команды есть подбор членов команды, которые обеспечивали бы:
- соответствие количественного и качественного состава команды целям и требованиям проекта;
- эффективную групповую работу по управлению проектом;
- психологическую совместимость членов команды и создание активной стимулирующей "внутрипроектной" культуры;
- развернутое внутригрупповое общение и изготовление оптимальных групповых решений проблем, которые возникают во время реализации проекта.
Состав команды может формироваться, как из сотрудников организации, так и с привлечением внешних специалистов.
Целесообразно осуществлять создание команды проекта в несколько этапов. Во-первых, определяются общие задачи проекта. Во-вторых, определяется квалификация, роли и количество требуемых специалистов. В-третьих, согласовывается выделение требуемых специалистов с линейными руководителями для участия в проекте. В-четвертых, создаются условия и предоставляются ресурсы (материальные, технические, человеческие и организационные), необходимые для эффективной работы. В-пятых, окончательно формируется функциональная проектная команда с разделенными ролями, определенными и понятными задачами, степенью ответственности и общей целью. В заключении, руководителем проекта формируются детальные задачи и определяется дальнейшая тактика действий.
К основным факторам, определяющим принципы формирования команды относятся:
1. Специфика проекта.
Команда проекта организуется для его реализации, поэтому такая характеристика, как специфика проекта - одна из главных в образовании команды.
Специфика проекта определяет:
- формальную структуру команды, которая утверждается руководством;
- ролевой состав;
- перечень знаний, умений и навыков, которыми должны владеть члены команды;
- сроки, этапы, виды работ по проекту.
Очевидно, что состав команды для реализации строительного проекта должен включать проектировщиков, строителей, снабженцев и т.д. А в состав команды научного проекта должны входить научные работники, эксперты, специалисты в областях соответствующих знаний и т.п.
2. Организационно-культурная среда.
Среда команды проекта делится на внешнюю и внутреннюю.
Внешняя среда включает в себя окружение проекта во всех аспектах.
Внутренняя среда, или организационная культура самой команды, включает такие характеристики:
- принятые и разделенные всеми участниками нормы команды;
- способы распределения власти;
- сплоченность и связанность членов команды;
- характерные способы организации и протекания командного взаимодействия (командных процессов: координации, коммуникации, деятельности по разрешению конфликтов и принятию решений.
3. Особенности личного стиля взаимодействия ее руководителя или лидера с другими членами команды.
Эти характеристики основываются на понятии "тип лидера", которое понимается как характерные особенности, определяющие всю систему взаимоотношений лидера с подчиненными.
Команда проекта выступает как социальный организм, имеющий свое начало, осуществляет процесс жизнедеятельности (управление проектом) и завершает свое существование расформированием или трансформацией в другую управленческую команду.
С одной стороны, команда проекта влияет на создание определенной организационной среды проекта, формируя ценности, принципы и нормы поведения персонала, а с другой стороны, действует в ней, подчиняясь единой цели и философии управления проектом.
1.2 Развитие и трансформация команды проекта
Под развитием команды подразумевается повышение квалификации команды проекта и укрепление взаимодействия между членами команды. Эти действия повышают эффективность выполнения проекта.
Повышение квалификации члена команды часто рассматривается как направление его на обучающие курсы - это один из наиболее эффективных, но не единственных способов повышения квалификации. Используется также наставничество и обучение на рабочем месте. Чрезвычайно эффективный способ добиться существенного повышения квалификации - создать атмосферу здорового соперничества между членами команд нашего и другого проекта, так как стремясь показать свое превосходство, специалисты сами будут читать необходимую литературу.
Тем не менее, повышение квалификации - необходимое, но не достаточное условие для повышения эффективности работы сотрудников, более важное значение играет командный дух и его развитие.
Начинать работать над этим вопросом необходимо еще на этапе планирования проекта, активно привлекая будущих членов команды к планированию. На этапе планирования, наблюдая за коммуникацией людей, можно сделать вывод о том, кто подходит и кто не подходит для участия в проекте, на какой позиции лучше использовать того или иного работника и т.п., кроме того, если работник участвует в планировании своих будущих работ, он начинает принимать их ближе к себе, тогда исчезает огромная головная боль руководителя проекта - отстраненность исполнителей от работы, их безразличие к результатам.
На этапе планирования обычно также вырабатываются и соглашения о правилах поведения. Наличие такого соглашения значительно уменьшает количество будущих конфликтов в команде, важно, чтобы все члены команды приняли на себя обязательства по соблюдению выработанных правил.
Значение имеет и расположение участников проекта в организации. Конечно, существует много технологий организации работ "виртуальных команд", но если вся команда проекта собрана в одном помещении, это на порядок упрощает взаимодействие между членами команды и управление командой.
Система штрафов и премирование, с помощью премий поощряется желательное поведение участника команды, при помощи штрафов - устраняется нежелательное.
Система штрафов в проекте совершенно недопустима, поскольку резко снижается мотивация работника, обычно штрафные санкции к работнику применяются не на уровне проекта, а на уровне организации - например, с целью заставить его приходить и уходить в заданное время, но часто существует и скрытая система штрафов в проекте. Она выглядит так: человека берут в проект и объявляют, что его зарплата будет состоять из двух частей - фиксированной ставки и премии, например, 25%, которая выплачивается ежемесячно в случае, если он уложился в определенные нормативы.
Система премий может иметь различный вид, существует множество методик. Разработка их - достаточно сложный процесс и должна выполняться специалистами для каждого конкретного случая, эффективнее всего действует привязка премий для всей команды к ключевым временным событиям в проекте, так как это увеличивает нацеленность всей команды на результат, ненавязчиво вынуждает членов команды помогать друг другу и очень сильно снижает риски ухода сотрудников до завершения проекта. Важно лишь, чтобы сотрудники действительно получали эти премии в случае успешного завершения этапов.
Поощрение участников проекта не ограничивается только выплатой денежных премий, существуют и другие формы вознаграждения, стимулирующие командный дух - вечеринка или даже совместное путешествие за счет компании, предложения о повышении позиции работника в компании и многое другое.
Трансформация команды проекта - это динамика участников команды проекта в процессе его реализации, сокращение или увеличение состава участников.
2. Анализ формирования, развития и трансформации команды проекта на примере деятельности организации "Медиа Кухня"
2.1 Характеристика web-студии "Медиа Кухня"