Добавлен: 13.07.2023
Просмотров: 148
Скачиваний: 4
Определение допущений и рисков
На данном этапе желательно приближенно оценить использованные при предварительной оценке ИС допущения, а также возможные риски во время разработки и эксплуатации ИС.
В качестве типового допущения обычно предполагается, что ресурсы на разработку и эксплуатацию ИС будут выделяться своевременно и в нужном объеме.
Примером возможного риска является случай, когда руководство предполагает разработать ИС, работающую в сети Internet, силами своих сотрудников, не имеющих такого опыта.
Целесообразно проанализировать наиболее типичные ошибки, допускаемые сейчас фирмами:
- недостаточное планирование разработки и эксплуатации ИС. Часто отсутствуют даже согласованные между разработчиками и руководством организации цель и критерии оценки эффективности ИС;
- небрежное отношение к обновлению информации, что приводит к быстрому ухудшению ее качества и недоверию пользователей ко всей ИС в целом;
- слишком маленькие или слишком большие ресурсы на разработку ИС.
3. Технология выбора информационных систем — этапы
При выборе корпоративной информационной системы предприятия, как правило, ориентируются только на внешние признаки в общении с разработчиками – презентация, количество инсталляций, «громкость» имени и, конечно, стоимость. При этом остаются в тени вопросы функциональности и технической реализации, и, как следствие, ограничения в дальнейшей работе: отсутствие кроссплатформенности, способы и методы синхронизации данных, масштабируемость, возможность удаленной работы пользователей и многое другое.
Производя выбор без понимания технических и функциональных параметров системы, можно совершить ошибку, которую в дальнейшем исправить без потерь будет невозможно.
Сам процесс выбора КИС является достаточно сложным и специфическим, а поэтому требует специальных знаний и значительного опыта работы в области бизнес-технологий. Кроме того, обращение Заказчика непосредственно к одному конкретному поставщику повлечет за собой проект по внедрению только той системы, которой обладает данный поставщик, независимо от того, насколько она подходит Заказчику по функциональности, рискам, стоимости и срокам внедрения.
Использование независимой консалтинговой компании может являться наиболее правильным подходом для значительного снижения рисков проекта по выбору КИС.
Проект по выбору корпоративной информационной системы обычно включает следующие этапы работ:
1. Экспресс-диагностика предприятия – в рамках данных работ определяются цели внедрения КИС, и происходит их увязка со стратегическими целями предприятия.
Затем формируется описание бизнес-процессов предприятия верхнего уровня, причем глубина описания должна быть достаточной для общего понимания специфики предприятия и обозначения процессов для первоочередной автоматизации;
2. Разработка требований к системе и к поставщику – в рамках данных работ определяются границы проекта внедрения КИС, уточняются описания наиболее критичных бизнес-процессов; проводится аудит ИТ-инфраструктуры и существующих на предприятии программных решений.
Основываясь на полученных данных, формируются требования к системе и поставщику. Количество данных требований может варьироваться в широких пределах, и для крупных предприятий может составлять более 500.
При работе с таким количеством требований необходимо их классифицировать по группам. Есть различные подходы к классификации, но необходимо обязательно отразить следующие группы требований:
- функциональные требования;
- технические требования;
- стоимостные требования;
- требования к поставщику.
Разделение требований на группы позволяет применять различные методики оценки к разным группам.
3. Определение участников тендера – в рамках данного этапа происходит сбор и актуализация информации по корпоративным информационным системам и поставщикам.
В настоящее время достаточно тяжело получить объективную информацию о информационных системах, представленных на рынке. Количество КИС растет из года в год, заказчики путаются в понятиях и классификациях систем, пытаясь разобраться в ситуации.
Но, тем не менее, ситуация не является безвыходной, и получить требуемую информацию все-таки возможно.
Необходимо лишь грамотно подойти к вопросу сбора информации, поскольку 80-90% информации о состоянии рынка может быть получено путем анализа открытых источников информации на основе которых, в консалтинговых компаниях формируется база знаний по рынку ИТ — решений.
Составляется перечень КИС принимаемых для рассмотрения в рамках проекта и затем по специально разработанным формам производится рассылка запроса информации поставщикам (RFI – request for information).
Все ответы поставщиков анализируются на соответствие требованиям, выделенным на предыдущем этапе, и в результате формируется перечень участников тендера.
4. Организация тендера – в рамках данного этапа происходит организация и проведение тендера путем составления и рассылки поставщикам запроса коммерческого предложения (RFP – request for proposal), содержащего перечень требований к ИТ-решению, сбор и оценка коммерческих предложений с использованием специальной методики.
Рекомендуется также «попробовать» как эти системы будут работать на реальных данных предприятия, для этого готовится контрольный пример (демонстрация по сценарию) или осуществляется «пилотное» внедрение на одном процессе (возможно, вспомогательном) предприятия.
Как правило, длительность проектов данного типа составляет от двух до шести недель, в зависимости от размера предприятия.
Опыт проектов показывает, что данные сроки позволяют сформировать достаточные требования для выбора корпоративной информационной системы и осуществить ее обоснованный выбор. Большинство предприятий подходят к этапу выбора КИС, с разработанной стратегией развития и описанными бизнес-процессами, что облегчает работы по выбору информационной системы.
Описанный подход к выбору КИС, как показывает наша практика, позволяет значительно снизить риски при выборе системы и существенно облегчить работы по внедрению.
Исходя из вышесказанного, можно отметить, что серьезный подход к выработке требований, выбору КИС и поставщику еще не дает 100% гарантии эффективного внедрения корпоративной информационной системы, но в тоже время существенно минимизирует основные риски проекта.
4. Методы оценки эффективности ис
Современные подходы к оценке ИС можно разбить на следующие основные категории:
1. Методы инвестиционного анализа - являющиеся общепринятыми инструментами для обоснования любого бизнес-проекта.
Методы инвестиционного анализа рассматривают затраты на ИС как инвестиции, а эффекты от использования ИС как доход от этих инвестиций. К методам инвестиционного анализа относят оценку рентабельности инвестиций (Return of investments, ROI), метод определения внутренней доходности (Internal Rate of Return, IRR), метод расчета срока окупаемости инвестиций (Payback Period, PP) и др.
2. Финансовые методы расчета, в которых используются традиционные подходы к финансовому расчету экономической эффективности применительно к специфике ИТ и с учетом необходимости оценивать риск.
Достоинство финансовых методов – в их основополагающих принципах, заимствованных из классической теории определения экономической эффективности инвестиций. Среди них метод функционально-стоимостного анализа (Activity Based Costing, ABC), метод расчета совокупной стоимости владения (Total Cost of Ownership, ТСО), метод расчета совокупного экономического эффекта (Total Economic Impact, TEI), метод быстрого экономического обоснования (Rapid Economic Justification, REJ) и др.
3. Качественные методы оценки, проводящие сравнение различных составляющих эффекта от использования ИС, которые не поддаются количественной оценке. К качественным методам оценки относятся систему показателей IT (Information Technology Scorecard, ITS), методика анализа поведения затрат (Costs Behaviour Analysis, CBA), метод расчета совокупной ценности возможностей (Total Value of Opportunities, TVO) и др.
4. Существует также группа вероятностных методов оценки, в которых используются статистические и математические модели, позволяющие оценить вероятность возникновения риска. К таким методам относятся метод расчета справедливой цены опционов (Real Options Valuation, ROV), метод прикладной информационной экономики (Applied Information Economics, AIE) и др.
Однако данные методы редко используются из-за сложности и высокой стоимости проектов по оценке и интерпретации результатов.
Подробное описание указанных подходов выходит за рамки предмета данной статьи и может быть найдено в открытых источниках.
В общем случае все методы оценки оперируют отношением эффектов к затратам на их получение. Таким образом, мы имеем два компонента для изучения: эффекты ИТ и затраты (издержки) на ИТ. Суть определения эффективности ИТ состоит именно в выделении этих двух компонентов, то есть создании методики, описывающей способы расчета эффектов от ИТ и затрат на них.
Рассматривая приведенные выше методы оценки, применяемые в ИТ-менеджменте, следует отметить, что каждый из них обладает как достоинствами, так и недостатками.
Так методы расчета средней приведенной стоимости (NPV), определения внутренней доходности (IRR) и рентабельности инвестиций (ROI) оперируют с понятными и привычными для менеджмента финансовыми показателями.
С их помощью достаточно удобно проводить сравнение различных альтернатив при внедрении ИС и обосновывать выбор того или иного способа приобретения ИС. Тем не менее данные инструменты хороши только тогда, когда прямой финансовый эффект от ИС можно подсчитать, что в общем случае не так.
Прямой финансовый эффект поддается понятной оценке в случае, когда ИС является либо источником дохода для предприятия (электронные продажи, доход от ИТ-услуг, доход от услуг, реализуемых с помощью ИС), либо прямым способом сократить издержки (экономия на рекламу за счет новой технологии, экономия на коммуникации, сокращение персонала и т.д.).
Каждый из приведенных выше методов подходит для различных задач и различных же типов информационных систем. Совместное использование нескольких методов делает оценку более комплексной и предоставляет возможность максимальной прозрачности осуществления процедуры выбора и обоснования того или иного решения.
5. Проблемы выбора IT решения
Тем не менее ни одна из методик оценки эффективности ИС, ни совместное использование нескольких методик не позволяет однозначно решить задачу выбора той или иной информационной системы.
Сейчас на рынке ИС представлено огромное множество решений, реализующих одни и те же бизнес-функции. Как правило, ИТ-проект на предприятии является комплексным и предполагает реализацию нескольких направлений и бизнес-функций.
Предлагаемые ИТ-решения также обладают достаточной гибкостью благодаря модульной архитектуре.
В результате ИТ-директор сталкивается с необходимостью решить задачу, какие бизнес-функции ему необходимо реализовать сейчас, какие заложить на реализацию в будущем, а от каких необходимо и вовсе отказаться.
То есть важно расставить приоритеты в функциональности ИС и запланировать ее развитие в будущем. В таком случае мы получаем целый набор вариантов ИТ-решений, из которого необходимо выбрать наиболее оптимальный как с точки зрения текущей функциональности, так и с точки зрения стратегического развития ИТ-комплекса предприятия в целом и оптимальности финансовых затрат.
Ситуация выбора ИТ-решения усугубляется тем фактором, что на рынке современных ИС помимо достаточно широкого выбора самих систем появились различные варианты приобретения этих систем.
Одну и ту же систему можно заказать «под ключ» у компании-вендора1 (1 Вендор – компания-поставщик. Компания-вендор необязательно должна быть производителем программного продукта, она может заниматься только внедрением решений и быть интегратором на рынке ИС.), приобрести у вендора и самостоятельно внедрить (силами сотрудников ИТ-подразделения предприятия) или взять в аренду у этого же вендора (если подобный сервис предлагается вендором).
В зависимости от способа приобретения ИС показатели эффективности, в первую очередь финансовые, будут также отличаться. К тому же каждый раз набор вариантов дополняет самостоятельная разработка ИС, которую также необходимо оценивать.
Еще одним фактором, который влияет на выбор ИС, а также способа ее приобретения, являются критерии, по которым принимается решение в пользу той или иной системы.
В большинстве случаев при выборе ИС ИТ-директора руководствуются экономическими эффектами, однако даже в этом случае ситуация является непростой.
Так, помимо затрат на реализацию проекта по внедрению, необходимо учитывать затраты на совокупное владение системой, которые включают затраты на поддержку и развитие системы, обучение персонала, обновление оборудования, косвенные затраты (простои, отказы ИС и др.) и риски.