Добавлен: 13.07.2023
Просмотров: 140
Скачиваний: 3
- Документ и его место в системе управления
«Документ — материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.» Федеральный закон № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов.
Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, т.к. принятое решение записывают, закрепляют в документе.
Документация, будучи тесно связана со всеми формами управленческой деятельности, отражает эту деятельность и в то же время используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.
Чрезвычайно важна для управленческой деятельности юридическая сила документов, так как они служат способом доказательства заключенной в них информации и представляют одну из форм выражения права.
Однако один документ - это единичный акт документирования. Но деятельность учреждения оформляется и отражается совокупностью целого ряда определенным образом взаимодействующих документов, обычно соответствующих функциям управления. "Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению" составляет систему документации.
Подавляющее количество документов создается именно в сфере управления, где все документы надо не только составить и оформить или получить извне, но и учесть, передать по назначению, проконтролировать исполнение, сохранить, определить срок его дальнейшего хранения, передать в архив или уничтожить в соответствии с установленными правилами.
Управление документацией складывается из четырех основных составляющих, которые в совокупности позволяют достигнуть эффективности “документальной” деятельности и способствовать развитию организации за счет систематического использования документированной информации. Элементы управления документацией охватывают полный жизненный цикл документов.
Создание документов. Этот элемент понимается как установление необходимого перечня используемых документов, их названий и функционального назначения, проектирование форм документов, наблюдение за их использованием, применение современных информационных технологий для составления документов.
Хранение и использование документированной информации. Этот элемент понимается как формирование дел, создание файлов и систем поиска документов и информации, развитие систем передачи информации, телекоммуникаций, копирования и тиражирования документов; создание центров хранения документов или административных архивов.
Передача документов на постоянное (государственное) хранение. Этот элемент понимается как составление перечней документов со сроками хранения, оценка документов, идентификация и описание каждого документа и комплексов документов. Ценность и необходимость сохранения признается за документами, которые могут служить для доказательства существовавших сделок или для проведения исторических исследований.
Управление архивами. Этот элемент понимается как проектирование и строительство архивохранилищ, совершенствование методов консервации и реставрации, систематизации и описания архивных фондов, доступа к документам, составления справочных средств и распространения в обществе информации об архивах. Характеризующий переходную стадию от традиционного делопроизводства к управлению документацией.
Итак, на основе вышеизложенного, мы понимаем управление документацией как полноценную управленческую функцию организации, реализация которой распространяется на все стадии жизненного цикла бытования документов, все виды документов и системы документации организации. Управление документацией основывается на принципах экономичности и эффективности и на широком использовании новых информационных технологий.
2) Законодательные правовые акты, регламентирующие создание и оформление документов
1.Прежде всего, обратимся к Конституции Российской Федерации, являющейся главным документом государства и имеющей наивысшую юридическую силу на всей территории Российской Федерации.
2.ФКЗ 3. ФЗ, и т.д. Вопросы документирования нашли отражение и во всех кодексах Российской Федерации. Особенно много статей, посвященных документам, можно найти в Гражданском кодексе, регулирующем гражданские правоотношения и устанавливающем виды и разновидности документов, создаваемых в процессе этих правоотношений.
Большой раздел Трудового кодекса (III) посвящен важнейшему документу, устанавливающему трудовые правоотношения, - трудовому договору, требования к которому расписаны детально. В Трудовом кодексе мы находим также определение и рассмотрение коллективного договора (статьи 40 - 44) и ученического договора (статьи 198-200), а также такой вид документа, как соглашение и его разновидности. В статье 66 мы находим указания о еще одном важнейшем виде документа - трудовой книжке. В целом значительная часть Трудового кодекса освещает именно процесс документирования трудовых взаимоотношений.
Достаточно полно в законодательстве проработан вопрос использования изображений Государственного герба и гербов субъектов Российской Федерации на бланках и печатях. Прежде всего, это Федеральный конституционный закон "О государственном гербе Российской Федерации" (от 25 декабря 2000 г. 2-ФЗ в ред. от 30 июня 2003 г.), который, дав описание герба, указывает категории организаций, имеющих право помещать изображение герба на бланках.
Следует обратить внимание на статьи Уголовного кодекса РФ, имеющие отношение к работе с документами. Наибольшее количество интересующих нас статей касаются охраны и защиты информации. Сюда относится статья 138 "О нарушении тайны переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных или иных сообщений", которая предусматривает достаточно строгие наказания.
Учитывая повсеместное внедрение в сферу управления новых технологий на базе ЭВМ, 28-я глава Уголовного кодекса РФ целиком посвящена рассмотрению преступлений в сфере компьютерной информации.
В Уголовном кодексе РФ отдельно выделена охрана особо ценных документов. Они рассматриваются наравне с предметами, имеющими историческую, научную, художественную или культурную ценность (статья 164). В статье 324 предусмотрено наказание за приобретение или сбыт определенного вида официальных документов. Это документы, предоставляющие право или освобождение от обязанностей (наряду с документами в этой статье рассматриваются и государственные награды).
Служба делопроизводства постоянно имеет дело с бланками документов своей организации, печатями и штампами. Именно в обязанности работников службы документационного обеспечения управления входит их изготовление и хранение. Поэтому каждый сотрудник должен знать и помнить статью 325 о хищении или повреждении документов, штампов, печатей.
Отдельно Уголовный кодекс РФ оговаривает наказание за подделку или сбыт документов, бланков, печатей. Большинство коммерческих и некоммерческих организаций помещают на своем бланке изображение эмблемы (товарного знака). При конструировании такого бланка службой делопроизводства необходимо помнить о Законе РФ от 23 сентября 1993 г. 3520-1 "О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров" (в ред. от 24 декабря 2002 г.).
Прежде всего, Закона "О языках народов Российской Федерации", посвященные использованию языков народов Российской Федерации в работе федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления и в деятельности государственных органов, организаций, предприятий, учреждений.
Для любой организации, в которую могут обратиться граждане, важен Федеральный закон РФ от 2 мая 2006 г. ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".
Служба делопроизводства должна опираться на Федеральный закон "О бухгалтерском учете", в статье 9 которого указано, что "первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации". В целях реализации этого положения федерального закона постановлением Правительства РФ от 8 июля 1997 г. 835 "О первичных учетных документах" разработка и утверждение альбомов унифицированных форм первичных учетных документов и их электронных версий возложена на Государственный комитет РФ по статистике с согласованием форм с Министерством финансов РФ и Министерством экономики РФ.
Целиком электронного документа касается Федеральный закон от 10 января 2002 г. 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи". В нем дается определение электронного документа, электронной цифровой подписи и указаны условия признания равнозначности электронной цифровой подписи и собственноручной подписи.
26 июля 2006 г. вышел Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" ( 149). Особое внимание уделяется государством вопросам сохранности документов. Прежде всего это Федеральный закон от 1 октября 2004 г. 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", устанавливающий состав Архивного фонда РФ и порядок включения архивных документов в его состав. Вопросы сохранности документов затронуты и в других законодательных актах: статья 17 Федерального закона "О бухгалтерском учете" устанавливает минимальные сроки хранения для бухгалтерских документов.
3) Нормативно-методические акты, определяющие порядок создания и оформления документов
Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.
Основными разработчиками являются: Федеральное архивное агентство, ВНИИДАД, Министерство труда, Федеральное агентство по метрологии и техническому регулированию.
К нормативно-методическим относят сл. группы документов:
- правила
- методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;
- государственные стандарты на документацию;
- альбомы унифицированных форм документов;
- общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
- перечни документов
- примерные и типовые положения, номенклатуры дел и инструкции
Примеры стандартов:
- ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 № 28.
- ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования», утвержденный постановлением Госстандарта России от 25.12.2001 № 573-ст. (Изменение N 4 ГОСТ Р 51511-2001. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования)
- ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-стр
- ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», утвержденный и введенный в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12.03.07 № 28-ст.
- ГОСТ Р 53898-2010. "Система электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению"
- ГОСТ 17914-72 "Обложки дел длительных сроков хранения. Технические условия"
Примеры классификаторов технико-экономической информации:
- Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)
- Общероссийский классификатор видов экономической деятельности (ОКВЭД)
- Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН)
- Общероссийский классификатор видов экономической деятельности, продукции и услуг (ОКДП)
- Общероссийский классификатор валют (ОКВ)
4) Понятие «документ» и его развитие
Документ (от лат. documentum — «образец, свидетельство, доказательство») — материальный (электронный) объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для её передачи во времени и пространстве.