Добавлен: 13.07.2023
Просмотров: 142
Скачиваний: 3
По определению из ГОСТ Р 51141-98. Документ- зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Документ определяется как зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.
Таким образом, современный термин «документ» определяется через понятие «информация, зафиксированная на материальном носителе»; одно из свойств информации передача ее во времени и пространстве. Таким образом, в процессе передачи информации реализуется одна их важнейших функции документа — коммуникативная. На протяжении многовековой истории человечество стремилось любым доступным ему способом закрепить или передать информацию.
В любом сообществе всегда существовала потребность обмениваться информацией, передавать ее на расстоянии. Первым способом запечатления информации явилось слово. Однако звуковая речь как средство запечатления имеет существенные недостатки. Являясь средством передачи мысли, оно ограничено расстоянием и кратковременно. Уже в глубокой древности человек пытался преодолеть эти недостатки. Применялись предметные способы передачи сообщений (язык костров, барабанов, и иных сигнальных средств).
Широкое применение для передачи информации имели шнуры с узлами. Этот способ передачи информации мы можем назвать знаковым. На смену предметному (или наравне с ним) способу передачи информации пришел начертательный. Письменность как средство закрепления информации появилась в искусстве и была связана с эстетическими потребностями человека. Вопрос происхождения и развития письма – один из сложнейших вопросов культуры. Письмо прошло несколько ступеней развития. Первая ступень – пиктографическое письмо (картинно-синтетическое).
Пиктограмма, возникшая в период каменного века, передает сообщения, графически не расчлененные на отдельные слова. В дальнейшем рисунки постепенно теряют свои очертания, становятся округлыми или острыми в зависимости от орудия письма и материала, использованного автором текста, появляются условные значки, которые принято считать основой появления иероглифов. Язык рисунков нельзя читать. «Читающий» пиктограмму не связан какими-либо правилами чтения, он должен лишь узнать, правильно опознать изображения. Информацию, написанную пиктограммой, можно лишь толковать, понимая общий смысл.
Вторая ступень развития письма – логографическое (идеографическое) письмо. В идеографическом письме знак-рисунок постепенно превращается в знак-идею (идеограмму). В этом типе письма отдельные знаки передают уже слова.
Третья ступень – слоговое письмо. В этой системе письма каждый знак равен слогу (например, ассиро-вавилонская, урартская, индейская письменность, письмо майя, корейская, японская письменность, индейское слоговое письмо).
Четвертая ступень – буквенно-звуковое письмо. Возникло из слогового письма во II тысячелетии до н. э. Буквенное письмо делится на консонантно-звуковое (передает только согласные) и вокализованно-звуковое – передает как согласные, так и гласные). С изобретением пишущей машинки появляется машинопись как способ текстового документирования. Так как человек говорит в 5-6 раз быстрее, чем пишет, издавна у разных народов появилась естественная потребность ускорить запись речи, упростив письмо. Так появилась стенография.
Информация, зафиксированная на материальном носителе, выполняла в древности роль свидетельства, доказательства. Именно на эту важнейшую функцию документа первоначально обращалось основное внимание. Латинское слово "documentum" произошло от "doceo" - "учу" или "извещаю" и означало как раз "свидетельство", "доказательство". Важно заметить, что термин "документ" более старый, нежели термин "информация". К тому же до начала 20 века понятие информации было связано прежде всего с сообщением, осведомлением, с передачей сообщений, их интерпретацией.
В России термин "документ" был переведён Петром Первым именно как "письменное свидетельство". На всём протяжении 18 столетия в определении понятия "документ" выделялось прежде всего его правовое назначение. Между тем сам этот термин в течение длительного времени почти не употреблялся. Вместо него в делопроизводственной практике обычно использовались другие термины: "акт", "дело", "бумага". Однако понятия постоянно изменяются, совершенствуются, уточняются, наполняются новым содержанием. Почему? Прежде всего потому, что углубляются представления об изучаемых явлениях и предметах, их сущности, их наиболее значимых сторонах. Постепенное накопление знаний о документах привело в 19 в. к выделению, помимо правового, также и управленческого аспекта документа, что нашло отражение в знаменитом словаре В.И. Даля, где документ определялся как "всякая важная деловая бумага, так же диплом, свидетельство".
К середине 20 века получил определённость ещё один важнейший аспект документа - исторический, т.е. его значение как носителя ретроспективной информации. Так, авторы "Словаря современного русского литературного языка", изданного в 1954 г., выделили "исторические документы - летописи, хроники, записи и т.п., свидетельствующие о каком-либо историческом событии, лице, эпохе и т.п.".
В первой половине 20 столетия было существенно пересмотрено содержание понятия "информация", которое стало связываться с категорией отражения, как всеобщим свойством материи, первичным по отношению к информации. А во второй половине 20 в. с развитием кибернетики, информатики, вычислительной техники развернулось активное изучение социальной сущности и информационной природы документа, что привело к дальнейшему расширению и, самое главное, к углублению его понятия. Именно в этот период было дано теоретическое обоснование неразрывной связи понятий "документ" и "информация". Результатом научных споров является отсутствие точного определения понятия информация. Вместе с тем определение понятия "документ" в различных науках имеет существенные отличия. Это зависит, во-первых, от более или, напротив, менее широкого толкования понятия информации и, во-вторых, от выдвижения на первый план какой-либо одной составляющей документа, от акцентирования внимания на каком-либо отдельном его функциональном аспекте. В информатике, например, документ нередко определяется как "материальный объект, содержащий информацию в закреплённом виде". В результате под это определение подпадает необъятное множество объектов, так как в природе нет материальных объектов, которые не содержали бы какую-либо информацию. В документалистике - одной из наук об информации - под документом понимается "любая семантическая информация, выраженная на любом языке и зафиксированная любым способом на любом носителе с целью её обращения в динамической информационной системе". Это определение значительно сужает понятие документа, но тем не менее включает в него одновременно и книги, и журналы, и газеты, и служебные документы и т.п. В этой связи перед документоведением, изучающим в историческом развитии все категории, виды и разновидности документов, стоит важная задача - дать наиболее точное, обобщающее определение понятия "документ". Однако решить такую задачу непросто, о чём свидетельствует и отмеченное выше многообразие дефиниций, и продолжающиеся дискуссии на эту тему. Ярким отражением трудного процесса выработки оптимального определения понятия документа являются отечественные Государственные стандарты на термины и определения.
5) Способы документирования и их развитие
Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам. Носитель документированной информации – материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Средства документирования – орудия, используемые человеком для создания документов (простые, механические, электромеханические). К средствам документирования относятся пишущие машины, компьютерная техника, магнитофоны, диктофоны, фото, кино, видео техника. В зависимости от того, какое средство документирования используется, различают и способы документирования. Текстовое документирование.
Текстовой документ: документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовое документирование получило самое широкое распространение. С его помощью документируется деятельность государственных учреждений, предприятий и отдельных лиц.
Техническое документирование является способом запечатления технической мысли. Технические документы – обобщающее название документов, отражающих результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленного производства. Технические документальные материалы ведут записи процессов труда, средств производства (чертежи, рисунки, расчеты, графики, технические описания и др.) Это также документация, связанная с геодезией, картографией, гидрометеослужбой.
Фотодокумент – изобразительный документ, созданный фотографическим способом. Особенность фотодокументов – возникают в момент событий, поэтому они, благодаря точности, наглядности, имеют большую ценность и находят широкое применение в различных областях деятельности человека: в медицине, науке, искусстве, в судебной практике, в журналистике и т.д. С помощью микрофотокопирования получаются копии документов.
Кинодокумент – изобразительный и аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом. Кинодокумент отражает события в динамике, движении. Сейчас большое распространение получили видеодокументы, снятые на магнитную пленку. Фонодокумент – документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи. Аудиовизуальные документы широко применяются.
Развитие:
Древнейшим способом фиксации информации является рукописное письмо. В конце XIX в. с изобретением пишущей машины возник и достаточно быстро стал повсеместно применяться машинописный способ создания документов. В течение XX в. механическая пишущая машина постоянно совершенствовалась за счет появления новых моделей пишущих и организационных автоматов и создания электронных моделей пишущих машин различного назначения. С изобретением телефона и телеграфа в конце XIX в. возникла возможность передачи информации по каналам связи, что привело к появлению новых видов документов - телеграммы, телефонограммы, которые фиксировали информацию, переданную этими техническими средствами. В конце XX в. с появлением и распространением факсимильных аппаратов к этим документам прибавилась факсограмма.
В 1980-е гг. началось внедрение в управленческую деятельность персональных компьютеров. Очень быстро они стали основным способом документирования, применяемым повсеместно различными управленческими системами. Основным способом получения данных из компьютера является вывод на принтерную печать. Все типы применяемых принтеров являются в настоящее время основным способом получения документов на бумажной основе.
По мере распространения локальных сетей, объединяющих отдельные компьютеры в единую систему обработки информации, все большее распространение получает электронная почта, позволяющая передавать текстовые сообщения, графические, фотографические изображения, звуковые и видеофайлы.
Таким образом, современное документирование включает использование всех перечисленных способов фиксации и передачи информации. В управленческой практике преобладающим способом документирования на сегодняшний день является принтерная или машинописная печать. Однако такие документы, как заявления, объяснительные записки и докладные записки, создаются и рукописным способом. тавлении докладов, подготовке статей и т.п.