Добавлен: 14.07.2023
Просмотров: 767
Скачиваний: 5
С увеличением объемов делопроизводства менялась графика письменности: первоначально документы составлялись уставной манерой письма, характерной для книжного дела с выписыванием букв с прямыми очертаниями. Из знаков препинания стала использоваться точка в конце предложения.
Итак, что же означает понятие «документ»?
Считается, что в русский язык термин «документ» ввел Петр I, как заимствованное их немецкого и польского языков, применив его в значении «письменное свидетельство».
Изначально слово «документ» (лат. Documentum – образец, доказательство, свидетельство) происходит от глагола «docere» - учить, обучать. Корни этого слова уходят в индоевропейский праязык, где оно означало жест вытянутых рук, связанный с передачей, приемом или получением чего-либо.
По другой версии слово «dek» происходит от числа «десять» и связано с тем, что на раскрытых ладонях вытянутых рук насчитывалось десять пальцев. Постепенно корень «dek» был заменен на «doc» в слове «doceo» - учу, обучаю, от которого были образованы слова «doctor» - ученный, «doctrina» - учение, «documentum» - то, что учит, поучительный пример. В этом значении слово документ использовалось Цезарем и Цицероном.
Позднее слово «документ» приобрело юридическое звучание и стало означать «письменное доказательство», «доказательство, почерпнутое из книг, подтверждающих записей, официальных актов». В значении письменного свидетельства слово «документ» употреблялось от средневековья до XIX века.
Бельгийский ученый Поль Отле (1868 – 1944) предложил широко понимать слово «документ» - как «носитель определенного размера из определенного материала, на который нанесены знаки, представляющие некоторые интеллектуальные данные».[14] Можно выделить следующие значения «документа», введенные в научный оборот П. Отле:
а) любой источник информации, передачи человеческой мысли, знаний, независимо от того, воплощен ли он в материально-фиксированной форме или является проводником (передатчиком) информации во времени, можно считать документом. Это понятие охватывает как материальные объекты – носители информации, так и радио-, телепередачи, театральные представления;
б) документами являются материальные объекты с зафиксированной информацией, собранные человеком для создания каких-либо коллекций. Сюда входят как предметы искусственные, созданные человеком, так и природные, технические предметы, находящиеся в музее;
в) в состав документов входят также материальные объекты, созданные человеком специально для фиксирования, хранения и воспроизведения информации с целью ее передачи в пространстве и времени, независимо от способа фиксирования. Это и документы «писанные» (т.е. с информацией, зафиксированной знаками письма), и изобразительные, фонозаписи и фильмы (результаты машинной записи изображения и звука).
Концепция П. Отле рассматривает документ как носитель социальной информации. Однако в справочных изданиях того времени продолжает существовать узкое значение этого слова: кроме юридического, вводится понятие «исторический документ» (фиксированное свидетельство о какой-либо эпохе, лице и т.д.) и «счетный документ» (служащий основанием для осуществления хозяйственных действий – приема и выдачи ценностей). Обобщающее определение не дано.
Важно заметить, что широкое понимание документа немного раньше, чем в Бельгии (в 1893 г.), проявилось в России. В Энциклопедическом словаре Ф.А. Брокгауза и И.А. Ефрона документ определялся как «…в обширном смысле, всякий материальный знак, служащий доказательством юридических отношений и событий – например, межевые столбы, определяющие границы владений; билеты на вход в театр; ярлык, взятый у нанятого извозчика; марка швейцара, принявшего платье на сохранение, и т.п.».[15]
Ко второй половине XIX в. в справочных изданиях некоторых стран мира появляются производные от слова «документ» термины: документация – в значении подготовки и использования подтвержденных документами доказательств и полномочий; документный – относящийся к документу.
- В конце XIX в. наблюдается тенденция к сужению границ понятия «документ»: сначала оно рассматривалось как любой предмет, служащий для получения и доказательства,
- затем – как письменное свидетельство, подтверждающее определенные правовые отношения.
Начиная с 1950-х годов в официальной терминологии слово «документ» трактуется в узком, широком и самом широком значении. Узкое значение сводилось к деловой бумаге, письменному удостоверению, историческому источнику. В широком смысле понятие о документе было особенно распространено в 1960-1970-е годы. Документ определялся как материальный объект, содержащий информацию для ее распространения в пространстве и времени (включая и т.н. трехмерные произведения искусства – архитектуру и скульптуру (Приложение 11). В 1980-х – начале 1990-х годов используется и самое широкое толкование, согласно которому документом можно считать любой материальный объект, несущий информацию: от письменного документа, грампластинок и кинофильмов до произведений искусства (архитектурных сооружений, графики, живописи, скульптуры), от образцов минералов, гербариев, исторический реликвий до изделий промышленности и техники (часы, автомобиль, винтовка) и т.д. Границы понятия стали плохо различимы, что усложнило его использование.
Документалисты и информатики первыми отказались от широкого значения документа, ограничив его содержание обязательными атрибутивными элементами: наличие информации и материального носителя. В 1960-е годы А.И. Михайлов, А.И.Черный и Р.С. Гиляревский, помимо названных, вводят функциональный признак документа. Согласно их определению, документ – это материальный объект, содержащий закрепленную информацию, специально предназначенный для ее передачи в пространстве и времени.
Определение термина «документ», принятое в ГОСТ 16487-83, базируется на трех основных признаках (характеристиках):
- документ – носитель информации;
- документ – материальный объект;
- документ – это фиксированная информация с возможностью ее идентификации.
Исходя из приведенных характеристик, с учетом получившего распространения в научной среде синонима «документированная информация», ГОСТ Р51141-98 дает следующую формулировку определения термина «документ»: документ (документированная информация) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Таким образом, за длительный исторический период значение понятия «документ» постоянно менялось. И до настоящего времени применяются определения, то придающие ему самый широкий смысл, то сужающие его понимание до одного какого-нибудь вида документа. Оперируя понятием «документ», необходимо всякий раз уточнять, какое именно значение в него вкладывается, для решения теоретических или практических задач.
2.2. Общая классификация документов
Классификация документов – это деление документов на класс по наиболее общим признакам сходства и различия.
Цель классификации документов:
1) повышение оперативности работы аппарата управления;
2) повышение ответственности исполнителей путем разграничения
функций структурных подразделений и обязанности конкретных исполнителей;
3) четкое распределение информации;
4) экономия труда за счет использования информационно-справочного аппарата.
Основной признак классификации – содержание документа.
Документы классифицируются (Приложение11):
– по видам – организационно-распорядительные, справочно-информационные, по личному составу;
– по форме – индивидуальные, типовые, трафаретные;
– по содержанию – простые, сложные;
– по происхождению – официальные, личные;
– по месту происхождения – внешние, внутренние;
– по срокам хранения – постоянно, свыше 10 лет, до 10 лет;
– по гласности – секретные (ДСП, секретно, совершенно секретно, конфиденциально), несекретные;
– по средствам фиксации – рукописные, машинописные, графические, звуковые, фото-кинодокументы;
– по стадиям – оригиналы (подлинники), черновики, копии, выписки;
– по срочности – срочные, несрочные
Значение классификации документов заключается в обеспечение их быстрого поиска в текущем делопроизводстве и повышении оперативности работы с документами. До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой научной классификации видов и разновидностей документов.
2.3. Роль документа в жизни человека и общества
Значение документа трудно переоценить. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности человека. Практически в любой сфере нашей деятельности требуются какие-либо документы. Если попытаться перечислить предметы, которые обычно относят к документам, то сразу же вспоминаются паспорт, свидетельство о рождении, диплом и некоторые другие документы с важной информацией о каждом человеке. Далее к перечисленным прибавится множество документов, с которыми мы сталкиваемся в работе и т.д. Действительно, документов, знакомых и незнакомых, относящихся как к отдельным лицам, так и к коллективам, предприятиям, институтам, городам, республикам, целой стране и даже всем странам на нашей планете. Анализ роли документа в жизни человека и в обществе позволяет выделить его важнейшие функции (Приложение 12). Некоторые функции присущи документу изначально, независимо от воли и желания автора (функции закрепления, передачи, сохранения информации, культурная функция). Другими функциями документ наделяется сознательно, в зависимости от конкретных социальных потребностей.
В исследовании функции документа мы выявили, что любой документ многофункционален, т.е. обладает одновременно несколькими функциями, переплетёнными между собой. Однако при этом обычно преобладает какая-то одна функция.
Следовательно, осуществляя множество функций, документ стал не только носителем определённой информации, но и частью жизни человека и общества в целом.
ВЫВОДЫ ПО 2 ГЛАВЕ
Как было показано выше, понятие «документ» в своем развитии претерпел существенные изменения. В русский язык слово «документ» пришло во времена Петра I и первоначально имело значение письменного свидетельства.
В XIX в. Выделяется новый аспект: значение документа в управлении. Документом считается информация, зафиксированная по форме и предназначенная для осуществления процесса управления. Понятие документа как письменного источника, имеющего юридическую силу, сохранилось и в XX в. Однако, в нормативных актах дореволюционной России термин «документ» почти не употреблялся. В практике учреждений это понятие отождествлялось с понятиями «деловая бумага», «акт», «дело». Эта тенденция «деловой бумаги» сохраняется до 20-х гг. XX в. Постепенно термин «деловая бумага» заменяется «служебным документом».
В настоящее время Понятие «документ» используется во всех сферах общественной деятельности. Почти каждая отрасль знания дает свое толкование этого термина. К сожалению, до настоящего времени среди специалистов в области документоведения, библиотековедения, информатики и др. сфер нет единства в понимании понятия «документ», не смотря на наличие ряда законодательных и официальных определений. В зависимости от того какая отрасль знания дает это определение, преобладает какой-то один аспект (правовой, управленческий, исторический) и само понятие «документ» определяют различным образом, хотя информационная его сущность очевидна.
В рамках нашего исследования мы выяснили, что эволюция понятия «документ», которое дает документоведение включает:
1) документ – материальный объект,
2) документ – носитель информации,
3) документ – документированная информация.
Таким образом, в последнее время происходит перенос смысловой нагрузки в определении «документа» с материальной составляющей на информационную.
Однако, в то время как одним из важных и в то же время дискуссионных вопросов является проблема классификации документов, до сих пор нет однозначного решения, зафиксированного в справочниках и словарях. Наиболее распространенными являются видовая классификация, классификация по способу документирования, классификация документов по направлению и т.д.
Исследование роли документа в жизни человека и общества позволяет говорить о том, что документ является частью личной и общественной жизни человека.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Проведенное нами исследование позволяет сформулировать основные положения:
1. Появление письменности стало одним из самых важных, фундаментальнейших открытий на долгом пути эволюции человечества. По значимости этот шаг можно, пожалуй, сравнить с добыванием огня или с переходом к выращиванию растений вместо долгой поры собирательства. Становление письменности – очень непростой процесс, длившийся тысячелетия. Обычно последовательно устанавливаются четыре типа письма: